Ustawa o ochronie sygnalistów podpisana przez Prezydenta - kto musi wdrożyć procedurę i jak wygląda rejestr zgłoszeń?

Ustawa o ochronie sygnalistów została w ostatnich dniach podpisana przez Prezydenta, co oznacza, że wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia jej w Dzienniku Ustaw. Wyjątkiem są przepisy dotyczące tzw. zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy.

Spis treści:

• Kto musi wdrożyć procedurę o ochronie sygnalistów?
• Procedura zgłoszeń wewnętrznych według ustawy o ochronie sygnalistów
• Zgłoszenie - treść zgodna z ustawą o sygnalistach
• Według nowej ustawy zgłoszenie musi być wiarygodne
• Termin potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
• Jak dokonać zgłoszenia wewnętrznego sygnalizującego naruszenie prawa?
• Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Kto musi wdrożyć procedurę o ochronie sygnalistów?

Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób, wykonujących pracę zarobkową na rzecz pracodawcy (wliczamy pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) są zobligowani do wdrożenia procedury zgłoszeń. Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 osób, są zobowiązani do przeprowadzenia konsultacji z:

1. zakładową organizacją związkową jeżeli takowa działa u przedsiębiorcy;
2. przedstawicielami osób świadczącymi pracę na rzecz przedsiębiorcy wyłonionymi w trybie przyjętym w przedsiębiorstwie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa

Wyjątkiem są podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, te podmioty muszą wprowadzić procedurę niezależnie od ilości zatrudnionych osób.
Uwaga! Osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej wliczają się do limitu 50 osób.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych według ustawy o ochronie sygnalistów

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

• kto jest odpowiedzialny za przyjęcie zgłoszenia
• w jaki sposób dokonujemy zgłoszenia
• podmiot upoważniony do podjęcia działań
• terminy podjęcia działań i przekazania odpowiedzi zwrotnej

Zgłoszenie - treść zgodna z ustawą o sygnalistach

Sygnalista powinien podać w zgłoszeniu następujące treści:

• dane zgłaszającego
• do jakiego naruszenia doszło lub jest podejrzenie nieprawidłowości
• opis i przebieg zdarzenia
• dane osoby dopuszczającej się naruszenia
• okoliczności naruszenia (np. gdzie zdarzenie miało miejsce, świadkowie)
• dowody, jeżeli sygnalista posiada takie informacje

Ustawa określa, czego może dotyczyć zgłoszenie. Sygnalista powinien upewnić się, czy na pewno to, co chce zgłosić to naruszenie prawa.

Art. 3. 1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Według nowej ustawy zgłoszenie musi być wiarygodne

Pamiętajmy, że za zgłoszenie fałszywego naruszenia może zostać nałożona kara, ujęte jest to w ustawie art. 57.
Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Termin potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia

Należy powiadomić sygnalistę w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia (jeśli sygnalista podał adres do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie).

Jak dokonać zgłoszenia wewnętrznego sygnalizującego naruszenie prawa?

Zgodnie z Ustawą zgłoszenia można dokonać w formie ustnej np. drogą telefoniczną lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Takie zgłoszenie za zgodą sygnalisty może być w formie nagrania rozmowy lub jeśli brak jest możliwości nagrania, to sporządzone zostanie w formie protokołu. Można dokonać zgłoszenia wewnętrznego, również w formie papierowej.
Uwaga! Sygnalista ma prawo do wniesienia poprawek do rozmowy lub protokołu.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Zgłoszenia przyjmowane od sygnalistów muszą być zapisywane w specjalnie sporządzonym rejestrze zgłoszeń. Co powinno znaleźć się w rejestrze, określa art.34 ust.4 Ustawy.

Rejestr powinien posiadać:
1) numer sprawy
2) przedmiot naruszenia
3) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego
4) informację o podjętych działaniach następczych
5) datę zakończenia sprawy.

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące dokumentów, jakie powinny znaleźć się w przedsiębiorstwie. Warto zwrócić uwagę na przygotowanie i wdrożenie procedury, w przeciwnym wypadku może być nałożona kara grzywny. Art. 58. Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych,
wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.

Dowiedz się więcej