Zmiana okresu rozliczeniowego czasu pracy – jak ją wykonać?

Okres rozliczeniowy to czas, który wyrażony jest w tygodniach bądź miesiącach. Na ten dokładnie określony czas planuje się zadania, które dany pracownik powinien wykonać. Po upływie danego okresu rozliczeniowego następuje rozliczenie każdego z pracowników. Długość okresu rozliczeniowego zapisana została w regulaminie, obwieszczeniu lub wynika z postanowień układu zbiorowego pracy. Czy jest możliwa zmiana okresu rozliczeniowego? Jak tego dokonać i kiedy można to zrobić? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej!

Spis treści:

• Czas pracy w 2024 roku – ile wynosi?
• Czym jest okres rozliczeniowy?
• Kiedy można dokonać zmiany okresu rozliczeniowego?
• Jak dokonać zmiany okresu rozliczeniowego?
• Poznaj zalety dłuższego okresu rozliczeniowego

Czas pracy w 2024 roku – ile wynosi?

W 2024 roku łączny czas pracy pracowników wynosi 2008 godzin. Przekłada się to na:

• 251 dni pracujących w 2024 roku, 
• 115 dni wolnych od pracy w 2024 roku,
• 13 dni świątecznych w 2024 roku. 

Przepisy Kodeksu pracy jasno określają, że czas pracy nie może być większy niż 8 godzin na dobę. Dodatkowo w przepisach została zawarta informacja o tym, że łączny czas pracy nie może przekraczać 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Informacja ta dotyczy przyjętego okresu rozliczeniowego, który nie przekracza 4 miesięcy. 

To na podstawie wyżej opisanych przepisów obliczany jest wymiar czasu pracy pracowników. Aby obliczyć wymiar czasu pracy, należy pomnożyć liczbę tygodni przypadających na dany okres rozliczeniowy przez 40, a następnie do otrzymanego wyniku dodać iloczyn liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, które przypadają od poniedziałku do piątku i 8 godzin. Należy pamiętać również, że każde święto wypadające w innym dniu niż niedziela zmniejsza wymiar czasu pracy o 8 godzin. 

W przypadku zastosowania jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego w przedsiębiorstwie wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach 2024 roku prezentuje się następująco:

Czym jest okres rozliczeniowy?

Należy pamiętać, że rozkłady czasu pracy, systemy oraz okresy rozliczeniowe ustalane są – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, w układzie zbiorowym pracy, regulaminie lub obwieszczeniu w przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub jeśli nie jest zobligowany do stworzenia regulaminu pracy. Omówione przepisy określa art. 150 par.1 ustawy Kodeksu pracy. 

Zgodnie z definicją, okres rozliczeniowy to dany odcinek czasu, który wyrażony jest w określonej liczbie tygodni lub miesięcy. Pracownik w danym okresie rozliczeniowym zobligowany jest do wykonania określonych obowiązków i przepracowania wskazanego wymiaru czasu pracy, czyli określonej liczby dni i godzin pracy.

Jakie wyróżnić można okresy rozliczeniowe?

Czas trwania okresu rozliczeniowego dla poszczególnych systemów czasu pracy jasno i dokładnie określa Kodeks pracy. Maksymalna długość okresu rozliczeniowego w poszczególnych przypadkach wynosi:

• do 4 tygodni – w przypadku wykonywania  pracy w ruchu ciągłym,
• do 1 miesiąca – w systemie równoważnego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy oraz w przypadku tzw. pracy weekendowej, czyli pracy wykonywanej jedynie w piątki, soboty, niedziele i święta,
• do 3 miesięcy – w systemie równoważnego czasu pracy o ile stosowanie wskazanego okresu rozliczeniowego uzasadniają szczególne przypadki,
• do 4 miesięcy – ten okres rozliczeniowy stosowany jest do podstawowego systemu pracy, przerywanego systemu czasu pracy i równoważnego systemu czasu pracy, kiedy pracownik wykonuje prace uzależnione od pory roku i/lub warunków atmosferycznych. 

Przepisy Kodeksu pracy zakładają również możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy do maksymalnie 12 miesięcy. Dokonać można tego jedynie w uzasadnionych przypadkach, które spowodowane zostały przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Należy pamiętać jednak, że okres rozliczeniowy nie może przekroczyć 12 miesięcy a pracodawca zobowiązany, jest do przestrzegania zasad dotyczących zdrowia i ochrony pracowników. 

W przypadku wykonywania pracy dotyczącej rolnictwa, ochrony mienia oraz hodowli możliwe jest zastosowania okresu rozliczeniowego wynoszącego 6 miesięcy. 

Należy pamiętać, że okres rozliczeniowy, który wyrażony jest w liczbie miesięcy, rozpoczyna się wraz z pierwszym dniem miesiąca zaś kończy z upływem ostatniego dnia miesiąca w danym okresie rozliczeniowym. Warto również zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy dają możliwość opracowania rozkładu czasu pracy pracownika na czas krótszy niż okres rozliczeniowy. Rozkład ten musi obejmować co najmniej 1 miesiąc.

Kiedy można dokonać zmiany okresu rozliczeniowego?

Już na samym początku warto zauważyć, że pracodawca ma możliwość zmiany okresu rozliczeniowego w wybranym przez siebie terminie. Należy jednak podkreślić, że pracodawca, który decyduje się na zmianę okresu rozliczeniowego, musi przestrzegać przepisów prawa. Co więcej, zmiana ta wymaga zapisów formalnych, co wiąże się m.in. ze zmianą dokumentów, których okres rozliczeniowy został uchwalony. Należy pamiętać, że zmiana okresu rozliczeniowego niesie za sobą takie samego obowiązki, jak uchwalenie okresu rozliczeniowego. 

W przypadku, w którym zapis dotyczący okresu rozliczeniowego znajduje się w regulaminie pracy lub obwieszczeniu pracodawcy, zmiana okresu rozliczeniowego jest możliwa dopiero po upływie dwóch tygodni od chwili powiadomienia o tym fakcie pracowników. Pracodawca zobligowany jest do powiadomienia o chęci zmiany okresu rozliczeniowego w sposób, który jest zgodny z przepisami wewnętrznymi danego przedsiębiorstwa. 

Jakie zachowania są niedopuszczalne podczas zmiany okresu rozliczeniowego? Należy pamiętać, że do zmiany okresu rozliczeniowego należy się odpowiednio przygotować. Nagłe i nieprzemyślane zmiany nie powinny mieć miejsca. Co więcej, pracodawca nie zawsze musi dokonywać wypowiedzenia warunków pracy i płacy, w niektórych przypadkach – po spełnieniu określonych przepisów, wystarczy jedynie zaktualizować warunki zatrudnienia pracowników.

Jak dokonać zmiany okresu rozliczeniowego?

Wiemy już, że pracodawca ma prawo dokonać zmiany okresu rozliczeniowego w każdej chwili. Aby tego dokonać, niezbędna jest zmiana aktów wewnętrznych, w których okres rozliczeniowych został uchwalony. Aby dokonać zmiany okresu rozliczeniowego zgodnie z prawem, należy uchwalić odpowiednie zapisy w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub w obwieszczeniu. Pracodawca musi pamiętać o zachowaniu określonych terminów.

Zmiana okresu rozliczeniowego – od kiedy obowiązują nowe przepisy?

1. W przypadku, w którym okres rozliczeniowy został określony w regulaminie czasu pracy lub obwieszczeniu pracodawcy należy pamiętać o tym, że wprowadzenie przepisów dotyczących zmiany okresu rozliczeniowego będzie możliwe dopiero po upływie dwóch tygodni od dnia, w którym pracodawca poinformuje o tym fakcie swoich pracowników. Informacja ta powinna zostać przekazana zgodnie z zasadami ustalonymi w danym przedsiębiorstwie np. poprzez przesłanie maila. 
2. W przypadku, w którym okres rozliczeniowy czasu pracy został określony w układzie zbiorowym zmiany, następują w terminie, który został podany w układzie zbiorowym. Należy podkreślić jednak, że zmiany te nie mogą wejść w życie wcześniej niż z dniem ich zarejestrowania.

Poznaj zalety dłuższego okresu rozliczeniowego

Wydłużenie okresu rozliczeniowego niesie za sobą pewne korzyści:

• Warto zauważyć, że dłuższy okres rozliczeniowy to większa elastyczność podczas planowania pracy i tworzenia grafików pracowników. 
• To również oszczędność czasu, gdyż pracodawca nie musi dokonywać wszystkich rozliczeń każdego miesiąca.
• Dłuższy okres rozliczeniowy pozwala dostosować potencjał i możliwości pracowników do aktualnych potrzeb firmy.
• Pracodawca ma możliwość planowania swoich wydatków z dużo większym wyprzedzeniem.

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej