Zmiany w Kodeksie Pracy w 2023 roku - praca zdalna

Zmiany w pracy zdalnej, to zmiany na które czekali zarówno pracownicy jak i pracodawcy. Nowelizacja Kodeksu Pracy w roku 2023 wprowadza istotne zmiany i przynosi liczne korzyści dla osób angażujących się w tę formę wykonywania obowiązków. Podpis prezydenta pod ustawą Kodeksu Pracy pozwala na uregulowanie praktyk, które dotychczas były powszechne w wielu polskich firmach. Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu Pracy stwarza nowe możliwości zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, jednak wiąże się także z nowymi zadaniami do wykonania. Dowiedz się, jakie zmiany przynoszą nowe przepisy.

1. Czy praca zdalna jest w Kodeksie Pracy?
2. Rodzaje pracy zdalnej
3. Uzgodnienie pracy zdalnej z pracodawcą
4. Stosowanie pracy zdalnej
5. Zasady wykonywania pracy zdalnej
6. Pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę
7. Uprawnienia kontrolne pracodawcy i BHP pracy zdalnej
8. Pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę

Czy praca zdalna jest w Kodeksie Pracy?

27 stycznia 2023 r. Prezydent RP podpisał nowelizację Kodeksu Pracy. W dniu 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie nowe przepisy o pracy zdalnej. Od tego dnia przestanie obowiązywać tzw. praca zdalna covidowa. Przestaną również obowiązywać przepisy dotyczące dotychczasowej telepracy, jednak na mocy przepisów przejściowych pracodawcy, u których praca odbywała się w tej formie, będą mogli ją stosować jeszcze przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie pracy zdalnej.

27 stycznia 2023 roku została podpisana nowelizacja Kodeksu Pracy przez Prezydenta RP. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku. Tego dnia przestanie obowiązywać praktyka znana jako "praca zdalna covidowa", a przepisy dotyczące dotychczasowej telepracy zostaną unieważnione. Niemniej jednak, dzięki postanowieniom przepisów przejściowych, pracodawcy, u których praca była wykonywana w tej formie, będą mieli możliwość kontynuowania tego modelu przez kolejne 6 miesięcy od daty wprowadzenia nowego systemu pracy zdalnej.

Rodzaje pracy zdalnej

Art. 67 nowego Kodeksu Pracy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (ale nie decyduje o nim jednostronnie) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość (ale nie tylko).

Warto zaznaczyć, iż praca zdalna, to nie jedynie praca biurowa, gdzie głównym narzędziem pracy jest komputer, ale też inne aktywności zawodowe, które można wykonywać zawodowo w warunkach domowych.

Nowelizacja Kodeksu Pracy wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:

• Praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie),
• Praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej; (np. 2-3 dni w tygodniu),
• Praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Uzgodnienie pracy zdalnej z pracodawcą

Zgodnie z art. 67 Kodeksu Pracy, uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• Przy zawieraniu umowy o pracę,
• W trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej).

Stosowanie pracy zdalnej

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana:

• Za porozumieniem pracodawcy i pracownika – wykonywanie pracy zdalnej na podstawie porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą zawieranym: przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia,
• Na polecenie pracodawcy – Praca zdalna na polecenie pracodawcy będzie możliwa pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio (przed wydaniem polecenia) oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej – w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. W sytuacji, gdy po stronie pracownika dojdzie do zmian lokalowych lub technicznych, które uniemożliwią mu pracę zdalną, ma on obowiązek powiadomić o tym fakcie pracodawcę, który niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej.
• Na wniosek pracownika – Pracodawca będzie zmuszony uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej m.in. następujących kategorii pracowników:

1. Pracownika rodzica dziecka niepełnosprawnego;
2. Pracownicę w ciąży,
3. Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
4. Pracownika sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym członkiem najbliższej rodziny lub inną niepełnosprawna osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym.

Pracodawca będzie mógł odmówić zastosowania pracy zdalnej jedynie, gdy praca ta jest niemożliwa ze względu na:

• Organizację pracy,
• Rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika (w formie elektronicznej bądź pisemnej) w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Okazjonalnie – Będzie wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika, maksymalnie do 24 dni w roku kalendarzowym.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Praca zdalna będzie wymagała stworzenia regulaminu pracy zdalnej. Regulamin będzie tworzył pracodawca:

• W porozumieniu z zakładową organizacją związkową, w przypadku, gdy zakładowych organizacji związkowych jest więcej w porozumieniu z tymi organizacjami,
• W przypadku braku organizacji związkowych w porozumieniu z przedstawicielami pracowników
• W przypadku braku regulaminu – w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu oraz regulaminie określa się w szczególności:

• Grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• Zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej;
• Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę

Nowelizacja Kodeksu Pracy zobowiązuje pracodawców do zapewnienia pracownikom wykonującym pracę zdalną odpowiednich materiałów oraz narzędzi, a także ich instalację, serwis czy konserwację lub pokrycie kosztów z tym związanych.

Ponadto pracodawcy będą zobowiązani do pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a zasady ich pokrywania powinny zostać określone w porozumieniach lub w regulaminie.

W razie wykorzystywania przez pracownika narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Wymienione wyżej koszty będą mogły być wypłacane pracownikom w formie ryczałtu. Kwoty te nie będą stanowiły przychodu pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Uprawnienia kontrolne pracodawcy i BHP pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeku Pracy w 2023 roku szczegółowo reguluje również prawo kontroli przez pracodawcę:

• • Wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,

• W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• Przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Ponadto ustawa określa zasady BHP wykonywania pracy zdalnej, w tym w szczególności:

• Zakres odpowiedzialności pracodawcy, w tym konieczność stworzenia oceny ryzyka dla stanowisk pracy zdalnej,
• Zasady przeprowadzania szkolenia BHP dla stanowisk zdalnych.

Ważne obowiązki pracodawcy w związku z nowelizacja Kodeku Pracy w 2023 roku

Ważnymi krokami we wdrożeniu pracy zdalnej jest:

• Informacja o warunkach zatrudnienia rozszerzona o dodatkowe informacje,
• Informacja o zasadach BHP w trakcie pracy zdalnej zawierająca: zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego,
• Przygotowanie oceny ryzyka zawodowego, uwzględniającej wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne,
• Opracowanie procedury ochrony danych osobowych w pracy zdalnej,
• Wypłacanie ekwiwalentu bądź ryczałtu.

Nowelizacja Kodeksu Pracy w 2023 roku wprowadza wiele zmian i uregulowań, które po części weszły już w życie, a na niektóre z nich musimy jeszcze poczekać. Aby przygotować się na nadchodzące zmiany, zapraszamy do skorzystania z naszych płatnych szkoleń oraz bezpłatnych webianrów, które przygotowywane są we współpracy z naszymi najlepszymi specjalistami.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej