Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Poznaj nowe obowiązki dla pracodawców.

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Poznaj nowe obowiązki dla pracodawców.

Poznaj najnowsze zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców, które weszły 1 czerwca 2025 roku.

Spis treści:

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 roku

Od 1 czerwca 2025 roku zatrudnianie cudzoziemców odbywa się według nowych przepisów. Tego dnia weszły w życie aż cztery ustawy: 

  • Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia,
  • Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej,
  • Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw.

Choć wiele dotychczasowych zasad i obowiązków pozostało bez zmian, nowe przepisy wprowadzają także ich aktualizację oraz całkowicie nowe rozwiązania, których pracodawcy muszą bezwzględnie przestrzegać od momentu wejścia ustaw w życie.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025r. – nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia

Dlaczego w ogóle zdecydowano się na zmianę przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców?

Ustawodawca wskazuje na kilka kluczowych powodów. 

  • Wyeliminowanie nieprawidłowości i nadużyć, których dopuszczali się niektórzy pracodawcy oraz firmy pośredniczące w zatrudnianiu cudzoziemców. 
  • Wzmocnienie ochrony polskich pracowników na rynku pracy – zauważono, że w ostatnich latach wielu cudzoziemców korzystało z szeregu ułatwień i przywilejów, co niekiedy odbywało się kosztem interesów obywateli polskich. 
  • Usprawnienie procedur legalizacyjnych – od lat urzędy zmagają się z ogromną liczbą wniosków o zezwolenia na pracę i pobyt. Wydawanie decyzji w ustawowych terminach jest trudne, jeśli nie niemożliwe, przy obecnym stanie zatrudnienia w administracji. Dlatego zdecydowano się na cyfryzację postępowań w obu obszarach – zarówno pobytowym, jak i pracowniczym. Elektronizacja ma ułatwić i przyspieszyć uzyskiwanie dokumentów legalizujących pracę i pobyt cudzoziemców. 
  • Potrzeba stworzenia odrębnego, dedykowanego aktu prawnego. Do tej pory większość przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców były zawarte w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 2004 roku – w czasach, gdy skala zatrudniania cudzoziemców była nieporównywalnie mniejsza. W związku z dynamicznym rozwojem rynku pracy i rosnącą liczbą zatrudnianych obcokrajowców konieczne było uporządkowanie przepisów i stworzenie nowej, kompleksowej ustawy. 
  • Integracja cudzoziemców – jednym z ważnych celów ustawodawcy jest zapewnienie, aby osoby podejmujące pracę w Polsce mogły szybko, efektywnie i bezkonfliktowo odnaleźć się zarówno na rynku pracy, jak i w społeczeństwie. 

Warto również podkreślić, że nowe przepisy zaostrzają sankcje za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom. Pracodawcy mogą zostać ukarani grzywną od 3000 zł do nawet 50 000 zł. Co więcej, za każdy przypadek nielegalnego zatrudnienia przewidziana jest osobna kara w wysokości co najmniej 3000 zł. Nowelizacja wprowadza również tzw. mechanizm gradacji – każda nieprawidłowość będzie oceniana indywidualnie, a kary będą sumowane. Dodatkowo, organy kontrolne, takie jak Straż Graniczna czy Państwowa Inspekcja Pracy, uzyskały możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych oraz równoczesnych kontroli.

Jakie najważniejsze nowości wprowadzają nowe przepisy?

  • Obowiązek przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem (w przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy) do właściwego urzędu – jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. 
  • Ograniczenia w możliwości uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w przypadku posiadania niektórych tytułów pobytowych. Od 1 czerwca cudzoziemiec otrzyma odmowę wszczęcia postępowania, jeśli ubiega się o zezwolenie przebywając w Polsce na podstawie m.in. wizy turystycznej, wizy wydanej przez inne państwo Schengen lub karty pobytu wydanej przez inne państwo obszaru Schengen. 
  • Likwidacja testu rynku pracy. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP kładzie nacisk na zwalczanie nadużyć w wydawaniu zezwoleń. Wprowadzono nowe funkcjonalności informatyczne i lepsze powiązanie systemów urzędów pracy, Straży Granicznej, ZUS i urzędów wojewódzkich. Pracodawcy nie mają już obowiązku uzyskiwania tzw. informacji starosty. Jednocześnie ustawodawca przewidział możliwość wprowadzenia ograniczeń w zatrudnianiu cudzoziemców poprzez utworzenie wykazu zawodów chronionych.
  • Starosta powiatu będzie mógł określić listę zawodów i stanowisk, w których nie będą wydawane zezwolenia na pracę cudzoziemców na terenie danego powiatu. Taka blokada będzie uzasadniona np. w razie masowych zwolnień lub dużego lokalnego bezrobocia w danym zawodzie, by chronić miejscowych pracowników. Poza sytuacjami z listy starosty, zezwolenia na pracę mają być wydawane szybciej i bez zbędnej biurokracji, co ułatwi legalne zatrudnianie cudzoziemców w zawodach deficytowych. Przykład: Jeśli w powiecie X zamknięto duży zakład i zwolniono wielu spawaczy, starosta może czasowo zablokować wydawanie zezwoleń dla nowych spawaczy z zagranicy w tym powiecie. Pracodawca będzie musiał zatrudnić dostępnych lokalnych fachowców albo uzasadnić potrzebę sprowadzenia kogoś spoza UE w innym trybie. Natomiast w zawodach, gdzie brak krajowych chętnych (np. kierowcy ciężarówek, opiekunowie osób starszych), proces zatrudnienia cudzoziemca ma być prostszy niż dotąd.
  • Wprowadzenie nowych przesłanek do obligatoryjnej odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia do ewidencji. Urzędy będą mogły odmówić wydania dokumentów legalizujących zatrudnienie, m.in. w sytuacji, gdy w ciągu ostatnich dwóch lat cudzoziemiec nie podjął pracy mimo wcześniejszego uzyskania zezwolenia lub gdy pracodawca nie odprowadzał składek i podatków czy nie zgłaszał pracowników do ubezpieczeń społecznych. 
  • Ograniczenia dla agencji zatrudnienia. Świadczenie usług z zakresu pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców będzie możliwe dopiero po upływie 2 lat prowadzenia działalności jako agencja pracy tymczasowej – w przypadku firm zarejestrowanych w KRAZ po 1 czerwca 2025 roku. Dla agencji funkcjonujących przed wejściem w życie ustawy wymóg ten nie obowiązuje, ale konieczne jest dokonanie zmiany wpisu w rejestrze (za dodatkową opłatą 1000 zł) do dnia 31 sierpnia 2025 roku.  
  • Ograniczenie outsourcingu pracowników zagranicznych. Ustawa zakazuje wielopoziomowego outsourcingu cudzoziemców. Agencja zatrudnienia może teraz kierować cudzoziemca wyłącznie bezpośrednio do podmiotu, u którego ten będzie wykonywać pracę, a nie do dalszego podwykonawcy. Oznacza to koniec praktyki „podnajmowania” pracowników z zagranicy innym firmom w skomplikowanych łańcuchach. Pracodawca końcowy musi być znany i wskazany już na etapie uzyskiwania zezwolenia/oświadczenia, co zapewni większą przejrzystość. Dla firm korzystających z usług outsourcingowych oznacza to, że jeśli potrzebują pracowników cudzoziemskich, agencja może ich im dostarczyć wyłącznie jako pracowników tymczasowych lub zleconych bez dalszego odsprzedawania kolejnym firmom. Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna zyskają dzięki temu jasność, kto faktycznie zatrudnia cudzoziemca i gdzie on wykonuje pracę. 
  • Surowsze wymogi dla agencji zatrudnienia. Nowe przepisy rozszerzają katalog dokumentów wymaganych przy rejestracji agencji zatrudnienia oraz wprowadzają weryfikację wiarygodności finansowej i kadrowej podmiotu. Agencje muszą m.in. wykazać posiadanie odpowiedniej infrastruktury oraz osób z doświadczeniem, a zagraniczne firmy chcące działać jako agencja w Polsce mają 3 miesiące na uzyskanie wpisu do rejestru agencji od wejścia przepisów. Ponadto muszą one wyznaczyć lokalnego pełnomocnika (osobę fizyczną przebywającą w Polsce), odpowiedzialnego za kontakty z organami. Celem jest, by każde przedsiębiorstwo pośrednictwa pracy operujące na terenie RP było realnie osiągalne i nadzorowalne. Dla pracodawców korzystających z agencji: warto upewnić się, że Wasz pośrednik figuruje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia i spełnia nowe wymogi – unikniecie współpracy z nielegalnymi pseudoagencjami. 
  • Ochrona przed nieuczciwą konkurencją i nadużyciami. Nowa regulacja ma chronić polskich pracowników przed dumpingiem płacowym, a cudzoziemców – przed wyzyskiem. Wprowadzono np. przepisy, że stawki wynagrodzenia oferowane cudzoziemcom nie mogą być niższe niż stawki krajowych pracowników na analogicznych stanowiskach (uszczegółowienie istniejącej zasady równego traktowania). Będą też surowsze kary za zatrudnianie „na czarno” i za pozyskiwanie pozwoleń na pracę w celu innym niż deklarowany (np. fikcyjne oferty pracy służące wyłudzeniu wizy – temu mają zapobiec zintegrowane systemy i kontrola publicznych służb zatrudnienia przy wydawaniu zezwoleń). Ustawa umożliwia również natychmiastowe uchylenie zezwolenia na pracę, jeśli cudzoziemiec nie podjął zatrudnienia w terminie lub warunki pracy odbiegają od deklarowanych. Dla rzetelnych pracodawców oznacza to bardziej przejrzyste i uczciwe otoczenie rynkowe – firmy konkurujące tanią, niezarejestrowaną siłą roboczą z zagranicy będą eliminowane.

Skala i znaczenie tych zmian nie pozostawiają wątpliwości – to przełom w podejściu do zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Dlatego tak ważne jest, by poznać nowe przepisy w pełnym zakresie i świadomie się do nich dostosować.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku - wypełnianie dokumentacji przez pracodawcę krok po kroku

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Jakie zmiany w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w 2025 roku?

Zmiany obejmują m.in. obowiązek przekazywania kopii umowy do urzędów, likwidację testu rynku pracy, nowe przesłanki odmowy wydania zezwoleń oraz ograniczenia dla agencji zatrudnienia. Wprowadzono też wyższe kary za nielegalne zatrudnienie i pełną elektronizację procedur.

Kiedy wchodzi w życie nowa ustawa o cudzoziemcach?

Wciąż obowiązuje ustawa o cudzoziemcach z 12 grudnia 2013 r., jednak w dniu 1 czerwca 2025 roku weszła w życie jej nowelizacja.

Czy można zatrudnić cudzoziemca na umowę zlecenie 2025?

Tak, nadal możliwe jest zatrudnianie cudzoziemców na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia. Ostatecznie zakładane wcześniej ograniczenie w tym zakresie nie zostało wprowadzone.

Jakie dokumenty są potrzebne dla karty pobytu 2025?

Uzyskanie karty pobytu zależy od celu przebywania w Polsce. Dla każdego z powodów przewidziane są odrębne wymagania, określone w ustawie o cudzoziemcach. Każdy urząd wojewódzki publikuje na swojej stronie internetowej listę wymaganych dokumentów. Niezależnie od celu ubiegania się o kartę pobytu, konieczne jest posiadanie ważnego paszportu lub innego dokumentu podróży oraz legalnego pobytu – np. na podstawie wizy lub w ramach ruchu bezwizowego. Warto podkreślić, że po zmianie przepisów nie wszystkie wizy uprawniają do ubiegania się o kartę pobytu.

Czy można zatrudnić cudzoziemca bez karty pobytu?

Do legalnego zatrudnienia cudzoziemca nie jest wymagana karta pobytu. Można zatrudnić osobę bez tego dokumentu, o ile posiada ona legalny tytuł pobytowy – na przykład wizę lub prawo do pobytu w ramach ruchu bezwizowego (jeśli jest do niego uprawniona).

Jak przedłużyć zezwolenie na pracę dla Ukraińca?

Obecnie, w związku z trwającym konfliktem zbrojnym w Ukrainie oraz obowiązywaniem w Polsce ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, funkcjonuje uproszczona procedura zatrudniania obywateli Ukrainy w ramach tzw. powiadomienia. Pracodawca może zatrudnić obywatela Ukrainy, a następnie – w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy – ma obowiązek zgłosić ten fakt do właściwego powiatowego urzędu pracy. Po dopełnieniu tego obowiązku nie jest wymagane uzyskanie zezwolenia na pracę.

Czy zmiana pracodawcy wymaga zmiany karty pobytu?

Co do zasady, w przypadku uzyskania karty pobytu na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, konieczne jest „przepisanie” decyzji w przypadku zmiany pracodawcy – czyli złożenie wniosku odpowiadającego aktualnemu zatrudnieniu. Wyjątek stanowią obywatele Ukrainy, którym udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę bez wskazania konkretnego pracodawcy w decyzji – w ich przypadku zmiana pracodawcy nie wymaga aktualizacji decyzji.

Kiedy pobyt cudzoziemca jest nielegalny?

Pobyt cudzoziemca zostanie uznany za nielegalny w przypadku posiadania nieważnego paszportu (lub jego braku), a także w sytuacji, gdy upłynie ważność wizy lub karty pobytu.

O czym mówi ustawa o cudzoziemcach?

Ustawa o cudzoziemcach określa, o jakie karty pobytu może ubiegać się cudzoziemiec. Zawiera również informacje na temat wymagań niezbędnych do uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy lub stały. Ponadto, wskazuje sytuacje, w których cudzoziemcowi może zostać wydana decyzja o zobowiązaniu do powrotu.

Jakie zmiany w prawie pracy dla cudzoziemców weszły w życie w 2025 roku?

W 2025 roku weszły w życie cztery nowe ustawy, które kompleksowo zmieniły zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Najważniejsze zmiany to wprowadzenie obowiązku przekazywania kopii umowy o pracę do urzędu jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia, likwidacja testu rynku pracy oraz nowe przesłanki do odmowy wydania zezwoleń. Uregulowano też działalność agencji zatrudnienia, wprowadzając m.in. dwuletni okres oczekiwania dla nowych podmiotów chcących zatrudniać cudzoziemców. Dodatkowo, zaostrzono kary za nielegalne powierzanie pracy, wprowadzając mechanizm naliczania grzywny za każdy przypadek. Celem zmian było uporządkowanie systemu, ograniczenie nadużyć oraz zwiększenie przejrzystości i efektywności procedur.

Czy karta pobytu jest ważna przez 10 lat?

Karta pobytu wydana w związku z zezwoleniem na pobyt stały jest ważna przez 10 lat. Pozostałe karty pobytu zachowują ważność przez okres odpowiadający długości udzielonego zezwolenia na pobyt czasowy.

Paweł Jaworski
Paweł Jaworski

Trener

Były funkcjonariusz Straży Granicznej z niemal 10-letnim doświadczeniem, które zdobywał zarówno w kraju, jak i za granicą, współpracując m.in. z Agencją Frontex. Specjalizuje się w prawie migracyjnym, postępowaniach administracyjnych oraz reprezentacji klientów przed organami administracyjnymi. Posiada bogate doświadczenie w zarządzaniu, zdobyte m.in. w Komendzie Głównej Straży Granicznej w Warszawie. Świadczy wysokiej jakości doradztwo dla przedsiębiorców, prawników oraz instytucji administracji państwowej w zakresie pobytu i zatrudnienia cudzoziemców. Przeprowadził dziesiątki kontroli legalności zatrudnienia i zapewnia wsparcie merytoryczne podczas postępowań sądowych.