Część E akt osobowych pracownika – Najważniejsze informacje

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z najważniejszych elementów pracownika działu kadr i płac. Ciągłe zmiany w Kodeksie Pracy wprowadzają również wiele nowości w samych aktach pracowniczych. Powoduje to, że pracownicy są zmuszeni cały czas poszerzać swoją wiedzę. Tak jest między innymi z nową częścią E akt pracowniczych. Jeśli chcesz zapewnić sobie i swoim pracownikom dostęp do najnowszej wiedzy zapraszamy na nasze szkolenia z akt osobowych.

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – Akta osobowe część E

Dzisiejszym artykułem dotyczącym części E akt osobowych, chcemy zakończyć nasz cykl „Dokumentacja Pracownicza”. W poprzednich artykułach mogli Państwo kolejno przypomnieć sobie, jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych (część A, część B, część C, część D), natomiast dziś chcemy zapoznać Państwa z nową częścią dokumentacji pracowniczej – częścią E, która od 21 marca 2023 roku zaczęła obowiązywać w polskim prawie.

Spis treści:

• Część E akt osobowych a Kodeks Pracy w 2023 roku
• Jakie dokumenty powinny znaleźć się w nowej część E kat osobowych?
• Jak przechowywać dokumenty z części E akt osobowych?
• Kiedy mówimy o stanie po użyciu alkoholu, a kiedy o stanie nietrzeźwości?

Część E akt osobowych – jakie dokumenty należy w niej przechowywać?

13 marca 2023 roku opublikowane zostało Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja Kodeksu Pracy, wprowadzając nowe przepisy dotyczące badania trzeźwości pracowników oraz pracy zdalnej, skutkowała koniecznością wprowadzenia zmian w dokumentacji pracowniczej. W związku z powyższym wprowadzone zostały zmiany w części B akt osobowych, które opisaliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów oraz dodana została część E, w której powinny być przechowywane wyłącznie informacje dotyczące kontroli i badań, które zgodnie z Kodeksem pracy mogą być przetwarzane przez pracodawcę. Nie dokumentuje się w niej automatycznie każdego badania, w szczególności rutynowych kontroli zakończonych wynikiem niewskazującym na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości.

Część rozporządzenia dotycząca badania trzeźwości weszła w życie dnia 21 marca 2023, natomiast część dotycząca pracy zdalnej została wdrożona 7 kwietnia 2023 r.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w nowej część E akt osobowych?

W związku z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku każdy pracodawca prowadzący akta osobowe pracowników, zobowiązany jest do przechowywania w nowej część E dokumentacji pracowniczej dokumenty dotyczące:

• informacji dotyczących kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 K.p.);
• informacji dotyczących badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 K.p.);
• informacji dotyczących przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 K.p.);
• informacji dotyczących badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 K.p.).

Powyższe informacje pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od daty ich zebrania. Wyjątek stanowią dane o kontroli/badaniu, jeśli w stosunku do pracownika zastosowana została kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna. W takim przypadku pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniki kontroli do czasu uznania nałożonej kary za niebyłą.

Kontrola trzeźwości a nowa część akt osobowych

Nowe przepisy Kodeksu Pracy wprowadzone pod koniec marca 2023 r. wprowadziły dla pracodawców, możliwość kontrolowania trzeźwości pracowników podczas wykonywania pracy w firmie.  Wiąże się to jednak nie tylko z nową częścią e akt osobowych, w której zbierane będą wszelkie informacje na temat przeprowadzonych kontroli, ale także z wieloma nowymi procedurami, które pracodawca będzie musiał spełnić. Na razie jednak zajmiemy się samym temat nowej części akt pracowniczych.

Zmiany w części B akt osobowych, które weszły w 2023

Akta osobowe część E to nie jedyny zbiór dokumentów, który się zmienił. Jak już wspomnieliśmy wyżej, zmiany w aktach osobowych dotknęły również części B. Zgodnie z rozporządzeniem ten element akt został uzupełniony o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania
• sposobie przeprowadzania kontroli.

Kiedy mówimy o stanie po użyciu alkoholu, a kiedy o stanie nietrzeźwości?

Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Jak przechowywać dokumenty z części E akt osobowych?

Akta osobowe część E i  sposób ich przechowywania został zdefiniowany przez ustawodawcę następująco: „Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.”

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu części E akt osobowych

Pomimo że część E akt osobowych została wprowadzona do polskiego porządku prawnego już w 2023 roku, w praktyce wielu pracodawców nadal popełnia błędy związane z prawidłowym dokumentowaniem i przechowywaniem informacji dotyczących kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Wynika to przede wszystkim z faktu, że są to przepisy stosunkowo nowe, a zakres gromadzonych danych oraz okres ich przechowywania różnią się od zasad obowiązujących w pozostałych częściach akt osobowych.

Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest niewłaściwe kwalifikowanie dokumentów i umieszczanie ich w innych częściach akt osobowych, najczęściej w części B lub D. Tymczasem wszelkie informacje związane z kontrolą trzeźwości, badaniami przeprowadzonymi przez uprawnione organy czy kontrolami na obecność środków działających podobnie do alkoholu powinny być przechowywane wyłącznie w części E. Nieprawidłowa klasyfikacja dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz utrudniać późniejsze zarządzanie aktami osobowymi.

Kolejnym problemem jest nieprzestrzeganie zasad dotyczących okresu przechowywania dokumentacji. Pracodawcy często błędnie zakładają, że dokumenty zgromadzone w części E powinny być przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika lub przez okres archiwizacji akt osobowych. Tymczasem przepisy jasno wskazują, że informacje dotyczące kontroli trzeźwości co do zasady powinny zostać usunięte po upływie roku od dnia ich zebrania, chyba że stanowiły podstawę do zastosowania wobec pracownika kary porządkowej. W takim przypadku dokumentacja może być przechowywana do czasu uznania kary za niebyłą.

W praktyce problemy pojawiają się również przy organizacji samej części E. Przepisy wymagają bowiem wyodrębniania poszczególnych spraw i oznaczania ich kolejnymi numerami, takimi jak E1, E2 czy E3. Każda z tych części powinna zawierać własny wykaz dokumentów, zachowywać chronologię oraz umożliwiać szybkie odnalezienie konkretnej dokumentacji. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować chaosem w dokumentacji oraz utrudniać wykazanie prawidłowości działań pracodawcy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub innych organów.

Warto również pamiętać, że dokumentacja przechowywana w części E zawiera dane szczególnie wrażliwe z punktu widzenia prywatności pracownika. Dlatego pracodawca powinien zadbać nie tylko o prawidłowe prowadzenie akt osobowych, ale również o odpowiednie zabezpieczenie tych informacji przed dostępem osób nieuprawnionych. Prawidłowe prowadzenie części E pozwala nie tylko spełnić wymagania wynikające z Kodeksu pracy, ale także ograniczyć ryzyko sporów pracowniczych oraz naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Akta osobowe część E – podsumowanie

Nowe przepisy Kodeku pracy związane z kontrolą trzeźwości pracowników oraz kontrolą na obecność innych substancji dają pracodawcy wiele nowych możliwości ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób obecnych firmie. Niestety wiąże się to również z wieloma kwestiami takimi jak nowa część akt osobowych czy same procedury badania trzeźwości. Warto dobrze je poznać albo mieć pewność, że podczas badania wszystko zostanie wykonane zgodnie z przepisami. Jeśli szukasz informacji na temat akt osobowych i ich przechowywania zapraszamy na organizowane przez nas szkolenia z akt osobowych.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi - akta osobowe część E:

Czy prowadzenie części E akt osobowych jest obowiązkowe?

Tak. Pracodawca ma obowiązek prowadzić część E akt osobowych dla dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracowników oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Czy każdy wynik kontroli trzeźwości trafia do części E?

Nie. Do części E trafiają wyłącznie dokumenty, które zgodnie z przepisami podlegają przechowywaniu w aktach osobowych pracownika.

Jak długo należy przechowywać dokumenty w części E?

Co do zasady informacje przechowuje się przez okres wskazany w Kodeksie pracy, a po jego upływie należy je usunąć z akt osobowych.

Czy pracownik ma prawo wglądu do dokumentów znajdujących się w części E?

Tak. Pracownik ma prawo uzyskać dostęp do swojej dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów zgromadzonych w części E akt osobowych.

Czy część E prowadzi się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej?

Tak. Część E może być prowadzona zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla całej dokumentacji pracowniczej.

Czy brak części E w aktach osobowych może skutkować konsekwencjami dla pracodawcy?

Tak. Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej może zostać zakwestionowane podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.