Zasady wystawiania faktur korygujących w 2023 roku

Zgodnie z obowiązującym w Polsce systemem podatkowym, każda osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji kupna oraz sprzedaży, w postaci faktur. W praktyce przedsiębiorcy niejednokrotnie staje przed koniecznością wystawienia faktury korygującej. Samo wystawienie takiej noty trwa zaledwie kilka chwil, jednak trudności pojawiają się w momencie rozliczenia takiej faktury. Jeśli chodzi o faktury VAT, to kluczowe znaczenie ma, czy korekta podatku dla urzędu skarbowego jest większa, czy mniejsza. Jeśli natomiast bierzemy pod uwagę podatek dochodowy, to należy stwierdzić, czy korekta jest błędem rachunkowym lub inną pomyłką, czy należy ją traktować jako kolejne zdarzenie gospodarcze. W tym miejscu należałoby zadać pytanie w jaki sposób wystawić prawidłową fakturę korygującą, aby nie na razić się na konieczność składania dodatkowych wyjaśnień w urzędzie skarbowym.

Wszystkie informacje dotyczące wystawiania faktur korygujących w roku 2023 znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• Co powinna zawierać faktura korygująca 2023?
• Czy faktura korygująca musi być podpisana przez odbiorcę 2023?
• Kiedy nie można wystawić faktury korygującej?
• Kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej?
• Kiedy odliczyć VAT od faktury korygującej?
• W jakim miesiącu zaksięgować korektę faktury?
• Pytania i odpowiedzi

Co powinna zawierać faktura korygująca 2023?

Dokładne informacje dotyczące prawidłowego sporządzenia faktury korygującej zostały zawarte w art. 106j ustawy traktującej o podatku VAT. Zgodnie z najnowszymi regulacjami obowiązującymi w roku 2023, każdy podatnik może wystawić fakturę korygującą, jeśli po wystawieniu uprzedniej faktury doszło do:

• naliczenia obniżki od ceny ostatecznej, np. poprzez rabat z uwagi na wcześniejsze uiszczenie opłaty;
• przedsiębiorca postanowił obniżyć cenę po finalizacji sprzedaży lub udzielić upustu;
• zwrotu osobie nabywającej całości zapłaty lub jej części, którą otrzymano przed finalizacją sprzedaży (chodzi tutaj o takie opłaty jak: raty, wcześniej pobrane zaliczki lub przedpłaty);
• cena znajdujące się na fakturze została podwyższona, dokonano pomyłki w zawartej w kwocie transakcji, stawkę podatku lub w innych pozycjach wymaganych na fakturze;

W rozporządzeniu ustawodawca zawarł także informacje, że podatnik jest zobowiązany do wprowadzenia większej ilości danych, niż miało to miejsce przypadku wystawienia pierwszej faktury. Wystawiając zatem fakturę korygującą należy pamiętać o zawarciu takich elementów jak:

• zachowanie właściwej numeracji faktury oraz aktualnej daty jej wystawienia;
• zawarcie numeru korygującego w Krajowym Systemie faktur elektronicznych, do faktury, która podlega korekcie;
• nadanie nowego numeru faktury, idąc za kolejnością wystawiania;
• pełne dane podatnika oraz nabywcy, razem z adresem;
• numer identyfikacji podatkowej podatnika;
• nazwę towaru lub usługi, która została objęta korektą.

WAŻNE! Jeśli wystawiona faktura korygująca wypływa na zmniejszenie lub obniżenie podatku VAT, to należy uwzględnić wysokość tej kwoty oraz podstawę opodatkowania. Jeśli natomiast kwota ta, nie wypływa na wysokość podatku, to należy skupić się na prawidłowej treści związanej z pozycją korygowaną.

W fakturze korygującej dopuszczalne jest zawarcie frazy „korekta” lub „faktura korygująca”.

Czy faktura korygująca musi być podpisana przez odbiorcę 2023?

W polskim prawie podatkowym zgodnie z wytycznymi na rok 2023, dopuszcza się formy potwierdzenia otrzymania faktury korygującej w postaci:

• potwierdzenie otrzymania listu poleconego;
• sporządzenie notatki potwierdzające otrzymanie korekty;
• wysyłanie faksu;
• potwierdzenie otrzymania korekty wszelkimi kanałami komunikacji elektronicznej.

W praktyce poinformowanie o wystawieniu korekty oraz przekazanie tego dokumentu odbywa się poprzez wysyłkę za pomocą poczty elektronicznej.

Kiedy nie można wystawić faktury korygującej?

Polski system podatkowy oraz ustawa o VAT, bardzo szczegółowo opisują wszystkie wytyczne dotyczące wystawiania faktur. Jeżeli faktura została wystawiona zgodnie ze stanem faktycznym transakcji oraz nie zawiera żadnych błędów, to kontrahent nie może ubiegać się o wystawienie korekty do faktury.

Każdy przedsiębiorca wystawiając fakturę musi stosować się do regulacji ustawy. Oznacza to, że nie ma możliwości wystawienia faktury wcześniej niż na 30 dni przed realizacją usługi lub dostarczeniem towaru, uzyskaniem części lub całości zapłaty. Jednocześnie faktura musi zostać wystawiona w terminie nie późniejszym, niż do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu finalizacji transakcji (przykład: jeśli transakcja została zawarta w maju, to czas na wystawienie faktury liczony jest do 15 czerwca).

Dlatego też przedsiębiorca nie ma możliwości wystawienia faktury lub jej korekty wcześniej, niż wskazane 30 dni przed finalizacją transakcji oraz później, niż 15 dni kolejnego miesiąca.

Prawo dopuszcza zawarcie na fakturze wszystkich pozycji zawartej transakcji, w tak zwanej fakturze zbiorczej i wówczas kontrahent również nie ma możliwości ubiegania się o dokonanie korekty faktury.

Jeśli zatem sprzedający uwzględnił na fakturze wszystkie wymagane przez instytucje skarbowe informacje i nie popełnił żadnej pomyłki, to nie ma podstaw do wystawienia faktury korygującej.

Kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej?

Zmiany wprowadzone w ustawodawstwie dotyczącym podatku VAT, dotyczyły między innymi zniesienia konieczności uzyskiwania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej. Regulacje te obowiązują od 1 stycznia 2021 roku.

Do roku 2020, aby podatnik mógł ubiegać się o obniżenie podatku, musiał uzyskać potwierdzenie kontrahenta o otrzymaniu faktury korygującej. Obecnie ustawodawca dopuszcza pewną dowolność, jednak z uwzględnieniem poszanowania prawa podatkowego.

Za to, że podatnik może ubiegać się o zwrot podatku z wystawionej faktury korygującej opierając się na przykład na komunikacji mailowej z kontrahentem.

Kiedy odliczyć VAT od faktury korygującej?

Zasada, zgodnie z którą podatnik może odliczyć VAT od faktury korygującej jest uzależniona od dwóch czynników: czy następuje zwiększenie, czy zmniejszenie wartości faktury, do której wystawiono korektę.

• Jeżeli nabywca otrzymuje fakturę korygującą in minus, to musi jednocześnie zmniejszyć kwotę naliczonego podatku VAT za okres, w którym otrzymano dokument korygujący;
• Jeśli nabywca otrzyma fakturę korygującą in plus, zwiększenie podatku musi nastąpić w miesiącu, w którym otrzymał on dokumenty korygujące, w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, zakładając rozliczenie w skali miesiąca lub W dwóch okresach rozliczeniowych, zakładając rozliczenie kwartalne.

Dokonanie korekty faktury uwzględniającej zmniejszenie lub zwiększenie podatku VAT, powinno w konsekwencji również skutkować dokonaniem zmian o tym samym charakterze w fakturze pierwotnej.

Odliczanie VAT z faktury korygującej nie jest skomplikowanym procesem, W porównaniu z koniecznością wprowadzenia korekty podatków VAT należnego udanego sprzedającego. Wtedy też należy uwzględnić:

• In plus – moment, w którym sporządzono korektę do faktury oraz przyczyny korekty (kiedy i dlaczego faktura wymagała zaniesienia zmian).
• In minus – jest zależna od wskazania konkretnego okresu, w którym sprzedający otrzymał potwierdzenia akceptacji warunków korekty.

Kwestia wystawiania faktury korygującej oraz odliczenia lub naliczenia podatków VAT jest tematem wartym do poruszenia poza własnym księgowym, był uniknąć ewentualnych błędów i wyjaśnij w urzędzie skarbowym.

W jakim miesiącu zaksięgować korektę faktury?

Zasady księgowania faktury korygującej zostały opisane w art. 29a ustawy o VAT. Jeśli podatnik dokonuje korekty, która zmniejsza należności podatków VAT, należy dokonać jej za okres, w którym faktura uwzględniająca zmiany została wystawiona. Jest to informacja dla urzędu skarbowego, że podatnik ustalił wszystkie wymagane do wdrożenia korekty oraz rozliczenia podatku, zostały uzgodnione z kontrahentem. Jeśli natomiast podatnik jeszcze nie jest w posiadaniu faktury korygującej, to jej rozliczenie należy przesunąć na okres, w którym taką dokumentację otrzyma.

Jakie dokumenty mogą posłużyć jako uzgodnienie z nabywcą? Wszelkie dokumenty handlowe, aneksy wprowadzane do umowy, dowody zapłaty, potwierdzenia zaliczek lub korespondencja z kontrahentem.

Pytania i odpowiedzi

Co powinna zawierać faktura korygująca 2023? Wystawiając zatem fakturę korygującą należy pamiętać o zawarciu takich elementów jak:

• zachowanie właściwej numeracji faktury oraz aktualnej daty jej wystawienia;
• zawarcie numeru korygującego w Krajowym Systemie faktur elektronicznych, do faktury, która podlega korekcie;
• nadanie nowego numeru faktury, idąc za kolejnością wystawiania;
• pełne dane podatnika oraz nabywcy, razem z adresem;
• numer identyfikacji podatkowej podatnika;
• nazwę towaru lub usługi, która została objęta korektą.

Czy faktura korygująca musi być podpisana przez odbiorcę 2023? Dopuszcza się formy potwierdzenia otrzymania faktury korygującej w postaci:

• potwierdzenie otrzymania listu poleconego;
• sporządzenie notatki potwierdzające otrzymanie korekty;
• wysyłanie faksu;
• potwierdzenie otrzymania korekty wszelkimi kanałami komunikacji elektronicznej.

Kiedy nie można wystawić faktury korygującej? Każdy przedsiębiorca wystawiając fakturę musi stosować się do regulacji ustawy. To oznacza, że faktura nie może zostać wystawiona wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi, dostarczeniem towaru lub otrzymaniem częściowej lub pełnej zapłaty. Jednocześnie faktura musi zostać wystawiona w terminie nie późniejszym, niż do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu finalizacji transakcji (przykład: jeśli transakcja została zawarta w maju, to czas na wystawienie faktury liczony jest do 15 czerwca).

Kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej? Zmiany wprowadzone w ustawodawstwie dotyczącym podatku VAT, dotyczyły między innymi zniesienia konieczności uzyskiwania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej. Regulacje te obowiązują od 1 stycznia 2021 roku.

Kiedy odliczyć VAT od faktury korygującej? Zasada, zgodnie z którą podatnik może od liczyć VAT od faktury korygującej jest uzależniona od dwóch czynników: czy następuje zwiększenie, czy zmniejszenie wartości faktury, do której wystawiono korektę.

W jakim miesiącu zaksięgować korektę faktury? Korekta faktury powinna zostać zaksięgowana w miesiącu, w którym podatnik otrzymał dokumentację korygującą. Jeśli faktura korygująca nie znajduje się w posiadaniu podatnika, to księgowanie należy przenieść na okres, w którym podatnik pozyska dokumenty korygujące.

Danuta Kosikowska

Trener

Specjalista kadr i płac. Wykładowca Stowarzyszenia Księgowych w Polsce OO w Gdańsku na kursach Kadry i Płace. Opiekun Klubu Księgowo-Kadrowego. Od 2019 roku wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku z zakresu kadr i płac oraz rachunkowości.  Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi. Od 2009 Kierownik Działu Kadr i Płac w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Dowiedz się więcej