Odpis na ZFŚS w 2026 roku – nowe kwoty i zasady naliczania Funduszu

W 2026 roku ponownie wzrosła wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Podstawą naliczania odpisów jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za 2025 rok lub za drugie półrocze 2025 roku –  w zależności od tego, która wartość jest wyższa. Dane dotyczące przeciętnego wynagrodzenia zostały opublikowane przez Główny Urząd Statystyczny w lutym 2026 roku. Poznaj aktualne kwoty odpisów na ZFŚS obowiązujące w 2026 roku oraz najważniejsze zasady związane z tworzeniem i funkcjonowaniem Funduszu.

Spis treści:

• Co przyjmuje się za podstawę odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
• Wysokość odpisu na ZFŚS – wartości procentowe
• Kwoty odpisu na ZFŚS w 2026 r.
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a świadczenie urlopowe
• Jak obliczyć odpis na ZFŚS przy niepełnym etacie?
• Korekta odpisu na ZFŚS po zakończeniu roku
• Najczęstsze błędy przy naliczaniu odpisu na ZFŚS
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w pigułce

Co przyjmuje się za podstawę odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Podstawą naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego – jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było wyższe.

W 2026 roku podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 roku, które wyniosło 7848,60 zł. Oznacza to kolejny wzrost wysokości odpisów oraz świadczeń finansowanych z Funduszu.

Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę naliczenia Funduszu.

Wysokość kwoty odpisu na ZFŚS – wartości procentowe

Wysokość odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych uzależniona jest od kategorii osób, na które dokonywany jest odpis.

Odpis podstawowy wynosi:

• 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia – na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach,
• 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia – na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze,
• 5%, 6% lub 7% przeciętnego wynagrodzenia – na pracowników młodocianych odpowiednio w pierwszym, drugim i trzecim roku nauki.

Fundusz może zostać dodatkowo zwiększony między innymi na osoby posiadające orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, emerytów i rencistów objętych opieką socjalną pracodawcy oraz w przypadku prowadzenia zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego.

Kwoty odpisu na ZFŚS w 2026 roku

W związku z przyjęciem podstawy w wysokości 7848,60 zł, wysokość odpisów na ZFŚS w 2026 roku wynosi:

• 2943,23 zł – odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy,
• 3924,30 zł – odpis na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze,
• 392,43 zł – odpis na pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki,
• 470,92 zł – odpis na pracownika młodocianego w drugim roku nauki,
• 549,40 zł – odpis na pracownika młodocianego w trzecim roku nauki,
• 490,54 zł – zwiększenie odpisu na osobę posiadającą umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności,
• 490,54 zł – zwiększenie odpisu na każdego emeryta lub rencistę objętego opieką socjalną pracodawcy.

Należy pamiętać, że ostateczna wysokość środków przekazywanych na Fundusz zależy od przeciętnego planowanego oraz rzeczywistego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Zakładowy Fundusz świadczeń Socjalnych a świadczenie urlopowe

Przypomnijmy, że obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczy pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Fundusz muszą również utworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, jeżeli z odpowiednim wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą dobrowolnie zdecydować o utworzeniu ZFŚS lub wypłacaniu świadczenia urlopowego.

Należy zwrócić uwagę, że jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego przypadającego na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Wzrost podstawy naliczania odpisów w 2026 roku oznacza również wzrost maksymalnej wysokości świadczenia urlopowego.

Pracodawcy zobowiązani są przekazać na rachunek Funduszu co najmniej 75% naliczonego odpisu do 31 maja 2026 roku. Pozostała część odpisu oraz ewentualne zwiększenia powinny zostać przekazane do 30 września 2026 roku.

Jak obliczyć odpis na ZFŚS przy niepełnym etacie?

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość odpisu na ZFŚS ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Oznacza to, że pracownik zatrudniony na 1/2 etatu generuje odpis w wysokości połowy kwoty przewidzianej dla pracownika pełnoetatowego. Takie rozwiązanie ma zastosowanie zarówno przy planowaniu odpisów, jak i przy dokonywaniu późniejszych korekt związanych z rzeczywistym zatrudnieniem.

Pracodawca powinien na bieżąco monitorować zmiany w poziomie zatrudnienia, ponieważ wpływają one na ostateczną wysokość środków, które należy przekazać na rachunek Funduszu.

Korekta odpisu na ZFŚS po zakończeniu roku

Naliczanie odpisu na podstawie planowanego zatrudnienia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku późniejszej weryfikacji danych. Po zakończeniu roku kalendarzowego należy porównać planowaną liczbę zatrudnionych z faktycznym przeciętnym zatrudnieniem osiągniętym w danym roku.

Jeżeli okaże się, że odpis został naliczony w zbyt niskiej wysokości, pracodawca powinien uzupełnić brakujące środki. W przypadku nadpłaty środki pozostają na rachunku Funduszu i mogą zostać wykorzystane na działalność socjalną w kolejnych latach.

Najczęstsze błędy przy naliczaniu odpisu na ZFŚS

Pomimo że zasady funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązują od wielu lat, pracodawcy nadal popełniają błędy przy ustalaniu wysokości odpisów. Jednym z najczęstszych problemów jest nieprawidłowe ustalenie przeciętnego zatrudnienia, które stanowi podstawę do naliczenia środków przekazywanych na Fundusz. W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których pracodawcy nie dokonują wymaganej korekty rocznej lub błędnie kwalifikują osoby uprawnione do zwiększeń odpisu.

Problemy pojawiają się także przy przyznawaniu świadczeń socjalnych. Warto pamiętać, że pomoc finansowana ze środków ZFŚS nie może być przyznawana wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości. Przepisy wymagają uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Przyznawanie świadczeń według zasady „po równo” może zostać uznane za naruszenie przepisów ustawy o ZFŚS.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w pigułce

Na co przeznaczyć można środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Środki zgromadzone na rachunku Funduszu mogą zostać przeznaczone między innymi na:

• pomoc mieszkaniową,
• zapomogi losowe,
• pomoc materialną dla pracowników,
• dofinansowanie wypoczynku,
• działalność sportowo-rekreacyjną,
• działalność kulturalno-oświatową,
• opiekę nad dziećmi w żłobkach i klubach dziecięcych.

Kto może korzystać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Ze świadczeń finansowanych z ZFŚS mogą korzystać:

• pracownicy i członkowie ich rodzin,
• emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu pracy,
• członkowie rodzin emerytów i rencistów,
• inne osoby wskazane w regulaminie Funduszu.

Kto zarządza Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych?

Administratorem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest pracodawca. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny i nadal mogą być wykorzystywane wyłącznie na działalność socjalną określoną w przepisach ustawy o ZFŚS.

Prawidłowe naliczanie odpisów oraz zgodne z przepisami gospodarowanie środkami Funduszu pozwala uniknąć błędów podczas kontroli oraz zapewnia pracownikom realne wsparcie socjalne dostosowane do ich sytuacji życiowej i materialnej.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi:

Czy pracownik zatrudniony w trakcie roku jest uwzględniany przy naliczaniu odpisu?

Tak. Przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia uwzględnia się osoby zatrudnione w ciągu roku. Wpływa to na wysokość odpisu oraz ewentualną korektę dokonywaną po zakończeniu roku kalendarzowego.

Czy środki zgromadzone na ZFŚS przepadają z końcem roku?

Nie. Niewykorzystane środki pozostają na rachunku Funduszu i przechodzą na kolejny rok. Mogą być nadal wykorzystywane wyłącznie na cele socjalne zgodne z ustawą oraz regulaminem ZFŚS.

Czy pracownik na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim może korzystać ze świadczeń z Funduszu?

Co do zasady tak. Osoby pozostające w stosunku pracy zachowują status pracownika i mogą korzystać ze świadczeń socjalnych na zasadach określonych w regulaminie Funduszu.

Czy pracodawca może dowolnie ustalać wysokość dopłat z ZFŚS?

Nie. Przyznawanie świadczeń powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Regulamin może określać kryteria przyznawania pomocy, jednak nie mogą one naruszać zasad wynikających z ustawy.

Czy odpis na ZFŚS można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Tak, jednak pod określonymi warunkami. Co do zasady kosztem podatkowym są środki faktycznie przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czy pracownik musi składać wniosek o przyznanie świadczenia socjalnego?

W większości przypadków tak. Procedura zależy od regulaminu obowiązującego u danego pracodawcy. Najczęściej konieczne jest złożenie wniosku oraz dokumentów pozwalających ocenić sytuację socjalną osoby ubiegającej się o wsparcie.

Czy świadczenia finansowane z ZFŚS podlegają opodatkowaniu?

Zależy to od rodzaju świadczenia oraz obowiązujących zwolnień podatkowych. Niektóre świadczenia mogą korzystać z preferencji podatkowych, natomiast inne podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Czy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać z ZFŚS?

Nie. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest instytucją związaną z zatrudnianiem pracowników. Osoba prowadząca działalność wyłącznie na własny rachunek nie korzysta ze świadczeń finansowanych z Funduszu.