Regulaminy pracy - Co powinien zawierać regulamin pracy po nowelizacji Kodeksu Pracy?

Współczesny rynek pracy opiera się na zasadach, które mają na celu zapewnić klarowność i sprawiedliwość w miejscu pracy. Jednym z kluczowych dokumentów, który wprowadza te zasady, jest regulamin pracy.

Spis treści: 

• Czym jest regulamin pracy
• Kiedy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, a kto jest zwolniony z tego obowiązku
• Kiedy pracownik musi zapoznać się z regulaminem pracy
• Co powinien zawierać prawidłowy regulamin pracy w 2023 roku
• Jakie konsekwencje i komu grożą za brak przygotowania regulaminu pracy

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to pisemny dokument, który określa zasady funkcjonowania w miejscu pracy. Jest to rodzaj umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikami, który ustala prawa i obowiązki obu stron. Regulamin pracy może dotyczyć różnych aspektów zatrudnienia, takich jak czas pracy, wynagrodzenia pracownicze, urlopy pracownicze, usprawiedliwianie nieobecności w pracy, dyscyplina pracy, czy też zasady bezpieczeństwa, porządek w procesie pracy, zasady przebywania na terenie zakładu pracy i higieny pracy. Jest to narzędzie, które pomaga uregulować i uporządkować życie zawodowe pracowników i danego pracodawcy.

Kiedy należy utworzyć regulamin pracy?

To, czy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, zależy od liczby pracowników z którymi nawiązał on stosunek pracy na podstawie umowy o pracę. Należy pamiętać, że wliczeni są w to także pracownicy, którzy przebywają na zwolnieniu lub w delegacji służbowej. W związku z tym, obowiązek tworzenia regulaminu pracy mają:

• Pracodawcy, którzy zatrudniają od 20 do 50 pracowników na podstawie umów o pracę, ale tylko w przypadku kiedy o wprowadzenie takiego regulaminu zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa i w tym czasie nie obowiązuje w zakładzie pracy układ zbiorowy pracy.
• Pracodawcy, którzy zatrudniają nie mniej niż 50 pracowników na podstawie umów o pracę, jeżeli w danym zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy.

Kto jest zwolniony z obowiązku tworzenia regulaminu pracy?

Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, to nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy. Jednakże, nawet w przypadku mniejszych przedsiębiorstw, warto rozważyć stworzenie takiego dokumentu, ponieważ może on pomóc w uregulowaniu wielu kwestii związanych ze stosunkiem pracy. Jeżeli zostanie stworzony należy go obligatoryjnie przestrzegać.

Kiedy pracownik musi zapoznać się z regulaminem zakładu pracy?

Pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z zasadami regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez pracownika świadczenia pracy. Warto zaznaczyć, że pracodawca musi udzielić pracownikowi odpowiednich wyjaśnień dotyczących regulaminu, a pracownik ma prawo zgłosić swoje uwagi lub zastrzeżenia wobec jego treści.

Pracodawca może poinformować pracownika o treści regulaminu poprzez przekazanie wydrukowanej treści regulaminu, przesłanie treści regulaminu drogą mailową, umieszczenie treści regulaminu na tablicy ogłoszeń lub pozostawienie regulaminu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników (np. sekretariacie czy dziale kadr/HRu).

Co powinien zawierać regulamin pracy w 2023 roku?

Prawidłowy regulamin pracy powinien zawierać szereg kluczowych informacji, takich jak:

1. Czas pracy: Określenie standardowych godzin przebywania na terenie zakładu pracy, czyli rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czasu przeznaczonego na przerwy, a także w razie konieczności zasady świadczenia pracy w porze nocnej.
2. Wynagrodzenie: Informacje dotyczące wynagrodzenia, w tym stawki, terminy wypłat, oraz ewentualne premie i dodatki.
3. Urlopy: Regulacje dotyczące urlopów płatnych i bezpłatnych, procedury ich zgłaszania oraz okresy wypowiedzenia.
4. Dyscyplina pracy: Sankcje za naruszenie przepisów regulaminu, procedury rozwiązywania sporów oraz zasady postępowania przy zwolnieniach.
5. Bezpieczeństwo i higiena pracy: Zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym obowiązki pracowników i pracodawcy w tym zakresie.
6. Inne informacje: Regulamin może zawierać także inne informacje istotne dla konkretnej branży lub firmy, takie jak zasady korzystania z narzędzi i sprzętu, regulacje dotyczące pracy zdalnej i kontroli trzeźwości w tym kar za nieprzestrzeganie trzeźwości w miejscu pracy, spis prac niedozwolonych dla pracowników młodocianych czy kobiet w ciąży, czy politykę dotyczącą ochrony danych osobowych.

Czy nowelizacja Kodeksu Pracy wymuszą zmianę regulaminu pracy w całości?

Nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, nie wprowadza konieczności zmian całego dotychczasowego regulaminu pracy, który obowiązuje w zakładzie pracy.
Należy jednak przeanalizować dotychczasowy regulamin pracy, aby upewnić się, że wszystkie zapisy znajdujące się w nim, nie muszą zostać zaktualizowane. W przypadku zlecania pracy zdalnej przez pracodawcę czy możliwości przeprowadzania przez niego kontroli trzeźwości w miejscu pracy, warto stworzyć odrębne regulaminy, które powinny jasno określać zasady świadczenia pracy zdalnej czy zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości w miejscu pracy.

Jak zmienić regulamin pracy po nowelizacji?

Po nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku pracodawcy powinni zwrócić uwagę na to, że warto zawrzeć w regulaminach pracy zasady dotyczące:

• równego traktowania w zatrudnieniu;
• polityki szkoleniowej pracowników;
• przerw w pracy po zmianach;
• zwolnień od pracy spowodowanych świadczeniem opieki nad dzieckiem;
• zatrudniania rodzica w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych;
• udzielania urlopów rodzicielskich po zmianach;
• nowych uprawnień pracowników związanych np. z urlopami z powodu działania siły wyższej;

Uwaga! Wszelkie zmiany związane z regulaminem pracy powinny zostać skonsultowane z zakładową organizacją związkową (jeżeli taka istnieje). Powinny być także ogłoszone w sposób przyjęty przez pracodawcę w danym zakładzie pracy. Zmiany w regulaminie pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od ogłoszenia zmian pracownikom.

Co grozi za złamanie zasad regulaminu pracy przez pracowników lub pracodawcę?

Złamanie zasad regulaminu pracy może skutkować różnymi konsekwencjami zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Dla pracodawcy są to:

1. Sankcje prawne: Pracodawca może być poddany sankcjom przewidzianym za naruszenie przepisów dotyczących regulaminu pracy, np. sankcje finansowe.
2. Rozwiązanie umów: Jeśli pracodawca nie przestrzega regulaminu pracy w sposób systematyczny i narusza prawa pracowników, może to prowadzić do możliwości rozwiązania umów o pracę przez pracowników lub ich organizacje zawodowe.
3. Pozwy sądowe: Pracownicy lub ich reprezentanci mogą wnieść sprawę do sądu w przypadku naruszenia przepisów regulaminu pracy. To może prowadzić do procesów sądowych i obciążenia pracodawcy kosztami związanymi z obroną przed roszczeniami pracowników.
4. Szkody wizerunkowe: Naruszenie zasad regulaminu pracy, szczególnie w kontekście bezpieczeństwa i higieny pracy, może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy i prowadzić do utraty klientów lub partnerów biznesowych.

Dla pracownika konsekwencje złamania zasad prawa pracy zawartych w regulaminie dotyczą:

1. Sankcji dyscyplinarnych: Pracownik, który narusza regulamin pracy, może być poddany sankcjom dyscyplinarnym, takim jak ostrzeżenia, zawieszenia lub nawet zwolnienie dyscyplinarne. Sankcje zależą od powagi naruszenia i polityki firmy.
2. Zmniejszenia wynagrodzenia: W niektórych przypadkach, np. jeśli naruszenie regulaminu pracy wiąże się z niewykonaniem obowiązków lub stratą dla firmy, pracodawca może nałożyć na pracownika karę finansową lub zmniejszyć jego wynagrodzenie.
3. Pozwów sądowych: Jeśli pracodawca uważa, że pracownik działa na jego niekorzyść i łamie regulamin pracy, może wnieść sprawę do sądu w celu dochodzenia roszczeń, takich jak odszkodowanie.
4. Strata zaufania pracodawcy: Złamanie regulaminu pracy może prowadzić do utraty zaufania pracodawcy i wpłynąć na przyszłe szanse zatrudnienia i awansu.

Najważniejsze informacje o zmianie w regulaminie pracy

W 2023 roku nastąpiła istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która wprowadziła szereg zmian dotyczących regulaminu pracy. Nowe przepisy dotyczące czasu pracy, porządku w procesie pracy oraz przebywania na terenie zakładu pracy mają zastosowanie zwłaszcza w firmach zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Nowe przepisy nakładają obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy u danego pracodawcy. Regulamin musi zawierać informacje dotyczące praw i obowiązków pracodawcy oraz pracowników, a także zakładowej organizacji związkowej. Dodatkowo, regulamin musi określać wykaz stanowisk pracy oraz wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym.

Warto zaznaczyć, że regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od jego ogłoszenia pracownikom. Pracodawca jest zobowiązany do potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności na terenie zakładu pracy w czasie pracy.

Nowe przepisy nakładają również obowiązki dotyczące higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a pracodawca ma obowiązek informować pracowników o ryzyku zawodowym. Istnieje również odpowiedzialność porządkowa pracowników, którzy muszą przestrzegać regulaminu pracy.

Jak utworzyć nowy regulamin pracy po nowelizacji - Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu Pracy w 2023 roku wprowadziła istotne zmiany dotyczące regulaminu pracy, które mają zastosowanie zwłaszcza w firmach zatrudniających mniej niż 50 pracowników. Regulamin pracy powinien zawierać informacje dotyczące czasu pracy, organizacji i porządku w procesie pracy oraz związane z tym prawa. Dodatkowo, regulamin musi określać środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, a także informacje o karach. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa i regulacji w miejscu pracy oraz dostosowanie ich do współczesnych standardów.

Podsumowując, regulamin pracy jest istotnym dokumentem regulującym wiele aspektów zatrudnienia. Dla pracowników stanowi on ważne źródło informacji dotyczących ich praw i obowiązków, a dla pracodawców ułatwia zarządzanie personelem oraz zapewnia klarowność w zakresie zasad pracy. Brak regulaminu pracy może skutkować różnymi problemami, dlatego warto zadbać o jego sporządzenie. Warto również zaktualizować regulamin pracy po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku.

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Co musi być w regulaminie pracy w 2025 r.?

W 2025 roku w regulaminie pracy zawarte muszą zostać informacje takie jak:

• sposób organizacji pracy oraz warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, jak i po jej zakończeniu, 
• systemu i rozkłady czasu pracy, 
• okresy rozliczeniowe, 
• wyposażenie pracowników w tym obuwie i odzież ochronna, 
• częstotliwość wypłat dla pracowników oraz ich wysokość, 
• praca w porze nocnej, 
• prace wzbronione pracownikom, pracownikom młodocianym i kobietom, 
• prace dozwolone dla pracowników, 
• przepisy BHP w miejscu pracy, 
• wykaz stanowisk i obowiązków dozwolonych dla pracowników młodocianych, którzy odbywają przygotowania zawodowe, 
• możliwość potwierdzania i usprawiedliwiania nieobecności w miejscu pracy. 

Regulamin pracy to wewnątrzzakładowy dokument, który obowiązuje zarówno pracodawcę, jak i pracowników. 

Co grozi za brak regulaminu pracy?

Pracodawca, który zobowiązany jest do utworzenia regulaminu pracy i nie wykonał swoich obowiązków, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Takie działanie skutkować może nałożeniem kary grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. 

Przypomnijmy, że regulamin pracy należy utworzyć wtedy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników świadczących pracę na podstawie umowy o pracę oraz, gdy pracodawca zatrudnia więcej niż 20, jednak mniej niż 50 pracowników świadczących pracę na podstawie umowy o pracę a organizacja związkowa (jeżeli istnieje) wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy. 

Czy pracownik może zrobić zdjęcie regulaminu pracy?

Regulamin pracy zaczyna obowiązywać po 2 tygodniach od chwili poinformowania o tym fakcie pracowników. Pracodawca zobligowany jest do zapoznania pracowników z treścią regulaminu. Dokonać można tego poprzez wywieszenie dokumentu na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników, pozostawienie regulaminu pracy w miejscu łatwo dostępnym dla pracowników lub rozesłanie dokumentu za pomocą poczty elektronicznej.

Co grozi pracownikowi za złamanie regulaminu pracy?

Za złamanie regulaminu pracy pracownik powinien ponieść określone konsekwencje. Do konsekwencji tych należeć może upomnienie, nagana lub grzywna, a także zwolnienie z pracy. 

Regulamin pracy – kiedy jest obowiązkowy?

Regulamin pracy obowiązkowy jest wtedy, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia co najmniej 50 pracowników na podstawie umowy o pracę. 

Regulamin pracy należy również utworzyć na wniosek organizacji związkowych działających w firmie, która zatrudnia od 20 do 50 pracowników na podstawie umowy o pracę. 

Regulamin pracy NIE jest obligatoryjny, gdy pracodawca zatrudnia na podstawie umowy o pracę mniej niż 20 pracowników oraz, gdy zatrudnia od 20 do 50 pracowników, jednak zakładowa organizacja związkowa nie wystąpiła z żądaniem o jego utworzenie. 

Czego nie może być w regulaminie pracy?

Regulamin pracy nie może zawierać zapisów mniej korzystnych dla pracowników niż te określone w Kodeksie pracy, innych ustawach, aktach wykonawczych oraz układach i porozumieniach zbiorowych. Ponadto, regulamin pracy jest uznawany za nieważny, jeśli narusza zasady równego traktowania pracowników.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej