Prowadzenie ewidencji czasu pracy od A do Z – jak prowadzić ją poprawnie?

Każdy pracodawca zobligowany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy dla zatrudnionych pracowników. Obowiązujące przepisy wskazują, że dokument ten jest niezbędny do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika, a także innych świadczeń takich jak dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych lub nocnych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy, a także czy dla każdego pracownika należy ją prowadzić. 

Spis treści:

• Czym jest ewidencja czasu pracy pracownika?
• Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czy to, to samo?
• Jakie dokumenty powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
• Jakie symbole należy stosować w ewidencji czasu pracy, aby dokument ten był wypełniony prawidłowo?
• Dla jakich pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy?
• Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy?
• Czy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy?
• Czy dokument ewidencji czasu pracy w formie papierowej jest niezbędny? Czy trzeba drukować?
• Jak przechowywać ewidencję czasu pracy?

Czym jest ewidencja czasu pracy pracownika?

Ewidencja czasu pracy to dokument, który zawiera niezbędne informacje o czasie pracy pracownika, które są podstawą do wyliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń. Należy tutaj podkreślić, że dokument ten prowadzony jest indywidualnie dla każdego pracownika. Dokument ten skontrolować może Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).

Ewidencja czasu pracy pozwala zweryfikować również, czy prawa pracownika do dobowego odpoczynku są respektowane.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Więcej na temat czasu pracy dowiesz się ze szkolenia Czas pracy 2024/2025 - warsztaty praktyczne. Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia:

Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czy to, to samo?

Pamiętaj, że ewidencja czasu pracy, a lista obecności to dwa różne dokumenty!

Niestety duża część pracodawców stale popełnia ten sam błąd, uważając, że ewidencja czasu pracy i lista obecności to ten sam dokument. W takich przypadkach, pracodawcy nie prowadzą ewidencji czasu pracy, a dane dotyczące nadgodzin, pracy w godzinach nocnych czy urlopów zapisują na liście obecności. Należy tutaj podkreślić, że lista obecności, to dokument, który poświadcza jedynie stawienie się pracownika w miejscu pracy i godzinę opuszczenia zakładu pracy. Co ciekawe, lista obecności to dokument, który nie jest obowiązkowy. Lista obecności powinna zawierać podpis pracownika.

Ewidencja czasu pracy to dokument obligatoryjny, na którym pracownik nie musi składać podpisu. Dokument ten służy obliczeniu prawidłowej kwoty wynagrodzenia za przepracowany czas. Dokument ten może mieć formę miesięczną lub roczną. Należy jednak pamiętać, aby był on prowadzony na bieżąco.

Jakie dokumenty powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Zgodnie z Rozporządzeniem ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od 1 stycznia 2019 roku karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informację o:

• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie przepracowanych godzina wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• liczbie dni wolnych od pracy wraz z informacją o tytule ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru, a także godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejscem jego pełnienia,
• liczbie ustawowych zwolnień od pracy wraz ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia,
• liczbie usprawiedliwionych nieobecności wraz z informacją o ich rodzaju,
• liczbie nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, jeżeli jej wykonywanie dozwolone jest w celu nabycia przygotowania zawodowego.

Informacje te pozwalają zweryfikować to, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy o dobie pracowniczej, a także czy pracownik zapewniony ma dobowy odpoczynek.

Co zawiera karta ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy powinna również zawierać m.in. dokumenty takie jak:

• wniosek o zamianę wykonanej pracy w godzinach nadliczbowych na czas wolny,
• wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosek o ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy w przypadku, gdy rodzic wychowuje co najmniej jedno dziecko do ukończenia przez nie 14 roku życia,
• wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym jest objęty,
• wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosek o stosowanie systemu czasu pracy, w którym pracownik świadczy pracę jedynie w weekendy i święta,
• wniosek o stosowanie rozkładu czasu pracy, który umożliwia rozpoczynanie pracy w różnych godzinach,
• wniosek o ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,
• wniosek o ubieganie się i korzystanie z urlopu opiekuńczego,
• dokumenty związane z zadaniowym systemem czasu pracy,
• zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienia w systemie przerywanego czasu pracy.

Pamiętaj, że wnioski o urlop wypoczynkowy należy przechowywać w innym miejscu.

Jakie symbole należy stosować w ewidencji czasu pracy, aby dokument ten był wypełniony prawidłowo?

Najczęściej stosowane oznaczenia w ewidencji czasu pracy to m.in.:

1. Symbole dotyczące usprawiedliwionej nieobecności w ewidencji czasu pracy:

• CH – chorobowe,
• Um – urlop macierzyński,
• Ur/Urodz – urlop rodzicielski,
• Uj/Uojc – urlop ojcowski,
• UŻ – urlop na żądanie.

1. Symbole dotyczące zwolnienia od pracy w ewidencji czasu pracy:

• Op – opieka nad dzieckiem do 14 roku życia,
• Uo – urlop okolicznościowy,
• BL – badania lekarskie.

1. Symbole dotyczące dni wolnych od pracy w ewidencji czasu pracy:

• S – sobota,
• N – niedziela,
• WK – dzień wolny z oddanie krwi,
• WŚ – dzień wolny za pracę w święto.

Dla jakich pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy?

W niektórych przypadkach pracodawca ma prawo do prowadzenia uproszczonej ewidencji czasu pracy pracownika, w której nie uwzględnia się ewidencjonowania godzin pracy, jednak nadal obligatoryjne jest umieszczenie informacji i dokumentów określonych Rozporządzeniu Ministra, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej w par 6 pkt 1 lit.. b - d

Art. 149 par 2 Kodeksu pracy jasno określa, że pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy w przypadku:

• pracowników, którzy zatrudnieni zostali w systemie zadaniowego czasu pracy,
• pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• pracowników, którzy otrzymują ryczałt za pracę w porze nocnej lub pracę w godzinach nadliczbowych.

Jak już wspomniano, należy pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję dyżurów, urlopów, a także nieobecności w pracy z powodu choroby, opieki nad dzieckiem czy innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych obecności w miejscu pracy.

Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy?

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Czyn ten zagrożony jest karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Pracodawca, który fałszuje dokument, jakim jest ewidencja czasu pracy, popełnia przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, które zagrożone jest karą grzywny lub pozbawienia wolności.

Czy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy?

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy, co określają przepisy Kodeksu pracy. Art 149 par 1 dokładnie opisuje, że pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, aby możliwe było prawidłowe wyliczenie kwoty wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca zobligowany jest również do udostępnienia dokumentu pracownikowi na jego wniosek.

Za prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika odpowiedzialny jest pracodawca. Co do zasady, może on jednak wyznaczyć osobę (kierownika działu kadr czy pracownika działu kadr), której zleci prowadzenie tej czynności.

Czy dokument ewidencji czasu pracy w formie papierowej jest niezbędny? Czy trzeba drukować?

Pracodawca ma prawo wybrać, w jakiej formie prowadzona będzie ewidencja czasu pracy. Dokument ten można prowadzić w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Należy jednak pamiętać, że decydując się na prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie papierowej, należy zabezpieczyć odpowiednie warunki do przechowywania tego dokumentu, które uniemożliwiają jej zniszczenie, uszkodzenie czy wgląd osób niepożądanych.

Jak przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy prowadzona w formie elektronicznej powinna spełniać określone warunki, które dokładnie zostały opisane w rozdziale 3 i 4 wspomnianego już Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepisy te określają m.in., że dokumentacja w formie elektronicznej:

• musi być odpowiednio zabezpieczona przed jej utratą, uszkodzeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych,
• musi być stale dostępna dla osób upoważnionych,
• musi posiadać określone procedury wprowadzania zmian. Forma elektroniczna musi być odpowiednio zabezpieczona i uniemożliwiać dokonywanie zmian niezgodnych z procedurami.

Chcesz dowiedzieć się więcej o kluczowych zmianach w prawie pracy?

Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia Pracownik od zatrudnienia do zwolnienia

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej