Wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej – zmiana stanowiska ZUS w zakresie konieczności jego uzupełnienia do celów zasiłkowych.

W kwietniu 2023 r. nowelizacja przepisów kodeksu pracy wprowadziła pracownikom możliwość korzystania z dwóch nowych rodzajów urlopu: urlopu opiekuńczego oraz urlopu z powodu siły wyższej. Pracownik za dzień urlopu opiekuńczego nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Natomiast za nieobecność z powodu siły wyższej zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia.

Spis treści:

• Jak obliczyć wynagrodzenie za nieobecność w pracy - pełen wymiar
• Obniżenie wynagrodzenia za zwolnienie nieusprawiedliwione
• Wynagrodzenie - charakter stały i zmienny
• Wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej - komunikat ważny do 7 sierpnia 2024
• Wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej - komunikat ważny do 19 września 2024
• Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej aktualnie (od 19 września 2024 r)

Jak obliczyć wynagrodzenie za nieobecność w pracy - pełen wymiar

Przechodząc do zagadnień zasiłkowych, najpierw w dużym skrócie omówimy zasady dotyczące ustalania podstawy wymiaru zasiłku i wpływu na tę podstawę nieobecności pracownika. Podstawę wymiaru zasiłków stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymał za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku. W przypadku krótszego okresu zatrudnienia przeciętne wynagrodzenie jest wyliczane za pełne miesiące zatrudnienia.

Obniżenie wynagrodzenia za zwolnienie nieusprawiedliwione

Jeżeli w którymś z miesięcy służących do ustalenia podstawy wymiaru zasiłków wynagrodzenie było obniżone, to należy sprawdzić, czy powodem była usprawiedliwiona, czy nieusprawiedliwiona nieobecności. Gdy przyczyną obniżenia wynagrodzenia jest nieobecność nieusprawiedliwiona, to wynagrodzenie za ten miesiąc pozostawiamy w faktycznej wysokości bez możliwości jego uzupełnienia. 

Natomiast gdy stwierdzimy, że powodem obniżenia wynagrodzenia jest usprawiedliwiona nieobecność, to w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy pracownik tym miesiącu przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Jeśli nie przepracował tego minimum, to ten miesiąc „wyrzucamy” i liczymy przeciętne wynagrodzenie z pozostałych miesięcy. Gdyby jednak przepracował połowę obowiązującego go czasu pracy, to ten miesiąc pozostawiamy, a wynagrodzenie uzupełniamy, a więc doprowadzamy do wysokości, jaką by pracownik otrzymał gdyby przepracował cały ten miesiąc. Sposób uzupełnienia jest uzależniony od rodzaju wynagrodzenia, co ma istotne znaczenie do dalszych rozważań dotyczących wynagrodzenia za urlop z powodu siły wyższej.

Sprawdź również nasze szkolenie: Zasiłki od A do Z. Kliknij grafikę poniżej i poznaj jego program:

Wynagrodzenie - charakter stały i zmienny

Gdy wynagrodzenie lub składniki wynagrodzenia mają charakter stały, to uzupełniamy je poprzez przyjęcie ich wysokości z umowy o pracę. Jeżeli wynagrodzenie lub składnik wynagrodzenia ma charakter zmienny, to uzupełniamy dzieląc kwotę otrzymanego za przepracowaną część miesiąca wynagrodzenia zmiennego, przez dni robocze, jakie przepracował, a następnie mnożąc przez dni, jakie miał w tym miesiącu obowiązek przepracować. 

Nieobecności usprawiedliwione, za które uzupełniamy wynagrodzenie to nieobecności zasiłkowe, dni urlopu bezpłatnego oraz dnia nowego urlopu opiekuńczego. Natomiast dni, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, pomimo nieobecności w pracy, do celów zasiłkowych traktuje się jako obecność w pracy. Do tego rodzaju nieobecności zaliczamy dni urlopu wypoczynkowego, opieka z art. 188 k.p. czy dzień wolny w związku z oddawaniem krwi. 

Wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej - komunikat ważny do 7 sierpnia 2024

No i w tym momencie dochodzimy do kluczowego zagadnienia, czyli wynagrodzenia za dni urlopu udzielonego z powodu siły wyższej. Za dni tego urlopu, z którego może pracownik korzystać w sposób godzinowy, zachowuje on prawo do wynagrodzenia. Z tego powodu ZUS komunikował nam, że dni tego urlopu należy traktować jak urlop wypoczynkowy, czyli obecność w pracy, a obniżonego wynagrodzenia nie należy uzupełniać do celów zasiłkowych. Takie stanowisko ZUS prezentował od kwietnia 2023 r., a więc od wejścia w życie nowelizacji kodeksu pracy. W grudniu 2023 r. nastąpiła zmiana stanowiska. Konkretnie, 27 grudnia 2023 r. dowiedzieliśmy się, że obniżone wynagrodzenie za urlop udzielony z powodu siły wyższej należy do celów zasiłkowych uzupełniać. 

Niestety ta informacja nie zawiera wskazań, jak mamy tę nieobecność uzupełniać i jak traktować ten dzień urlopu, czy jako obecność w pracy, czy jako nieobecność w pracy. Logiczne wydawałoby się, że jako nieobecność, ale wówczas była wątpliwość jak traktować przy uzupełnianiu połowę wynagrodzenia za ten dzień.

Nasza ciekawość została zaspokojona (częściowo) dopiero w dniu 20 marca 2024 r. Z tą datą został na stronie internetowej ZUS opublikowany komunikat, zawierający (niezbyt szczegółowy) opis sposobu postępowania przy uzupełnianiu wynagrodzenia za urlop z powodu siły wyższej. Bardziej pomocne były trzy przykłady, których analiza pozwala wyciągnąć wnioski co do sposobu uzupełnienia w poszczególnych sytuacjach. 

W tym komunikacie z 20 marca 2024 mieliśmy trzy przykłady:

1. Pierwszy przykład pokazywał sytuację pracownika ze stałym wynagrodzeniem, któremu obniżone wynagrodzenie za dzienny urlop z powodu siły wyższej należało uzupełnić poprzez przyjęcie wynagrodzenia z umowy o pracę. I w tym zakresie nie było żadnych wątpliwości.
2. Drugi przykład dotyczył pracownika na dwóch dniach urlopu z powodu siły wyższej, który ma wynagrodzenie zmienne. Dni urlopu siły wyższej traktujemy jako usprawiedliwioną nieobecność. Sumę wynagrodzenia za pracę i za dni siły wyższej dzielimy przez dni przepracowane. Skoro w sumie wynagrodzenie jest połowa wynagrodzenia za dni urlopu siły wyższej, a dzielimy to przez dni bez siły wyższej, to dla każdego jest oczywiste, że po pomnożeniu przez dni, jakie miał obowiązek przepracowania, uzupełnione wynagrodzenie będzie zawyżone. ZUS dostrzegając to zawyżenie, nakazuje „zdjąć” to zawyżenie, poprzez odjęcie połowy dziennej stawki (suma wynagrodzenia i wynagrodzenia za urlop podzielone przez dni pracy bez siły wyższej) pomnożonej przez dni urlopu siły wyższej. Ten przykład budził już wątpliwość, tym bardziej że sam ZUS w tym „pomagał”, udzielając na infolinii błędnych informacji, że rzekomo w kwocie dzielonej przez dni przepracowane nie ma połowy wynagrodzenia za dni siły wyższej. Jednakże osoby tak twierdzące nie potrafiły odpowiedzieć, dlaczego w dalszej treści przykładu odejmujemy te „zawyżenie”. Nowy komunikat ZUS, do którego zaraz dojdziemy potwierdził, że takie informacje udzielane na infolinii były błędne. 
3. Trzeci przykład był najbardziej dyskusyjny. W stosunku do przykładu 2 różnił on się wyłącznie sposobem korzystania z urlopu siły wyższej, czyli w sposób godzinowy. A więc pracownik danego dnia był w pracy 6 godzin a dwie godziny był na tym urlopie , za który otrzymał połowę wynagrodzenia. W tym przypadku ZUS uznał, że on był tego dnia w pracy. W takim razie jak uzupełnić wynagrodzenie? ZUS wymyślił, że pomimo tego, że pracownik ma wynagrodzenie zmienne np. akordowe lub prowizyjne, to trzeba mu wynagrodzenie przeliczyć na stawki godzinowe, aby uzupełnić brakującą połowę wynagrodzenia za dwie godziny pracy. Wątpliwości wynikały z dwóch powodów. Stawka godzinowa, którą zastosował ZUS uważana, jest jako stałe wynagrodzenie. Po drugie nie ma podstawy prawnej pozwalającej uzupełniać wynagrodzenie za nieobecność godzinową. Przepisy pozwalają, a wręcz nakazują uzupełniać wynagrodzenie, ale wyłącznie za nieobecność dzienną. No, ale skoro ZUS sobie tak życzy, to należało ten przykład stosować.

To, co opisałem powyżej przetrwało do 7 sierpnia 2024 r. Pojawił się nowy komunikat, ale najpierw był on oznaczony starą datą 20 marca 2024 r. Pod wpływem uwag i sygnałów płatników zasiłków, ZUS dokonał zmiany daty tego komunikatu i wiemy, że to nastąpiło 7 sierpnia 2024 r.  Szkoda tylko, że stary komunikat nie jest widoczny na stronie ZUS, żeby za jakiś czas nie było uznane jako nieprawidłowe stosowanie komunikatu z 20 marca 2024 r., odmiennego niż komunikat z 7 sierpnia 2024 r.

Wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej - komunikat ważny do 19 września 2024

Nowy komunikat z 7 sierpnia 2024 r. całkowicie zmienia zasady uzupełniania z obniżonego wynagrodzenia za urlop udzielony z powodu siły wyższej.

Po pierwsze dowiadujemy się, że nawet w przypadku wynagrodzenia stałego nie należy uzupełniać wynagrodzenia według zasady dotyczących stałego wynagrodzenia. Uznano, że skoro wynagrodzenie za urlop siły wyższej jest wyliczane jak zmienny składnik wynagrodzenia, to cały miesiąc należy uzupełnić, traktując wszystkie składniki jako zmienne, nawet stałe miesięczne wynagrodzenie. Niezmiennie dni urlopu siły wyższej są uznawane jako dni nieobecności. Niezmiennie również sposób uzupełnienia powoduje zawyżenie wynagrodzenia, które należy następnie obniżyć, poprzez odjęcie od zawyżonej podstawy  kwoty stanowiącej ½ za każdy dzień siły wyższej. 

W tym sierpniowym komunikacie jest jeszcze jeden przykład dotyczący pracownika na wynagrodzeniu godzinowym. Jak już wiemy tego rodzaju wynagrodzenie, jest traktowane, jako stałe, a więc przy sile wyższej postępujemy jak w przykładzie pierwszym nowego komunikatu, traktując obniżone wynagrodzenie stałe jako wynagrodzenie zmienne.

Najciekawsze w tym komunikacie jest to, że nie ma żadnego przykładu, ani żadnego zdania odnoszącego się do nieobecności z powodu siły wyższej w zakresie godzinowy. Jaki z tego płynie wniosek? W mojej ocenie potwierdza to dotychczasowe twierdzenia osób spoza ZUS, że nie ma podstawy prawnej do uzupełniania usprawiedliwionej nieobecności krótszej niż dzień, że jest uzupełnianie wyłącznie dziennej nieobecności. Szkoda, że ZUS nie zakomunikował nam tego jednoznacznie w nowym komunikacie, tylko pomija milczeniem to zagadnienie.

Dowiedz się więcej na temat podstawy wymiaru zasiłków

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej aktualnie (od 19 września 2024 r)

No i ma dzień dzisiejszy mamy najnowszy komunikat oznaczony data 19 września 2024 r. Należy obiektywnie stwierdzić, że jest on najlepszy ze wszystkich dotychczas publikowanych przez ZUS. Jest najlepszy, ponieważ odnosi się do sytuacji wskazanych w pierwszym komunikacie, a pominiętych w drugim komunikacie, a sytuacje ze zmiennymi składnikami wynagrodzenia zostały zobrazowane większą ilością przykładów. Ponadto ZUS odniósł się również do składników wynagrodzenia przysługujących za okres dłuższy niż miesiąc.

Ten wrześniowy komunikat rozwiewa wątpliwości w zakresie postępowania ze stałym wynagrodzeniem lub stałymi składnikami wynagrodzenia. Postępujemy według znanej starej metody, że takie wynagrodzenie i takie składniki uzupełniamy, przyjmując wysokość określoną w umowie o pracę. Należy zwrócić uwagę, że tak postępujemy jeżeli nie mamy żadnego zmiennego składnika wynagrodzenia.

W przypadku gdy mamy zmienne wynagrodzenie lub stałe, ale są również zmienne składniki wynagrodzenia, to przy uzupełnianiu postępujemy tak jak w sytuacji gdy mieliśmy w jednym miesiącu urlop wypoczynkowy i usprawiedliwioną nieobecność, za którą zmienny składnik podlega uzupełnieniu. Wówczas nawet w sytuacji stałego wynagrodzenia zasadniczego stosujemy metodę uzupełniania jak dla wynagrodzenia zmiennego.

Należy również docenić w nowych przykładach jednoznaczne wskazanie, że kwota wynagrodzenia za urlop udzielony z powodu siły wyższej jest sumowana wraz z wynagrodzeniem za pracę i dalej jest dzielona przez dni przepracowane, w których nie ma dni urlopu siły wyższej. To powoduje zawyżenie uzupełnionego wynagrodzenia, co ZUS dostrzega i nakazuje odjąć 50% wyliczonego teoretycznego wynagrodzenia dziennego, za każdy dzień urlopu siły wyższej.

W tym ostatnim komunikacie ZUS potwierdził swoje stanowisko przedstawione w pierwszym komunikacie, że należy również uzupełniać wynagrodzenie obniżone za godzinowy urlop siły wyższej. Jeżeli pracownik ma wyłącznie stałe wynagrodzenie i stałe składniki to należy przyjąć wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę. Natomiast w przypadku zmiennych składników należy postępować odmiennie niż w przypadku dziennego urlopu siły wyższej, bo przecież dzień gdy pracownik był np. na dwóch godzinach urlopu, musi być potraktowany jako obecność w pracy. W takiej sytuacji mamy doliczać brakującą połowę wynagrodzenia, ponieważ sumę przychodów dzielimy przez godziny (tak, przez godziny), w których nie ma godzin urlopu siły wyższej.

Wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej - podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że wiemy dużo więcej po wrześniowym komunikacie, ale jednocześnie powróciły wątpliwości dotyczące uzupełniania godzinowej nieobecności, skoro dotychczas ZUS informował, że pomniejszone wynagrodzenie z powodu godzinowego wyjścia prywatnego bez odpracowania nie może być uzupełnione, bo uzupełniamy dni nieobecności usprawiedliwionej.

Chcesz lepiej poznać tematykę zasiłków? Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia:

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej