Przeniesienie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę zamiast ekwiwalentu - zasady

Zastanawiasz się, czy przeniesienie urlopu na kolejną umowę o pracę jest możliwe? Już na samym początku rozważań na temat możliwości przeniesienia urlopu wypoczynkowego należy podkreślić, że osobom zatrudnionym na umowę o pracę przysługuje określona ilość dni wolnych od pracy. W przypadku, gdy umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła a pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, w jakich przypadkach dopuszczalne jest przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę zamiast ekwiwalentu. 

Spis treści:

• Definicja urlopu wypoczynkowego
• Prawo do urlopu wypoczynkowego w czasie zatrudnienia na okres próbny
• Prawo do urlopu wypoczynkowego podczas zakończenia zatrudnienia na okres próbny
• Porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w kolejnym okresie zatrudnienia - treść i zasady
• Ekwiwalent za urlop - zasady

Definicja urlopu wypoczynkowego

Definicję urlopu wypoczynkowego znaleźć można w Kodeksie pracy. Art 152 Kodeksu pracy określa, że  “Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.” Należy podkreślić, że zgodnie z przepisami, pracownik nie ma prawa zrzec się urlopu.

W jaki sposób pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego?

Osoba, która po raz pierwszy podejmuje pracę, w danym roku kalendarzowym (od chwili podjęcia pracy wraz z upływem kolejnych miesięcy pracy) uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego jej do przepracowania w danym roku. Należy zauważyć, że prawo do kolejnego urlopu osoba zatrudniona nabywa w kolejnym roku kalendarzowym. 

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni – w przypadku pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
• 26 dni – w przypadku pracowników zatrudnionych minimum 10 lat.

W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika – pracownik zatrudniony na ½ etatu nabywa prawo do urlopu w wymiarze 10 lub 13 dni. 

Należy również podkreślić, że do okresu pracy wlicza się również nabyty tytuł ukończenia szkoły. Pamiętajmy jednak, że okresów nauki nie wolno sumować.

• Tytuł ukończenia zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej, przewidziany programem nauczania czas trwania nauki – nie więcej niż 3 lata.
• Tytuł ukończenia średniej szkoły zawodowej, przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej niż 5 lat.
• Tytuł ukończenia średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat.
• Tytuł ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata
• Tytuł ukończenia szkoły policealnej – 6 lat.
• Tytuł ukończenia szkoły wyższej – 8 lat.

Prawo do urlopu wypoczynkowego w czasie zatrudnienia na okres próbny

Pracownik, który został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny, również posiada prawo do urlopu wypoczynkowego. W przypadku nowo zatrudnionego pracownika, któremu przysługuje wymiar urlopu 20 dni (nie przepracował więcej niż 10 lat), a także w przypadku pracownika posiadającego staż pracy dłuższy niż 10 lat, wymiar urlopu powinien zostać naliczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. 

Przykład: Pan Karol, który posiada 12-letni staż pracy, został zatrudniony na okres próbny od 14 marca do 13 czerwca. Za 4 miesiące pracy urlop wypoczynkowy powinien zostać obliczony następująco: 26 dni należy podzielić przez 12 miesięcy, a następnie wynik pomnożyć przez 4 miesiące zatrudnienia. Z tak dokonanych obliczeń wynika, że pracownik nabył prawo do 9 dni urlopu. 

Prawo do urlopu wypoczynkowego podczas zakończenia zatrudnienia na okres próbny i rozpoczęcia zatrudnienia na czas określony/nieokreślony

W przypadku, w którym umowa o pracę na czas określony wygasa, a pracodawca, jak i pracownik chcą bezpośrednio po jej zakończeniu podpisać nową umowę o pracę, nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W takim przypadku strony umowy, czyli pracodawca i osoba zatrudniona mogą zawrzeć porozumienie, w którym ustalają, że pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy podczas kontynuacji zatrudnienia.

Przeniesienie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego - przykład

Przykład: Pani Karolina była zatrudniona na okres próbny od 1 lutego do 1 kwietnia. Strony umowy wyraziły chęć kontynuowania współpracy. Podczas umowy próbnej pani Karolina nie wykorzystała ani jednego dnia urlopu. Strony umowy podpisały porozumienie o wykorzystaniu urlopu  podczas kontynuacji zatrudnienia. 

Pamiętajmy jednak, że jeżeli pomiędzy umową o pracę na czas określony a kolejną umową wystąpi co najmniej jeden dzień przerwy, to co do zasady przeniesienie niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę nie będzie możliwe.

Porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w kolejnym okresie zatrudnienia - treść i zasady

Aby przeniesienie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego zostało dokonane zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy pamiętać o kilku bardzo istotnych kwestiach. Przede wszystkim należy pamiętać, że strony umowy powinny zawrzeć porozumienie o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę. Przyjmuje się, że porozumienie to powinno zostać sporządzone w formie pisemnej.

Ważne jest, aby pamiętać, że dokument ten należy sporządzić jeszcze w trakcie obowiązywania poprzedniej umowy o pracę (najpóźniej w ostatnim dniu obowiązywania umowy o pracę). W przypadku niedopełnienia tego obowiązku niewykorzystany urlop wypoczynkowy w naturze automatycznie zostanie przekształcony do prawa do ekwiwalentu pieniężnego. 

Należy pamiętać, że aby niewykorzystany urlop wypoczynkowy został przeniesiony na kolejny stosunek pracy, obie strony umowy muszą wyrazić na to działanie zgodę. 

Należy również podkreślić, że porozumienie o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu na kolejny okres zatrudnienia jest możliwe jedynie wtedy jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane u tego samego pracodawcy. 

Podsumowując, aby omawiane porozumienie było skuteczne, należy spełnić dwa warunki:

• brak przerwy pomiędzy umowami,
• kontynuacja stosunku pracy u tego samego pracodawcy.
  

Obowiązujące przepisy nie określają, jak dokładnie ma zostać sporządzona treść porozumienia o przeniesieniu urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę. Przepisy określają jednak, że porozumienie, które zostało sporządzone, należy przechowywać w części C dokumentacji pracowniczej. 

Treść porozumienia o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu powinna zawierać:

• tytuł,
• datę i miejsce,
• strony,
• podstawę prawną (art. 171 par 3 Kodeksu pracy),
• opis przypadku + określenie wymiaru urlopu,
• informacja o tym, kiedy urlop zostanie wykorzystany (informacja o zawarciu kolejnego stosunku pracy),
• podpisy obu stron.

Jak wygląda świadectwo pracy w przypadku porozumienia o przeniesieniu urlopu na kolejną umowę?

W przypadku przeniesienia urlopu wypoczynkowego na kolejny stosunek pracy informacja ta powinna zostać odnotowana w świadectwie pracy. Jeżeli jednak, po zakończeniu umowy o pracę zawarta zostanie kolejna umowa, świadectwa pracy trzeba wydać jedynie na wniosek pracownika. Należy wtedy określić, jaka część urlopu pozostała do wykorzystania za poprzedni okres zatrudnienia.  

Ekwiwalent za urlop - zasady

W przypadku ciągłości zatrudnienia, niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy traktowany jest jako urlop zaległy, który przechodzi na rok kolejny. Urlop ten powinien zostać wykorzystany do końca września.

Ekwiwalent za przeniesienie niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę

W przypadku, w którym pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu (w całości lub w części) a stosunek pracy wygasł lub umowa o pracę została rozwiązana, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Określa to art. 171 par 1 Kodeksu pracy. Pracodawca zobligowany jest do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop najpóźniej w ostatnim dniu obowiązywania umowy o pracę. 

Art. 171 par 3 Kodeksu pracy określa również, kiedy pracodawca nie posiada obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Zgodnie z przepisami, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty pieniędzy w momencie, w którym strony są zgodne o pozostawaniu w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy.  W takim przypadku (jak już wyżej opisano) należy sporządzić porozumienie o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejny okres zatrudnienia. Przepisy jasno określają jednak, że dokonanie tego jest możliwe jedynie w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy z tym samym pracodawcą bezpośrednio po ustaniu lub rozwiązaniu poprzedniej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. 

Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - podsumowanie

Podsumowując, prawo do ekwiwalentu pieniężnego nabywa pracownik w momencie, gdy:

• umowa o pracę została rozwiązana lub stosunek pracy wygasł – nie jest ważna tu przyczyna i sposób rozwiązania stosunku pracy,
• pracownik posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy – mowa tutaj zarówno o wymiarze urlopu zaległego, jak i bieżącego.

Należy pamiętać jednak, że głównym celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił pracownika. Dlatego niezgodne z prawem jest stosowanie rekompensaty pieniężnej jako zamiennika za niewykorzystanie urlopu. Jedyną sytuacją, w której wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest możliwa to sytuacja, w której dochodzi do wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej