Umowa o pracę na zastępstwo – co musisz wiedzieć?

Jak sama nazwa wskazuje, umowa na zastępstwo zawierana jest z pracownikiem, który zastąpić ma nieobecnego przez dłuższy czas pracownika. To szczególna forma zatrudnienia, która pozwala na wykonywanie obowiązków zawodowych w zastępstwie za tymczasowo nieobecnego pracownika np. z powodu choroby lub urlopu macierzyńskiego. Umowa na zastępstwo pozwala na kontynuację prac w przedsiębiorstwie bez konieczności tworzenia nowego miejsca pracy. Sprawdź, co warto wiedzieć na temat umowy na zastępstwo.

Spis treści:

• Umowa na zastępstwo – Kodeks Pracy
• Co powinna zawierać umowa o pracę na zastępstwo?
• Wynagrodzenie dla pracownika na umowie na czas określony w celu zastępstwa
• Umowa na zastępstwo a urlop
• Rozwiązanie umowy na zastępstwo przed terminem zakończenia
• Jak wygląda wypowiedzenie umowy na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo – Kodeks Pracy

Należy wiedzieć, że umowa na zastępstwo to szczególna forma umowy o pracę. Zawiera się ją na czas określony – czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, w celu zastępstwa pracownika zatrudnionego na stałe. Warto tutaj podkreślić, że umowa na zastępstwo wygasa w momencie, w którym stały pracownik powraca do pracy po usprawiedliwionej nieobecności. Termin powrotu pracownika może zostać dokładnie określony w umowie lub wskazany w formie opisowej.

Kiedy warto zawrzeć umowę na zastępstwo?

Umowa zawierana w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, zazwyczaj zawierana jest w przypadkach takich jak:

• choroba pracownika i długotrwałe zwolnienie lekarskie,
• długie zwolnienie lekarskie spowodowane ciążą pracownicy,
• pracownik korzysta z prawa do urlopu rodzicielskiego, macierzyńskiego lub wychowawczego,
• pracownik chce skorzystać z prawa do bezpłatnego urlopu,
• pracownik korzysta z urlopu zdrowotnego.

Należy jednak podkreślić, że obecnie Kodeks pracy nie zawiera pojęcia takiego jak “umowa na zastępstwo”. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, umowa zawierana na czas nieobecności stałego pracownika, w celu jego zastępstwa, to szczególny rodzaj umowy na czas określony. Ten rodzaj umowy określony został w art. 251 Kodeksu pracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat kluczowych zagadnień prawa pracy oraz planowanych zmian na 2025 rok?

Sprawdź program szkolenia: Pracownik od zatrudnienia do zwolnienia. Kliknij grafikę poniżej i poznaj szczegóły:

Umowa na zastępstwo = umowa na czas określony!

Wskazany przepis jasno mówi o tym, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączna długość zatrudnienia na czas określony (między tymi samymi stronami) nie może przekraczać okresu 33 miesięcy, zaś łączna liczba umów nie może być większa niż 3 umowy. Jednak przepisy prawa pracy przewidują pewne wyjątki od tej reguły. Zasady tej nie stosuje się m.in., gdy:

• umowa na czas określony zawarta została w celu zastępstwa stałego pracownika,
• umowa na czas określony zawarta została w celu wykonania pracy dorywczej lub sezonowej,
• umowa na czas określony została zawarta w celu świadczenia pracy przez okres kadencji.

Co powinna zawierać umowa o pracę na zastępstwo?

Umowa o pracę na zastępstwo uwzględniać powinna m.in. elementy takie jak:

• dane stron umowy takie jak imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres siedziby firmy,
• rodzaj umowy,
• datę zawarcia umowy,
• warunki pracy,
• warunki płacy,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce świadczonej pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy,
• okres zakończenia pracy wskazany konkretną datą (jeżeli jest to możliwe) lub wyrażony opisowo,
• wskazanie zastępowanego pracownika,
• zasady dotyczące korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Umowa w celu zastępstwa pracownika dotyczy tego samego stanowiska, rodzaju pracy co poprzednika

Należy pamiętać, że pracownik zatrudniony na zastępstwo musi zostać zatrudniony na takim samym stanowisku i wykonywać taki sam rodzaj pracy, co stały pracownik przebywający na usprawiedliwionej nieobecności.

Okres obowiązywania umowy - na jak długo sporządza się umowę dla zastępowanego pracownika?

Termin zawarcia umowy na zastępstwo nie może być krótszy niż planowany okres nieobecności stałego pracownika. Jeżeli nieobecność ta się wydłuży, można podpisać kolejną umowę o pracę na zastępstwo. 

Należy pamiętać, że umowa ta musi zostać skonstruowana w sposób niebudzący wątpliwości. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, umowy o pracę muszą zostać sporządzone w sposób jasny i klarowny dla obu stron.

Wynagrodzenie dla pracownika na umowie na czas określony w celu zastępstwa

Należy mieć na uwadze, że wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na okres nieobecności stałego pracownika, powinno być adekwatne do rodzaju wykonywanych prac, a także posiadanych kwalifikacji i doświadczenia. 

Warunki wynagradzania pracownika zatrudnionego na zastępstwo mogą różnić się od warunków wynagrodzenia pracownika stałego. 

Należy pamiętać, że zatrudniony pracownik nie może być dyskryminowany finansowo w porównaniu do innych pracowników świadczących podobną pracę, w podobnym wymiarze czasu. Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma prawo do dodatków lub innych składników wynagrodzenia zgodnych z regulaminem pracy, lub układem zbiorowym w danym miejscu pracy. 

Umowa na zastępstwo a urlop

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony lub czas nieokreślony, ma prawo do określonej ilości dni urlopu wypoczynkowego. Art. 152 Kodeksu pracy mówi o tym, że każdy pracownik ma prawo do corocznego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. 

Zapis ten oznacza, że pracownik zatrudniony na zastępstwo również posiada prawo do urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależny jest od stażu pracy i wynosi on:

• 20 dni w przypadku pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
• 26 dni w przypadku pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat.

Rozwiązanie umowy na zastępstwo przed terminem zakończenia

Strony umowy o pracę na zastępstwo mają prawo do wcześniejszego wypowiedzenia umowy. Dokonać tego może zarówno pracodawca, jak i pracownik zatrudniony na okres nieobecności stałego pracownika w miejscu pracy.  Rozwiązania umowy na zastępstwo przed terminem jej zakończenia strony dokonać mogą:

• za wypowiedzeniem – w okresie trwania umowy jedna ze stron składa wypowiedzenie,
• bez wypowiedzenia – rozwiązanie umowy z winy pracownika lub pracodawcy,
• za porozumieniem stron.

Należy podkreślić, że wypowiadając umowę na zastępstwo przed okresem jej zakończenia niezbędne, jest podanie przyczyny wypowiedzenia. 

Jak wygląda wypowiedzenie umowy na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo zawierana jest na określony czas. W większości przypadków kończy się ona automatycznie w określonym terminie, który zawarty został w umowie lub w chwili powrotu zastępowanego pracownika. Jeżeli strony w treści umowy postanowiły inaczej, formalne wypowiedzenie umowy może być niezbędne. 

Treść umowy powinna dokładnie określać warunki i sposoby rozwiązania umowy na zastępstwo przed terminem jej zakończenia. Chcąc rozwiązać umowę wcześniej, należy postępować zgodnie z przepisami zawartymi w umowie i Kodeksie pracy. 

Jedną z przyczyn wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie nieobecności stałego pracownika, jest wcześniejszy powrót stałego pracownika do pracy. Jednak omawiany dziś rodzaj umowy może być również rozwiązany z winy pracownika bądź pracodawcy.

Okres wypowiedzenia w przypadku umowy o zastępstwo

W przypadku umowy o pracę na czas określony należy również respektować okres wypowiedzenia umowy. Wynosi on odpowiednio:

• 2 tygodnie dla osób zatrudnionych krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc dla osób zatrudnionych przez okres od 6 miesięcy do 3 lat,
• 3 miesiące dla osób zatrudnionych przez okres co najmniej 3 lat.

Podsumowanie

Więcej na temat umów dowiesz się z kompleksowego szkolenia kadrowego: Kadry z Pasją. Kliknij poniższą grafikę i poznaj jego program:

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej