Czym jest spis z natury – kiedy przeprowadzać i jak sporządzić arkusz?

Okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jest obowiązkiem wynikającym z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości i dotyczy wszystkich jednostek, które są zobowiązane – przy prowadzeniu swoich ksiąg – do stosowania ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie salda oraz weryfikacja. Przedmiotem dzisiejszego opracowania jest jedna z najczęściej spotykanych metod – spis z natury. Spis treści:

• Czym jest spis z natury?
• W jakim terminie przeprowadza się spis z natury (remanent)?
• Czym jest teren strzeżony?
• Co powinno być w spisie z natury? Jak należy sporządzić spis?
• Czym jest arkusz spisu z natury, wzór spisu z natury?
• Kto przeprowadza spis z natury?
• Co grozi za brak spisu z natury?

Czym jest spis z natury?

Najprościej rzecz ujmując spis z natury polega na spisaniu przez komisję inwentaryzacyjną (zespół spisowy) majątku jednostki znajdującego się na danym polu spisowym, a następnie porównanie stanu z zapisami znajdującymi się w księgach rachunkowych jednostki.

Dlaczego należy przeprowadzić spis z natury?

Celem spisu z natury jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej oraz zweryfikowanie prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów.

Prawidłowo i rzetelnie sporządzony spis z natury pozwala na:

• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia jednostki,
• dokonanie oceny przydatności gospodarczej poszczególnych składników mienia,
• ujawnienie przypadków niegospodarności,
• ocenę sposobu zabezpieczenia majątku jednostki przed zniszczeniem lub zagarnięciem.

W jakim terminie przeprowadza się spis z natury (remanent)?

Generalnie w ustawie o rachunkowości podany jest tylko jeden termin prawidłowy do przeprowadzenia inwentaryzacji – ostatni dzień roku. Jednak, ustawodawca zastosował pewne uproszenia i pozwolił na przeprowadzanie inwentaryzacji pewnych składników majątku w innych – wskazanych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości terminach.

Inwentaryzację metodą spisu z natury uważa się za dokonaną w terminie jeżeli:

• została rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku (w przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie niestrzeżonym),
• została przeprowadzona raz w ciągu 4 lat (nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Profesjonalny księgowy w JST i jednostkach podległych

Czym jest teren strzeżony?

Przy podejmowaniu decyzji czy inwentaryzacja może być przeprowadzona raz na 4 lata, najważniejsze jest określenie, czy majątek, który ma być inwentaryzowany, znajduje się na terenie strzeżonym. Niestety ani ustawa o rachunkowości, ani inny powszechnie obowiązujący akt prawa nie podaje definicji terenu strzeżonego czy też strzeżonego składowiska, w związku z tym to kierownik jednostki (w porozumieniu z głównym księgowym) sam określa definicję na potrzeby swojej jednostki i zapisuje ją w przyjętych w jednostce zadach (polityce) rachunkowości. Analizując najczęściej występujące zapisy dotyczące terenu strzeżonego, można uznać, iż są to wszelkiego rodzaju zabezpieczenia, które mają na celu dozorowanie w sposób ciągły konkretnego terenu, zamykając tym samym dostęp do nich osobom postronnym. Do najczęściej występujących zabezpieczeń, które mogą świadczyć o tym, że teren jest terenem strzeżonym należą:

• elektroniczne systemy zabezpieczeń, np. systemy sygnalizacji włamania i napadu, systemy transmisji alarmu, elektroniczne systemy kontroli dostępu, systemy telewizji dozorowanej itd.;
• przepustki na „bramie wejściowej”;
• całodobowy dozór.

Co powinno być w spisie z natury? Jak należy sporządzić spis?

Spis z natury jest bardzo sformalizowanym procesem, który musi przebiegać według ściśle określonych reguł. Podstawowe zasady przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury określone zostały we wspomnianym już wcześniej art. 26 ustawy o rachunkowości. Drugim dokumentem, o którym nie wolno nam zapominać przystępując do inwentaryzacji metodą spisu z natury jest instrukcja inwentaryzacyjna. Jest to dokument wewnętrzny, który szczegółowo opisuje cały proces, jakim jest przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce. Można pokusić się o stwierdzenie, iż inwentaryzacja jest „ważniejsza” niż przepis prawa, ponieważ bardzo mocno doprecyzowuje zapisy ustawy o rachunkowości. 

Czym jest arkusz spisu z natury, wzór spisu z natury?

Spis z natury dokonywany jest na tzw. arkuszach spisu z natury. Arkusze spisu z natury SA drukami ścisłego zarachowania, tak więc powinny podlegać specjalnym procedurom oraz ochronie.

Spis z natury w formie formularza

Formularz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

1. w nagłówku:

• nazwę jednostki,
• numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,
• identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,
• datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• skład zespołu spisowego.

2. w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:

• liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),
• identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu – indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),
• jednostki miary i jeżeli to konieczne – jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,
• stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury: ∙ towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową; ∙ zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub ∙ zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową,
• uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta).

3. w zakończeniu:

• zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji....” z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji „W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach…”,
• podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,
• podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

Kto przeprowadza spis z natury?

Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza komisja inwentaryzacyjna oraz zespoły spisowe. Komisja inwentaryzacyjna jest ciałem kolegialnym (kilku- bądź kilkunasto- osobowym) powołanym przez kierownika jednostki w celu zorganizowania i przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury a także wyjaśnienia ewentualnych powstałych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Zespół spisowy może być wyłoniony spośród komisji inwentaryzacyjnej lub innych osób – pracowników jednostki. Zadaniem zespołu spisowego jest przeprowadzenie spisu z natury na przypisanych do tego zespołu polach spisowych.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury
• takie, które nie są w stanie zapewnić rzetelności i bezstronności spisu (np. krewni osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany majątek).

Co grozi za brak spisu z natury?

Ogólne sankcje za nieprzestrzeganie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych lub nieprawidłowe ich prowadzenie można znaleźć w art. 77 ustawy o rachunkowości. Jednak największe obawy wśród pracowników jednostek sektora finansów publicznych budzą przepisy ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ustawa ta w art. 18 pkt 1 wskazuje, iż naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji  albo przeprowadzenie, lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości. Karą za naruszenia wskazane w ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych może być:

• upomnienie,
• nagana,
• kara pieniężna
• zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?