Czym są środki trwałe i jak je klasyfikujemy w 2025 roku?

Środki trwałe są niezbędne do prawidłowego i codziennego wykonywania zadań powierzonych samorządowym jednostkom budżetowym. Jednak aby móc je wykorzystywać w prawidłowy sposób konieczne jest ich prawidłowe zdefiniowanie oraz ujęcie w ewidencji środków trwałych. Artykuł stanowi wprowadzenie do tematyki środków trwałych – jest pigułką wiedzy zawierającą podstawowe informacje związane ze środkami trwałymi.

• Czym są środki trwałe?
• Co zalicza się do środków trwałych? Klasyfikacja środków trwałych
• Od jakiej kwoty są środki trwałe w 2025?
• Kto odpowiada za środki trwałe w jednostce budżetowej?
• Czy jednostka budżetowa może sprzedać środek trwały?
• Czy laptop to środek trwały?
• Czy telefon to środek trwały, czy wyposażenie?
• Czy samochód to środek trwały?
• Jak prowadzić ewidencję środków trwałych? Co ująć w ewidencji środków trwałych?

Czym są środki trwałe?

Definicja środków trwałych zawarta jest w art. 3 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,  zgodnie z tym przepisem: przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Doszczegółowienie definicji środka trwałego można znaleźć w § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 

Zgodnie z tym przepisem, przez środki trwałe rozumie się środki trwałe, o których mowa w art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Oznacza to, że - dla jednostek objętych tym rozporządzeniem - środkami trwałymi są także środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i wykorzystywane na potrzeby jednostki (tzn. na potrzeby działalności prowadzonej przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Środki trwałe w księgach rachunkowych jednostek budżetowych

Co zalicza się do środków trwałych? Klasyfikacja środków trwałych

Generalnie rzecz ujmując, warunkiem uznania danego składnika majtku za środek trwały jest wykazanie, iż spełnia on jednocześnie:

• ogólne warunki uznania za składnik aktywów godnie z art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości,
  
• szczegółowe warunki uznania wynikające z definicji środka trwałego.
  

Ponadto, dla oceny czy dany składnik spełnia warunki uznania go za środek trwały, ustalić należy:

• czy jest to składnik aktywów o charakterze nieruchomości, maszyn, urządzeń czy też środków transportu,
  
• czy jednostka sprawuje nad nim kontrolę na podstawie odpowiedniego prawa rzeczowego,
  
• czy jest przeznaczony do użytkowania na własne potrzeby przez okres dłuższy niż rok od dnia przyjęcia do użytkowania,
  
• czy w dniu przyjęcia do użytkowania jest on zdatny do użytkowania oraz czy jest kompletny.
  

Od jakiej kwoty są środki trwałe w 2025?

Kwota graniczna, od której należy uznać środek trwały za środek trwały to kwota 10 000 zł. Dla prawidłowego zaklasyfikowania aktywów znajdujących się w posiadaniu/użytkowaniu jednostki do środków trwałych potrzebna jest znajomość zasad dokonywania wyceny środka trwałego. Zgodnie z art. 28 ustawy o rachunkowości wartość początkową środka trwałego jest cena nabycia lub/i koszt wytworzenia, powiększone o koszty finansowania zewnętrznego.

Wartość początkowa środka trwałego zależy od stanu, w jakim jednostka pozyskała ten środek trwały, a także zakresu  rodzaju działań, jakie jednostka przeprowadziła celem zapewnienia kompletności i zdatności do użytkowania zgodnie z jej zamierzeniem, jak również okresu dostosowania środka trwałego do użytkowania. Z uwagi na ten podział można rozróżnić środki trwałe:

• kompletne i zdatne do natychmiastowego przyjęcia do użytkowania (w momencie pozyskania – pojazdy, meble etc.) – w takim przypadku  wartość początkową ustala się w cenie nabycia,
  
• wymagające przeprowadzenia budowy (podjecie ogółu działań poprzedzających ich przyjęcie do użytkowania – uzyskanie zezwoleń, budowa fundamentów, montaż, próbny rozruch) – w takim przypadku wartość początkową ustala się w cenie nabycie tj. łącznej kwocie obejmującej cenę nabycia i koszt wytworzenia, albo w samym koszcie wytworzenia (w zależności od sposobu realizacji budowy).
  

Kto odpowiada za środki trwałe w jednostce budżetowej?

Odpowiedzialność za całość funkcjonowania jednostki ponosi kierownik jednostki. Może on jednak powierzyć pewne zadania swoim pracownikom i w ten sposób przenieść na pracowników pewną odpowiedzialność.

Bardzo ważnym aspektem odpowiedzialności w przypadku środków trwałych jest odpowiedzialność materialna. Pracownik, któremu powierzono odpowiedzialność materialną za dane składniki majątku, w przypadku ich zniszczenia bądź utraty jest zobowiązany do pokrycia wartości tych środków.

Czy jednostka budżetowa może sprzedać środek trwały?

Jednym z elementów gospodarowania środkami trwałymi jest zaprzestanie ich użytkowania.  Jednostka może zaprzestać ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych na skutek jego rozchodu. 

Rozchodem środka trwałego są wszelkie czynności faktyczne i prawne skutkujące zaprzestaniem ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych jednostki, w tym w szczególności na skutek: sprzedaży, nieodpłatnego przekazania, przekazania na podstawie umowy leasingu finansowego, likwidacji, przekazania w formie aportu, zamiany przekwalifikowania do nieruchomości inwestycyjnych, wymiany w okresie gwarancji.

Środek trwały podlega likwidacji kiedy:

• nastąpiło naturalne i całkowite jego zużycie (techniczne i ekonomiczne) w okresie
  eksploatacji,
  
• został uszkodzony lub zniszczony w toku eksploatacji w takim stopniu, że nie nadaje się do dalszej eksploatacji (jego naprawa lub remont jest ekonomicznie nieuzasadniony),
  
• został zniszczony na skutek zdarzenia losowego (pożar, powódź itp.),
  
• zaginął w wyniku kradzieży,
  
• nie nadaje się do współpracy z innymi środkami trwałymi, a jego przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione,
  
• jest zbędny i nie będzie dalej użytkowany w jednostce,
  
• ujawniono niedobór w czasie inwentaryzacji.
  

Składniki majątkowe, które nie są i nie będą wykorzystywane do realizacji zadań własnych jednostki, mogą zostać zagospodarowane poprzez:

1. sprzedaż,
   
2. dzierżawę,
   
3. wynajem,
   
4. przekazanie innej jednostce państwowej lub samorządowej,
   
5. darowiznę na rzecz jednostek oświatowych lub pomocy społecznej lub na rzecz fundacji i organizacji pożytku publicznego, które prowadzą działalność charytatywną, opiekuńczą, kulturalną, leczniczą oświatową, naukową, wychowawczą, sportową, z przeznaczeniem na realizację ich celów statutowych.
   

Czy laptop to środek trwały?

Elementem, który decyduje o tym czy dany składnik majątku jest uznawany za środek trwały, jest jego wartość. Laptop powinien być zakwalifikowany jako środek trwały, jeśli jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł.

Czy telefon to środek trwały?

Zgodnie z wcześniej przytoczonymi definicjami, aby dany składnik majątku mógł zostać uznany za środek trwały, musi spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości oraz rozporządzeniu w sprawie rachunkowości, oraz planów kont

Ponadto należy wziąć pod uwagę kwoty graniczne, które są w skazane w przepisach podatkowych i rachunkowych. Abu dany składnik majątku uznać za środek trwały, jego wartości musi być wyższa niż 10 000 zł. 

Jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza tej kwoty, nie można go wprowadzać do ewidencji środków trwałych. W takim wypadku zakupiony telefon, którego wartość w ogromnej większości przypadków nie przekracza kwoty 10 000 zł, nie podlega wpisowi do ewidencji środków trwałych.

Czy samochód to środek trwały?

Jeżeli samochód jest kompletny, zdatny do użytku, jego czas jego użytkowania wskazuje się na okres dłuższy niż rok i został przeznaczony na potrzeby działalności jednostki, a jednocześnie jego wartości przekracza 10 000 zł, to spełnia on definicje środka trwałego.

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych? Co ująć w ewidencji środków trwałych?

Ewidencja księgowa środka trwałego w jednostce budżetowej odbywa się na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki służy konto 011 „Środki trwałe”.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na koncie 071.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się m.in.:

• przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,
  
• przychody środków trwałych nowo ujawnionych.
  

Na stronie Ma konta 011 ujmuje się m.in.:

• wycofanie środków trwałych na skutek ich likwidacji (zniszczenie, zużycie, sprzedaż),
  
• ujawnione niedobory środków trwałych.
  

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić:

• ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych,
  
• ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe,
  
• należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji.
  

Przykład ewidencji księgowej zwiększenia wartości środka trwałego

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Profesjonalny księgowy w JST i jednostkach podległych

Magdalena Grotkiewicz

Trener

Absolwentka Wydziału Prawa Wyższej Szkoły Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego w Warszawie oraz studiów podyplomowych w zakresie: rachunkowości, prawa Unii Europejskiej i prawa pracy; autorka publikacji z dziedziny finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, szkoleniowiec, redaktor naczelna dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa".

Dowiedz się więcej