Likwidacja środka trwałego w JSFP – jak i kiedy można zlikwidować środek trwały w księgach rachunkowych?

Przeczytaj artykuł i dowiedz się jak i kiedy można zlikwidować środek trwały z ewidencji bilansowej prowadzonej działalności gospodarczej zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Spis treści:

• Likwidacja środka trwałego w księgach rachunkowych - od czego zacząć?
• Kiedy może nastąpić fizyczna likwidacja środka trwałego?
• Jak wyksięgować sprzedaż środka trwałego?
• Postawienia środka trwałego w stan likwidacji
• Likwidacja środka trwałego na skutek uczynienia z niego elementu nowego środka trwałego
• Protokół części likwidowanego środka trwałego
• Środek trwały uznany za niedobór
• Jak przeprowadzić likwidację środka trwałego częściowo?
• Części dodatkowe i części peryferyjne - co to?
• Jakie może być uzasadnienie likwidacji środka trwałego?
• Bieżąca ocena stanu technicznego i przydatności mienia ruchomego
• Fizyczna likwidacja mienia ruchomego
• Dokumentacja czynności likwidacyjnych

Likwidacja środka trwałego w księgach rachunkowych - od czego zacząć?

Zagadnienie likwidacji środka trwałego należy poprzedzić wyjaśnieniem czym jest rozchód środka trwałego. Rozchód środka trwałego to zakres wszystkich czynności faktycznie i prawnie skutkujących zaprzestaniem ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych  jednostki. Może to nastąpić m.in. poprzez:

• sprzedaż,
• nieodpłatne przekazanie,
• likwidację.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Likwidacja majątku trwałego w jednostkach budżetowych

Kiedy może nastąpić likwidacja środka trwałego?

Środek trwały należy zlikwidować gdy:

• nie nadaje się do współpracy z innymi środkami trwałymi, a jego przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione,
• jest zbędny i nie będzie dalej użytkowany w jednostce,
• ujawniono niedobór w czasie inwentaryzacji.

Jak wyksięgować sprzedaż środka trwałego?

Jednostka zaprzestaje ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych właśnie na skutek jego rozchodu. Z chwilą rozchodu środka trwałego następuje:

• zakończenie amortyzacji tego środka trwałego,
• wyłączenie z ewidencji środków trwałych,
• anulowanie numeru inwentarzowego.

Objęty likwidacją środek trwały może stracić zdatność do użytkowania lub jego użytkowanie jest nieopłacalne ze względu na:

• fizyczne zużycie lub uszkodzenie,
• zużycie moralne (wynika z postępu technicznego),
• zmianę przepisów,
• zdarzenie losowe,
• zmianę rodzaju prowadzonej działalności.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Środki trwałe w księgach rachunkowych jednostek budżetowych

Postawienia środka trwałego w stan likwidacji

Postawienie środka trwałego w stan likwidacji oznacza podjęcie udokumentowanej decyzji o wycofaniu środka trwałego z użytkowania i zaprzestania jego ujmowania w księgach rachunkowych jednostki.

Postawienie środka trwałego w stan likwidacji w efekcie końcowym prowadzi do likwidacji tego środka, która polega na:

• fizycznym unicestwieniu (rozbiórka, demontaż, złomowanie),
• wyłączeniu ,środka trwałego  ksiąg rachunkowych, bez przeprowadzenia fizycznej likwidacji,
• wykorzystaniu likwidowanego środka trwałego jako bazy (elementu konstrukcyjnego) nowego środka trwałego.

Postawiony w stan likwidacji środek trwały należy ująć w ewidencji pozabilansowej do momentu jego fizycznej likwidacji.

Zaprzestania ujmowania środka trwałego w ewidencji pozabilansowej mimo nieprzeprowadzenia jego fizycznej likwidacji następuje wtedy, gdy jest to uzasadnione względami ekonomicznymi lub brakiem technicznej możliwości ich likwidacji.

Koszty poniesione w związku z likwidacją środka trwałego obciążają pozostałe koszty operacyjne. Ewentualne odzyski z likwidacji środka trwałego (np. ze sprzedaży złomu) korygują wynik na rozchodzie niefinansowych aktywów trwałych.

Likwidacja środka trwałego na skutek uczynienia z niego elementu nowego środka trwałego

Jedną z częstych przyczyn likwidacji środka trwałego jest uczynienie z niego elementu konstrukcyjnego nowego środka trwałego. W takiej sytuacji jednostka przenosi wartość netto likwidowanego środka trwałego do środków trwałych w budowie pod datą udokumentowanego rozpoczęcia budowy nowego środka trwałego, które bazę stanowi wcześniej użytkowany przez jednostkę środek trwały.

Przeniesienie następuje tylko wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie dwa warunki:

• zaprzestano użytkowania dotychczasowego środka trwałego,
• w wyniku poniesienia nakładów powstaje środek trwały o innej charakterystyce i przeznaczeniu, co powoduje przyjęcie do użytkowania po zakończeniu budowy nowego obiektu środka trwałego.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Przygotowanie do wprowadzenia KSeF, polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r.

Jak zlikwidować część środka trwałego?

Likwidacja części składowej środka trwałego, w tym częściowa likwidacja budynku lub budowli, zgodnie z osądem jednostki może wymagać:

• likwidacji i zaprzestania ujmowania w księgach rachunkowych środka trwałego, jeżeli trwałe przestaje on być kompletny i zdatny do użytkowania,
• ujęcie skutków likwidacji części kładowej analogicznie jak odłączenie części dodatkowej lub peryferyjnej,
• przeprowadzenia testów na utratę wartości środka trwałego i dokonanie ewentualnego odpisu z tytułu trwałej utraty jego wartości.

Środek trwały uznany za niedobór

Środek trwały uznany za niedobór przestaje być ujmowany w księgach rachunkowych pod datą decyzji kierownika jednostki co do sposobu rozliczenia tego niedoboru. Do tego czasu środek trwały pozostaje w księgach rachunkowych. Na dzień ujawnienia niedoboru jednostka dokonuje odpisu  tytułu trwałej utraty jego wartości i zaprzestaje dokonywana odpisów amortyzacyjnych.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której nastąpiła kradzież środka trwałego. Momentem zaprzestania ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych jednostki będzie w tej sytuacji moment otrzymania od organów, ścigania informacji o umorzeniu postępowania albo inna przesłanka, wskazującą jednoznacznie na brak realnej możliwości odzyskania środka trwałego.

Jak przeprowadzić likwidację częściową środka trwałego?

Trwałe odłączenie części dodatkowej lub peryferyjnej od środka trwałego w celu jej:

• likwidacji,
• ujęcia jako zapasu materiałów,
• przełączenia do innego środka trwałego

stanowi częściową likwidację powodującą trwałe zmniejszenia zakresu obiektu środka trwałego. Działanie takie naturalnie uzasadnia odpowiednie zmniejszenie jego wartości księgowej brutto i umorzenie.

Części dodatkowe i części peryferyjne - co to?

Częścią dodatkową jest element środka trwałego, który zwiększa jego walory użytkowe, ale nie jest niezbędny do jego funkcjonowania lub nie powoduje ograniczenia w jego użytkowaniu. Część dodatkowa wchodzi fizycznie w skład środka trwałego  lub jest z nim w inny sposób trwale związana. Część ta jest ujmowana w wartości księgowej brutto środka trwałego, z którym jest związana, gdyż sama nie może być uznana za kompletny składnik.

Częścią peryferyjną jest element fizycznie niewchodzący w skład środka trwałego, który realizuje samodzielnie określone funkcje użytkowe. Część peryferyjna nie warunkuje możliwości użytkowania środka trwałego, z którym ma być powiązana, a jej brak nie ogranicza jego właściwości użytkowych. Część peryferyjna może być również użytkowana w powiązaniu z więcej niż jednym środkiem trwałym. Idealnym przykładem części peryferyjnej może być drukarka komputerowa. Podłączeniu drukarki do komputera bądź brak takiego podłączenia nie warunkuje prawidłowości działania całego komputera. Z drugiej strony drukarka taka może być podłączana do wielu różnych komputerów i przy każdym przyłączeniu jej działanie będzie dokładnie takie samo.

Zmniejszenie wartości księgowej brutto i umorzenie środka trwałego na skutek  trwałego odłączenia części dodatkowej lub części peryferyjnej  wpływa na wynik finansowy jako koszt z tytułu rozchodu środka trwałego. Jeżeli trwale odłączona części dodatkowa lub peryferyjna zostaje przeznaczona do sprzedaży, w takiej sytuacji możliwa do uzyskania cena sprzedaży netto odłączonej części dodatkowej lub peryferyjnej zmniejszy koszt z tytułu rozchodu środka trwałego.

Jednostka obniża wartość księgową brutto środka trwałego o kwotę odpowiadająca wartości brutto odłączonej części dodatkowej lub peryferyjnej. Jednocześnie pomniejsza umorzenie środka trwałego o wartość umorzenia przypadającego na część dodatkową lub peryferyjną.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Środki trwałe w księgach rachunkowych jednostek budżetowych w 2025/2026 roku

Jakie może być uzasadnienie likwidacji środka trwałego?

Uzasadnienie likwidacji środka trwałego wynika z przepisów o rachunkowości (art. 28, 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości) oraz z praktyki gospodarczej.
Likwidacja oznacza trwałe wycofanie składnika z użytkowania, niezależnie od tego, czy wiąże się z jego fizycznym zniszczeniem, sprzedażą czy nieodpłatnym przekazaniem.

Najczęściej spotykane uzasadnienia likwidacji środka trwałego to:

1. Zużycie techniczne – środek trwały jest niesprawny, nienaprawialny albo naprawa jest ekonomicznie nieuzasadniona.
2. Zużycie moralne (ekonomiczne) – środek trwały przestał spełniać potrzeby jednostki (np. przestarzała technologia, zbyt niska wydajność).
3. Utrata przydatności – zmiana profilu działalności, reorganizacja pracy, brak możliwości dalszego użytkowania.
4. Zniszczenie lub uszkodzenie – np. w wyniku awarii, pożaru, powodzi.
5. Kradzież lub zaginięcie – potwierdzone odpowiednimi dokumentami.
6. Przekazanie do utylizacji – gdy środek nie nadaje się do dalszego wykorzystania ani sprzedaży.
7. Nieopłacalność modernizacji – koszty unowocześnienia przewyższają korzyści z dalszego używania.

Bieżąca ocena stanu technicznego i przydatności mienia ruchomego

Zanim środek trwały zostanie postawiony w stan likwidacji jest użytkowany przez pracowników danej jednostki. Jeżeli chodzi o etap użytkowania środka trwałego istotne znaczenie ma gospodarowanie mieniem w sposób oszczędny i racjonalny co z kolei wymaga aby stan środków trwałych należących do mienia ruchomego na bieżąco analizować.

Trzeba przy tym uwzględniać jego stan techniczny oraz przydatność do dalszego użytkowania. Obowiązki w tym zakresie ciążą na pracownikach użytkujących określone składniki mienia ruchomego oraz na ich bezpośrednich przełożonych. Dodatkowo ocenę stanu i gospodarczej przydatności składników mienia ruchomego należy przeprowadzać w czasie doraźnych i obowiązkowych (okresowych) spisów z natury. Jest to jeden z obowiązków zespołów spisowych i komisji inwentaryzacyjnej.

Mienie zbędne lub zużyte trzeba zgłosić kierownikowi jednostki. Kierownik jednostki może wyznaczyć pracowników jednostki odpowiedzialnych za:

• ocenę przydatności składników mienia ruchomego (z uwzględnieniem ich stanu technicznego),
• przedstawienie propozycji sposobu ich zagospodarowania,
• wycenę składników mienia ruchomego przeznaczonych do zbycia,
• przeprowadzenie likwidacji zbędnych składników mienia ruchomego.

Mienie ruchome należące do danej JST powinno być w niej zachowane tak długo, jak długo może ono służyć do wykonywania zadań tej JST w sposób efektywny i oszczędny. Chodzi tu o wykorzystywanie na potrzeby JST jako całości, a nie jej poszczególnych jednostek organizacyjnych. Aby w praktyce prawidłowo stosować tę zasadę, trzeba ustalić kolejność sposobów zagospodarowania mienia:

• krok 1 - w pierwszej kolejności zagospodarowane przez przekazanie do innej jednostki podległej JST (jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe), a jeśli nie jest to możliwe →
• krok 2 - przekazane do innej jednostki nadzorowanej JST (instytucje kultury, inne osoby prawne tworzone przez JST na podstawie odrębnych ustaw, spółki ze 100% udziałem JST) danej JST, a jeśli nie jest to możliwe →
• krok 3 - sprzedane w trybie przetargowym, a jeśli nie jest to możliwe →
• krok 4 - sprzedane w trybie bezprzetargowym, a jeśli nie jest to możliwe →
• krok 5 - oddane nieodpłatnie innej jednostce sektora publicznego (innej JST lub państwowej jednostce organizacyjnej), a jeśli nie jest to możliwe →
• krok 6 - oddane nieodpłatnie organizacji pożytku publicznego, a jeśli nie jest to możliwe →
• krok 7 - zlikwidowane.

Stosowanie w praktyce kolejności zagospodarowania mienia wymaga zorganizowania w JST systemu redystrybucji mienia ruchomego między jednostkami organizacyjnymi podległymi i nadzorowanymi przez tę JST. Może być to zorganizowane na trzy główne sposoby. Wówczas za redystrybucję zbędnych składników mienia w ramach całej JST odpowiadają:

1. kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych,
2. wydzielona komórka organizacyjna urzędu obsługującego organy JST (lub samorządowego centrum usług wspólnych - CUW) lub
3. komórki organizacyjne urzędu obsługującego organy JST (lub CUW), odpowiedzialne za nadzorowanie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych danego rodzaju.

Sposób 1.

Za zagospodarowanie zbędnych składników mienia odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych, w których zarządzie (użytkowaniu) się one znajdują.

Po stwierdzeniu, że określony składnik mienia ruchomego stał się zbędny w działalności danej jednostki, kierownik jednostki:

• zamieszcza informację o tym w BIP (na stronie internetowej, w inny sposób przyjęty w JST),
• informuje inne jednostki podległe danej JST (jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe) o tym składniku (np. telefonicznie, mailowo),
• wyznacza termin, w którym składnik mienia można obejrzeć i zgłosić chęć przejęcia go.

Jeśli chęć przejęcia zgłosi tylko jedna jednostka budżetowa lub samorządowy zakład budżetowy, dotychczasowy zarządca (użytkownik) przekazuje składnik mienia tej jednostce. Takie przekazanie nie powoduje zmiany właściciela składnika mienia. Jest nim cały czas ta sama JST, która utworzyła obie jednostki organizacyjne. Przekazanie należy udokumentować protokołem przekazania (zdawczo-odbiorczym). Trzeba dołączyć do niego dowód księgowy PT (Przekazanie/przyjęcie środka trwałego).

W dowodzie należy wskazać wartość:

• księgową brutto środka trwałego,
• dotychczasowego umorzenia.

Środek trwały trzeba wyksięgować z ksiąg rachunkowych dotychczasowego zarządcy i przyjąć na stan nowego zarządcy.

Sposób 2.

W urzędzie obsługującym organy JST tworzy się jedną komórkę organizacyjną odpowiedzialną za gospodarkę mieniem JST jako całości

Podobnie może być w przypadku zorganizowania CUW, gdzie w jednej komórce (lub na samodzielnym stanowisku) są załatwiane sprawy związane z redystrybucją składników mienia ruchomego użytkowanych przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe.

W takim przypadku kierownicy poszczególnych jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych odpowiadają za stwierdzenie, że określony składnik mienia ruchomego stał się zbędny w ich działalności. Trzeba podać przyczynę. Pismo w tej sprawie należy przekazać do wyodrębnionej komórki organizacyjnej urzędu obsługującego organy JST (lub CUW).

Komórka odpowiedzialna za gospodarowanie składnikami mienia ruchomego JST (lub CUW) odpowiada za wybór odpowiedniego do sytuacji sposobu zagospodarowania zbędnego składnika mienia ruchomego (patrz kolejność sposobów zagospodarowania mienia). Następnie przeprowadza oraz dokumentuje odpowiednie procedury.

Postępowanie kończy sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego między kierownikiem jednostki będącej dotychczasowym zarządcą (użytkownikiem) składnika mienia ruchomego a nowym zarządcą (użytkownikiem), wskazanym przez komórkę odpowiedzialną za gospodarowanie składnikami mienia ruchomego JST (lub CUW).

Sposób 3.

W urzędzie obsługującym organy JST (lub CUW) zadania w zakresie zagospodarowania składników mienia ruchomego zbędnych w działalności podległych JST jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych wykonują komórki organizacyjne.

Na przykład dla jednostek oświatowych zadania te wykonuje referat oświaty, a dla jednostek pomocy społecznej - referat pomocy społecznej.

Dalej procedury wyglądają tak samo jak w sposobie 2 - ponieważ jednak w tym przypadku zagospodarowaniem zbędnych składników może zajmować się kilka różnych komórek organizacyjnych jednej jednostki (urzędu obsługującego organy JST lub CUW), w regulaminie organizacyjnym tej jednostki trzeba ustalić, że ich kierowcy muszą:

1. najpierw sprawdzić, czy zbędny składnik można przekazać do innej jednostki podlegającej tej komórce (np. samochód zbędny szkole X przekazać szkole Y), a jeśli nie, to
2. zgłosić fakt posiadania składników zbędnych do innych komórek organizacyjnych nadzorujących jednostki budżetowe lub samorządowe zakłady budżetowe innego rodzaju (np. referat oświaty zgłasza zbędne środki trwałe do referatu pomocy społecznej i gospodarki komunalnej i mieszkaniowej), a gdy w ten sposób nie znajdą się na nie chętni, należy przejść do kolejnych kroków z kolejności sposobów zagospodarowania mienia.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Środki trwałe w praktyce w sektorze finansów publicznych

Fizyczna likwidacja mienia ruchomego

Likwidowane może być mienie ruchome: 

• zniszczone, uszkodzone lub zużyte w takim stopniu, że jego naprawa jest niemożliwa lub nieopłacalna,
• zdatne do użycia, na którego nabycie, wydzierżawienie, wynajęcie albo darowiznę lub użyczenie nie znaleźli się chętni, a jego przechowywanie w jednostce jest nieekonomiczne.

Środki trwałe służące do gromadzenia danych osobowych czy innych informacji niejawnych, jeśli danych tych nie można trwale usunąć, likwiduje się przez fizyczne zniszczenie w całości lub tych części, na których są przechowywane dane.

W szczególności dotyczy to dysków twardych komputerów i kart pamięci telefonów komórkowych. Zniszczone rzeczy oddaje się do punktu selektywnej zbiórki odpadów.

Na czynności likwidacyjne mienia ruchomego składa się wiele prac. Należy je wykonywać w określonej kolejności:

1. Wymontowanie części składowych, dodatkowych i peryferyjnych, które mogą być nadal używane po połączeniu z innymi środkami trwałymi jednostki (tzw. odzyski polikwidacyjne).
2. Wydzielenie składników mienia lub ich części przeznaczonych do spalenia w spalarni zakładowej.
3. Przygotowanie składników mienia ruchomego lub ich części do oddania do punktów zbiórki selektywnej, w tym:

• oddzielenie odpadów niebezpiecznych, które powinny być składowane na specjalnych wysypiskach,
• zakwalifikowanie odpadów do wywozu do punktu selektywnej zbiórki odpadów (odpady wielkogabarytowe, np. meble, sprzęt elektryczny i elektroniczny) oraz odpadów pozostałych,
• oddzielenie odpadów, które można sprzedać (np. złom, makulatura).

Dokumentacja czynności likwidacyjnych

Z czynności likwidacji należy sporządzić protokół. Trzeba wymienić w nim poszczególne składniki mienia ruchomego oraz zamieścić informacje o sposobie ich likwidacji.

W szczególności należy podać:

• rodzaj, liczbę i wartość odzysków polikwidacyjnych (wycenianych według cen sprzedaży brutto),
• rodzaj i wagę złomu,
• rodzaj i wagę odpadów przeznaczonych do spalenia w spalarni zakładowej.

Do protokołu likwidacji trzeba dołączyć odpowiednie dokumenty:

• magazynowe - na dowód przyjęcia odzysków polikwidacyjnych, złomu, materiałów palnych,
• ulepszenia środków trwałych - na dowód przyłączenia części dodatkowych i peryferyjnych, będących odzyskami polikwidacyjnymi, do środków trwałych nadal użytkowanych przez jednostkę,
• pokwitowania przyjęcia złomu w punkcie skupu,
• potwierdzenie oddania do punktu zbiórki selektywnej odpadów,
• protokoły fizycznego zniszczenia rzeczy.
  

  Chcesz dowiedzieć się więcej?

  Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: KSeF 2.0 w sektorze publicznym – przygotowanie i bezpieczne wdrożenie w JST od 2026r.