Czym jest doręczenie elektroniczne (e-doręczenia) - czyli nowy obowiązek przedsiębiorców?

E-Doręczenia wprowadzane są po to, aby komunikacja z urzędami była łatwiejsza. Doręczenia elektroniczne są odpowiednikiem tradycyjnego listu. Dzięki ich zastosowaniu trwa proces likwidacji korespondencji papierowej. Ustawa o doręczeniach elektronicznych dokładnie określa obowiązki przedsiębiorców. Sprawdź, kto jest zobligowany do posiadania elektronicznego adresu oraz od kiedy przedsiębiorcy będą musieli używać e-Doręczeń. 

Spis treści:

• Co to jest doręczenie elektroniczne?
• Jakie są pozytywne aspekty usługi e-Doręczeń?
• Kiedy wchodzą doręczenia elektroniczne?
• Jakie podmioty publiczne muszą mieć skrzynkę do doręczeń elektronicznych?
• Na czym będą polegać e-Doręczenia?
• Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?
• Jak wygląda e-Doręczenie?

Co to jest doręczenie elektroniczne?

Zastanawiasz się czym są e-Doręczenia? Doręczenie elektroniczne umożliwia przesyłanie (zarówno wysyłanie jak i odbieranie) korespondencji elektronicznej. Należy podkreślić, że korespondencja ta jest równoważna z korespondencją papierową, czyli wysłaniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Doręczenia elektroniczne to wygoda i komfort - pozwalają one na wysłanie dokumentów o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca. Już nie musisz udawać się na pocztę lub do urzędu. Obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku. 

Więcej na temat e-doręczeń dowiesz się na szkoleniu: Doręczenia elektroniczne - Nowy wymiar administracji. Kliknij poniższą grafikę i poznaj jego program.

Jakie są pozytywne aspekty usługi e-Doręczeń?

Doręczenia elektroniczne wprowadzane są do polskiego systemu korespondencji stopniowo. E-Doręczenia mają zastąpić tradycyjną korespondencję, a także konieczność przekazywania dokumentów osobiście. Usługa ta jest wygodna i bezpieczna. Pozytywne aspekty e-Doręczeń to:

• możliwość przesyłania (wysyłania i odbierania) dokumentów o każdej porze dnia i nocy z dowolnego miejsca przy użyciu komputera, tabletu lub telefonu,
• dokładna identyfikacja nadawcy i adresata,
• dochowanie tajemnicy korespondencji,
• dostarczenie dokumentów na czas - posiadasz dostęp do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji elektronicznej,
• znajomość adresu do e-Doręczeń oraz jego szybkie wyszukiwanie.

Kiedy wchodzą doręczenia elektroniczne?

Termin wprowadzania e-doręczeń był przesuwany już kilkukrotnie, a obecnie wprowadzona w grudniu 2023 r. kolejna nowelizacja ustawy po raz kolejny przesunęła terminy wdrożeń. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wdrożenie doręczeń elektronicznych nastąpi nie wcześniej niż 30 marca 2024 roku, jednak nie później niż 1 stycznia 2025 roku. A na szczegółowy, nowy harmonogram wdrożenia musimy jeszcze poczekać.

Jakie podmioty publiczne muszą mieć skrzynkę do doręczeń elektronicznych?

Do stosowania e-Doręczeń we wskazanych przez Ministerstwo Cyfryzacji terminach będą zobligowane m.in. podmioty publiczne takie jak:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, a także jednostki budżetowe, które obsługują te organy,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze, które zarządzane są przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe fundusze celowe, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe  i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe - w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

W przypadku podmiotów niepublicznych, doręczenia elektroniczne zobowiązane będą stosować osoby wykonujące zawód zaufania publicznego takie jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy i notariusz. 

Należy pamiętać, że w najbliższym czasie firmy, które będą rejestrowały działalność  w rejestrze KRS lub CEIDG będą obowiązane podać niezbędne dane do założenia skrzynki do e-doręczeń.

Firmy, które zostały założone w poprzednich latach, będą musiały złożyć wniosek o założenie skrzynki do doręczeń elektronicznych w odpowiednich terminach.

Na czym będą polegać e-Doręczenia?

E-Doręczenia docelowo mają zastąpić list polecony za potwierdzeniem odbioru przesyłany za pośrednictwem poczty polskiej. Wprowadzenie tej usługi umożliwia odbieranie i wysyłanie dokumentów w komfortowych i bezpiecznych warunkach. Dzięki ich wprowadzeniu Urzędy będą komunikować się z przedsiębiorcami w formie cyfrowej.

Chcesz nauczyć się obsługiwać system do e-doręczeń?

Kliknij poniższą grafikę i zapisz się na szkolenie z obsługi systemu e-doręczeń:

Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?

Skrzynkę do doręczeń elektronicznych zobligowani będą posiadać przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS. Dodatkowo, adres elektroniczny zobligowane są posiadać inne podmioty niepubliczne takie jak fundacje czy stowarzyszenia. Obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mają też osoby, które świadczą usługi zaufania publicznego. Są to adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy i notariusz. 

Docelowo również wszystkie podmioty administracji publicznej, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą zobowiązane do prowadzenia korespondencji w formie e-Doręczeń.

Jak wygląda e-Doręczenie?

E-Doręczenie pozwala na prowadzenie elektronicznej korespondencji. Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego ma zlikwidować przesyłanie listów poleconych za potwierdzeniem odbioru w formie papierowej, na rzecz przesyłania dokumentów w drogą elektroniczną na adres do e-doręczeń (ADE). W przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi dokumenty zostaną przesłane za pośrednictwem publicznej usługi rejestracji doręczenia elektronicznego (PURDE). Jeżeli występuje komunikacja pomiędzy podmiotami niepublicznymi usługą rejestrowanego e-Doręczenia będzie Q-Doręczenie. 

Podsumowując, doręczenie elektroniczne to usługa, która docelowo zastąpić ma tradycyjną korespondencję za pośrednictwem listu poleconego na rzecz korespondencji elektronicznej. E-Doręczenie pozwalają na przesyłanie (wysyłanie i odbiór) dokumentów o dowolnej porze, w wybranym przez siebie miejscu.

Poznaj wszystkie zmiany, jakie zaszły w zakresie e-doręczeń w 2023 roku.

Zapisz się na szkolenie poniższe szkolenie:

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej