Inwentaryzacja w jednostce budżetowej - Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Inwentaryzacja w jednostce budżetowej odbywa się według stanu na 31 grudnia każdego roku obrotowego jeżeli w danej jednostce rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Termin ten wynika z artykułu 26, Ustawy o rachunkowości. Inwentaryzację przeprowadza się m.in. w celu ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. 

Spis treści:

• Kto odpowiada za inwentaryzację w jednostce budżetowej?
• Co ile lat inwentaryzacja w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST)?
• Jakie są 3 formy przeprowadzania inwentaryzacji w jednostkach budżetowych?
• Inwentaryzacja w jednostce budżetowej - Jak prawidłowo rozliczyć w 2023 r.?

Kto odpowiada za inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Odpowiedzialność za inwentaryzację w jednostce budżetowej ponosi kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. To kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, które zostały określone w Ustawie o rachunkowości. Wyjątek stanowi tutaj przeprowadzanie inwentaryzacji w formie spisu z natury. 

W przypadku spisu z natury odpowiedzialność może zostać powierzona innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa  w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Należy pamiętać, że przejęcie odpowiedzialności za inwentaryzację przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno zostać spisane na piśmie. Jeżeli kierownikiem jednostki budżetowej jest organ wieloosobowy i nie wskazano osoby odpowiedzialnej za inwentaryzację, to odpowiedzialność spoczywa na wszystkich członkach tego organu. 

Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Wszystkiego dowiesz się z poniższego szkolenia. Kliknij grafikę i poznaj program.

Co ile lat inwentaryzacja w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST)?

Terminy poszczególnych składników aktywów i pasywów i częstotliwość inwentaryzacji dokładnie zostały określone w Ustawie o rachunkowości. Inwentaryzacji dokonuje się:

1. Ostatniego dnia każdego roku obrotowego:

• aktywa pieniężne (krajowe środki płatnicze, waluty obce, dewizy),
• papiery wartościowe w postaci materialnej,
• produkty w toku produkcji,
• materiały, towary i produkty gotowe (których wartość bezpośrednio odnosi się w koszty na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia),
• aktywa finansowe, które zgromadzone zostały na rachunkach bankowych lub są przechowywane przez inne jednostki,
• papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
• środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony w stopniu znacznym,
• grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
• należności sporne i wątpliwe, a także należności zagrożone w bankach,
• należności i zobowiązania wobec osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych.

2. W ostatnim kwartale roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku:

• rzeczowe składniki aktywów obrotowych (nieobjęte ewidencją ilościowo - wartościową), które znajdują się na terenie strzeżonym lub niestrzeżonym,
• środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym,
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych na budowie, które znajdują się na terenie niestrzeżonym,
• składniki aktywów, które są własnością innych jednostek,
• należności, w tym udzielone pożyczki,
• powierzone kontrahentom własne środki aktywów.

3. Raz w roku

• zapasy towarów i materiałów objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
• zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

4. Raz w ciągu dwóch lat:

• zapasy materiałów, towarów i produktów gotowych i półproduktów - objęte ewidencją ilościowo - wartościową, które znajdują się w strzeżonych składowiskach.

5. Raz w ciągu czterech lat:

• nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, oraz  znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe, oraz maszyny i urządzenia, które wchodzą w skład środków trwałych w budowie.

Więcej na temat gospodarowania składnikami mienia ruchomego w JST dowiesz się z poniższego szkolenia. Kliknij grafikę i poznaj jego program.

Jakie są 3 formy przeprowadzania inwentaryzacji w jednostkach budżetowych?

Wyróżnić można 3 metody inwentaryzacji w jednostkach budżetowych. Już na samym początku warto podkreślić, że jednostki nie mogą wybrać metody przeprowadzania inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości określa metody przeprowadzania inwentaryzacji z przypisaniem do nich konkretnych składników aktywów i pasywów. Zgodnie z artykułem 26 Ustawy o rachunkowości wyróżnić można:

Inwentaryzację drogą spisu z natury

Przeprowadza się w przypadku aktywów pieniężnych (bez tych zgromadzonych na rachunku bankowym), papierów wartościowych, materiałów, środków trwałych (bez gruntów, do których dostęp jest znacznie utrudniony), maszyn i urządzeń, które wchodzą w skład środków trwałych w budowie oraz składników aktywów znajdujących się w jednostce, które są własnością innych jednostek.

Inwentaryzację drogą uzyskania potwierdzenia salda

Przeprowadza się w przypadku aktywów finansowych na rachunku bankowym lub zgromadzonych przez inne jednostki, udzielonych pożyczek, należności i zobowiązań (za wyjątkiem należności spornych, należności od pracowników oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych).

Inwentaryzację drogą weryfikacji 

Przeprowadza się m.in. w przypadku gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, wartości niematerialnych i prawnych, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań pracowników, należności i zobowiązań wobec osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych. 

Inwentaryzacja w jednostce budżetowej - Jak prawidłowo rozliczyć w 2023 r.?

Przeprowadzając inwentaryzację w jednostkach budżetowych, należy pamiętać o tym, aby odpowiednio udokumentować wyniki inwentaryzacji oraz powiązać je z zapisami ksiąg rachunkowych. 

Jeżeli przeprowadzona inwentaryzacja ujawni różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, należy to wyjaśnić. Dodatkowo należy to rozliczyć w księgach rachunkowych tego samego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Pamiętaj, że rozliczenie inwentaryzacji należy opatrzyć odpowiednimi dokumentami, które zostaną wypełnione i złożone w odpowiednim terminie. Rozliczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych pozwala m.in. zachować dyscyplinę finansów publicznych.

Planujesz księgowe zamknięcie roku?

Kliknij grafikę i poznaj zasady obowiązujące przy wycenie i prezentacji danych księgowych: