Jak prowadzić dokumentację urlopową pracownika? – Ewidencja urlopów i przechowywanie

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej stanowi wyzwanie dla każdego kadrowca, gdyż wymaga uwzględnienia wymogów formalnych oraz praktycznych. Szczególnym przykładem jest dokumentacja urlopowa, którą pracodawca jest obowiązany prowadzić, jednakże nie ma wymogu zachowania pisemności. Dlaczego w przypadku urlopów wypoczynkowych, jeżeli pracodawca nie musi, a może prowadzić dokumentację urlopową dotyczącą urlopów wypoczynkowych ustnie, wszyscy jednak mają wnioski albo w wersji papierowej, albo systemowej bądź elektronicznej?

Dzieje się tak, ponieważ łatwiej jest wytłumaczyć zainteresowanym (pracownikom), kiedy i w jakim terminie korzystali z urlopu wypoczynkowego i ile urlopu im pozostało. Jak te zagadnienia wyglądają z formalnego punktu widzenia? Wszystkiego dowiesz się poniżej.

Spis treści:

1. Prowadzenie ewidencji czasu pracy
2. Prowadzenie dokumentacji
3. Brak określenia w jakiej formie ma być dokumentacja z urlopów wypoczynkowych
4. Prowadzenie ewidencji urlopów
5. Lista obecności

Prowadzenie ewidencji czasu pracy od 1 stycznia 2019 r. – Kodeks Pracy

Wszelkie kwestie prowadzenia osobowej dokumentacji pracowniczej określone zostały w nowelizacji z 1 stycznia 2019 r, które wprowadziła wiele zmian w prowadzeniu akt osobowych. Poniżej przedstawiamy aktualną treść artykułu ustawy dotyczący prowadzenia kart ewidencji czasu pracy:

Art. 149.

• 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
• 2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Prowadzenie dokumentacji – Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

• 6. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

Brak określenia w jakiej formie ma być dokumentacja z urlopów wypoczynkowych

Brak określenia formy dokumentacji urlopowej związanej z ubieganiem się i korzystaniem z dokumentacji pracowniczej, ułatwia i utrudnia funkcjonowanie działu kadr, gdyż:

• forma pisemna eliminowałby wątpliwości czy był urlop, czy nie;
• inna forma niż pisemna umożliwia składanie lub wnioskowanie o urlop w szybszy sposób, np. telefonicznie w sprawie urlopu w trybie na żądanie;

Prowadzenie ewidencji urlopów każdego pracownika

• 6. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

1. a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

Lista obecności

Lista obecności nie może być ewidencją czasu pracy, czy też ewidencją urlopów - chyba , że spełni wymagania ewidencji czasu pracy w zakresie oznaczenia wszystkich elementów np. pory nocnej, liczby nadgodzin, usprawiedliwionych nieobecności itd.

Dokumentacja urlopowa - Praktyka

Poniżej znajdziesz informacje na temat praktycznych względów prowadzenia dokumentacji urlopowej pracownika.

Składanie wniosków urlopowych

Pracownicy winni wnioskować o udzielenie urlopu wypoczynkowego w trybie planowanym i urlopu na żądanie w uzgodnieniu z pracodawcą (tzn. złożony wniosek w formie pisemnej, ustnej, smsem, mailem). Nie oznacza to jednak, iż taki urlop pracownik otrzyma. Kadrowy winien mieć prowadzoną ewidencję osobno dla każdego pracownika np. osobna teczka, osobna koszulka plastikowa, itd.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu

Do pracodawcy należy decyzja czy udzielić urlopu, czy nie oraz to pracodawca decyduje, czy nie odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego.

Do kadr wpływają wnioski lub dane systemowe – elektroniczne wnioski urlopowe

Pracodawca może wprowadzić systemy elektronicznych wniosków urlopowych, w których pracownik wnioskuje o urlop i dane są gromadzone w wersji elektronicznej. Pracownicy mogą też wnosić i składać podanie o urlop na papierowych kartach urlopowych. Nie istnieje jeden obowiązujący wzór wniosku urlopowego, ale warto wiedzieć jakie dane powinien zawierać.

Wymiar urlopu

Pracownikowi należy się albo 20, albo 26 dni urlopu wypoczynkowego w zależności od poziomu wykształcenia oraz stażu zawodowego wynikającego z wykonywania pracy.

Warto pamiętać, że cudzoziemcy winni dostarczyć tłumaczenia świadectw pracy potrzebnych do ustalenia wymiaru, jednakże to pracodawca decyduje czy tłumaczenia będą w formie zwykłej, czy też przysięgłej (brak takich ustaleń w Kodeksie Pracy).

Wymiar urlopu 20 dni oznacza 1,66 dnia urlopu za każdy miesiąc, natomiast 26 dni oznacza 2,16 dnia urlopu za każdy miesiąc.

Rozliczanie urlopu

Rozliczanie urlopu winno odbywać się w zamkniętych okresach rocznych tj. urlop wypoczynkowy liczymy latami np.

Pracownik posiada uprawnienie do urlopu w wymiarze 26 dni i został zatrudniony w maju 2019 r., a rozliczamy urlop na dzień 31.01.2023 r. :

1. a) pracownik jest zatrudniony od 45 miesięcy co daje w przeliczeniu przez wskaźnik 2,16 wynik 97,2 dnia który zaokrąglamy do góry tzn. 98 dni urlopu …. ale to jest nieprawidłowy sposób obliczania.
2. b) pracownik powinien mieć rozliczony wymiar urlopu w następujący sposób :

- 2019 rok – 8 miesięcy tj. 8 x 2,16 = 17,28 dnia tj. 18 dni

- 2020 rok – 26 dni

- 2021 rok – 26 dni

- 2022 rok – 26 dni

- 2023 rok – 1 miesiąc tj. 1 x 2,16 = 2,16 dnia tj. 3 dni

Suma wymiaru urlopu wynosi 99 dni.

Dokumentacja urlopowa - Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji

Ile należy przechowywać wnioski urlopowe? W zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentacji pracowniczej niestety nie ma precyzyjnych przepisów, gdyż wnioski urlopowe i np. listy obecności są elementami ewidencji czasu pracy, którą to już pracodawca musi posiadać i przechowywać. Czy wnioski urlopowe i listy obecności są dokumentacją pracowniczą? Raczej tak, ale są także elementem rozliczania czasu pracy. Dlaczego jest to takie istotne?

Ustawodawca wprowadził od 01.01.2019 r. obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (nie określono co to jest) przez okres 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 01.01.2019 r., a dla wcześniej zatrudnionych okres przechowywania to 50 lat. Można domniemywać, że pracownik zatrudniony np. w 1994 r. który pracował do 2022 r. będzie miał mieć przechowaną dokumentacją do 2072 roku. Tylko powstaje pytanie - po co? Skoro w ewidencji czasu pracą są naniesione urlopy wypoczynkowe i nie trzeba ich mieć, a nawet gdyby był w tym jakikolwiek sens to roszczenia pracownicze przedawniają się po okresie 3 lat art. 291 Kodeksu Pracy.

Dokumentacja urlopowa – Podsumowanie

Jak już dowiedziałeś się z powyższego artykułu, na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia indywidualnej dokumentacji urlopowej każdego z pracowników. Należy ją prowadzić zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, dlatego warto być na bieżąco z wszelkimi aktualnymi ustawami. Jeśli chcesz, aby pracownicy, aby dział kadr Twojej firmy, dokładnie wiedział m.in. jak długo przechowywać wnioski urlopowe, warto skorzystać ze szkoleń dotyczących akt osobowych organizowanych przez Centrum Verte. Dokumentacja urlopowa stanowi "kamień w bucie" Twojej pracy? Sprawdź naszą ofertę szkoleń i znajdź to czego potrzebujesz!

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej