Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy - Gdzie przekazać dokumentację pracowniczą?

Co dzieje się z dokumentami pracowniczymi w sytuacji, w której przedsiębiorca postanawia zamknąć działalność? Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? Przedsiębiorca, który decyduje się na likwidację swojej firmy zobowiązany, jest do wskazania podmiotu, któremu zostaną powierzone dokumenty pracownicze. Wskazany podmiot musi prowadzić działalność w dziedzinie przechowywania dokumentów. Sprawdź, jak przechowywać dokumenty pracownicze po likwidacji firmy.

Spis treści:

• Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – zasady archiwizacji w 2024 roku
• Okres przechowywania dokumentów pracowniczych w przypadku likwidacji
• Upadłość lub likwidacja firmy – zasady postępowania przez pracodawców z dokumentacją pracowniczą
• Rola Archiwum Państwowego po likwidacji lub upadłości firmy – w jakich przypadkach AP przejmuje dokumentację?
• ZUS a dokumentacja pracownicza po likwidacji lub upadłości firmy
• Gdzie znaleźć dokumenty pracownicze w przypadku likwidacji lub upadłości?
• Przechowywanie dokumentacji po likwidacji - rola Archiwum Państwowej Dokumentacji Osobowej i Płacowej

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – zasady archiwizacji w 2024 roku

Należy podkreślić, że pracodawcy posiadają obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Obowiązek ten wynika z art. 94 Kodeksu pracy. Właściciel firmy zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji oraz jej przechowywania w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w sposób, który gwarantuje im bezpieczeństwo. Oznacza to, że dokumentacja musi być przechowywana tak, aby zabezpieczyć jej poufność i integralność. Przechowywana dokumentacja pracownicza musi być kompletna oraz zabezpieczona w taki sposób, aby nie uległa uszkodzeniu czy zniszczeniu.

Przechowywanie dokumentów po likwidacji - czy za brak przekazania grozi kara?

Należy zauważyć, że pracodawca, który nie wywiązuje się z obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej może zostać obciążony karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. 

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej w sposób dokładny określa, które dokumenty stanowią akta osobowe, jak prowadzić akta osobowe oraz w jaki sposób przechowywać omawiane dokumenty. 

Okres przechowywania dokumentów pracowniczych w przypadku likwidacji

Dokumenty pracownicze należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także po zakończeniu stosunku pracy. Okresy przechowywania dokumentów pracowniczych to:

• 10 lat – tyle wynosi okres przechowywania dokumentów pracowniczych, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później,
• 10 lat – to okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku, w którym pracownik został zatrudniony w danej firmie w latach 1999 – 2018. Okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, jeżeli złożono do ZUS  (za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie) oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. Należy tutaj podkreślić, że okres 10 lat liczony jest od ostatniego dnia roku, w którym złożony został raport informacyjny,
• 50 lat – to okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku, w którym pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku. W tym przypadku bez znaczenia jest czy osoba ta nadal pracuje, czy już nie.

Do kiedy pracownik musi odberać akta osobowe?

Dokumenty, na które nałożony jest 10-letni obowiązek ich przechowywania – w ich przypadku okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu stosunek pracy lub stosunek pracy wygasł. Po upływie tego czasu były pracownik ma miesiąc na odebranie swoich dokumentów. Jeżeli tego nie uczyni, pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentów w ciągu 12 miesięcy. 

Dokumenty, na które nałożony jest 50-letni obowiązek ich przechowywania – w tym przypadku okres ten liczony jest od dnia, w którym ustał stosunek pracy. W tym przypadku przepisy nie precyzują zasad odbioru dokumentacji przez pracownika.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat przetwarzania danych osobowych?

Kliknij poniższą grafikę i poznaj program szkolenia:

Upadłość lub likwidacja firmy – zasady postępowania przez pracodawców z dokumentacją pracowniczą

Warto już na samym początku podkreślić, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy nawet po ogłoszeniu upadłości lub likwidacji firmy. W przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji firmy, likwidator lub syndyk ma obowiązek wskazać odpowiedni podmiot, który zajmuje się prowadzeniem działalności w dziedzinie przechowywania dokumentów. Wskazany podmiot otrzyma omawiane dokumenty, aby przechowywać je w prawidłowy sposób przez określony okres. Przedsiębiorca zobligowany jest do zapewnienia środków finansowych na cel, jakim jest przechowywanie dokumentów pracowniczych przez wskazany podmiot. 

Więcej na temat archiwizacji dokumentów dowiesz się z poniższego szkolenia. Kliknij grafikę i poznaj jego program:

Rola Archiwum Państwowego po likwidacji lub upadłości firmy – w jakich przypadkach AP przejmuje dokumentację?

Jeżeli Sąd Rejonowy stwierdził, że przedsiębiorca nie jest w stanie zapewnić odpowiednich  środków finansowych, aby pokryć koszty przechowywania dokumentów pracowniczych we wskazanym przez likwidatora lub syndyk podmiocie, na wniosek przedsiębiorcy lub syndyka masy upadłości, który podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, dokumentację pracowniczą przejmuje Archiwum Państwowe. Archiwum Państwowe w tym celu zostało utworzone przez ministra do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. 

Przed wydaniem postanowienia o złożeniu dokumentów pracowniczych w Archiwum Państwowym sąd sprawdza u Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla miejscowej siedziby pracodawcy dokładny stan majątkowy przedsiębiorcy. Należy podkreślić, że syndyk lub likwidator mają obowiązek uporządkowania dokumentacji przed jej przekazaniem.  Co więcej, dokumenty muszą zostać przekazane przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)  lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Przechowywanie akt - decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych ma uprawnienia do wydania decyzji, która mówi o odpłatnym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Decyzja ta mówi o dokumentacji pracowniczej, która należała do pracodawcy, który został już wykreślony z KRS lub CEiDG. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych decyzję taką wydaje w momencie, w którym dokumentacja może ulec zniszczeniu, w szczególności na skutek działania czynników atmosferycznych lub działania osób trzecich (bezprawnego). Decyzja ta wydawana jest wtedy, gdy brak podstaw prawnych, aby dokumentacja została przekazana innemu podmiotowi, który dalej by ją przechowywał. 

Przed wydaniem ostatecznej decyzji, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych ma obowiązek dokonać oceny całej dokumentacji pracowniczej w miejscu jej przechowywania. Należy tutaj podkreślić, że koszty poniesione przez Archiwum Państwowe na cele:

• przejęcia,
• ewidencjonowania,
• przechowywania,
• konserwacji

ponoszą osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu, w którym został wykreślony z KRS lub CEiDG.

ZUS a dokumentacja pracownicza po likwidacji lub upadłości firmy

Dokumentacja pracownicza to niezwykle ważne dokumenty dla osób zatrudnionych. Gdzie znaleźć omawiane dokumenty, kiedy przedsiębiorstwo zostało już zlikwidowane? W przypadku likwidacji państwowego zakładu pracy dokumentacja pracowników mogła zostać przejęta przez następcę prawnego (np. spółka prawna  lub cywilna powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa), organ założycielski (najczęściej wojewoda) lub organ nadrzędny (np. ministerstwo). Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw znaleźć można w archiwum – gromadzi ono dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy w każdym województwie. Wykaz wspomnianych archiwów znajduje się na stronie ZUS oraz w placówkach ZUS. 

Po likwidacji spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych, dokumenty pracownicze mógł przejąć związek rewizyjny, w którym spółdzielnia była zrzeszona lub Krajowa Rada Spółdzielcza, jeżeli związek rewizyjny został zlikwidowany lub nie istniał. 

W przypadku likwidacji spółek prawa cywilnego, dokumenty pracowników zabezpiecza syndyk. Wskazuje on odpowiedni do przechowywania dokumentacji podmiot. Aby uzyskać informacje, o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej można zgłosić się do właściwego marszałka województwa, placówki ZUS (lub znaleźć niezbędne informacje na stronie internetowej ZUS), archiwum państwowego lub sprawdzić informacje dostępne w ogólnopolskiej bazie internetowej, która prowadzona jest przez Archiwum Państwowe w Warszawie. 

Gdzie znaleźć dokumenty pracownicze po likwidacji firmy lub jej upadłości?

Co więcej, informacje o przechowywaniu dokumentów pracowniczych gromadzone są również w:

• wydziałach sądów rejonowych właściwych dla terytorium siedziby firmy,
• sądach upadłościowych – znaleźć można tam dane o miejscu przechowywaniu dokumentów pracowniczych firm, które ogłosiły upadłość,
• organach prowadzących ewidencję działalności gospodarczej lub urzędach skarbowych.

Dodatkowo od 1994 roku dokumenty pracownicze upadłych i zlikwidowanych zakładów pracy  przechowują również podmioty komercyjne oraz Stowarzyszenie Archiwów Polskich. Właściwa dla miejsca wykonywania pracy placówka ZUS przechowuje dokumentację pracowniczą firm, które przed 1999 rokiem rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne w imiennych deklaracjach.

Przechowywanie dokumentacji po likwidacji - rola Archiwum Państwowej Dokumentacji Osobowej i Płacowej

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej zostało utworzone w 2004 roku. Obejmuje ono obszar całego kraju. W archiwum znaleźć można dokumenty pracownicze pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub ogłoszono już ich upadłość oraz przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność gospodarczą związaną z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w przypadku, kiedy ogłoszono ich upadłość, postawiono ich w stan likwidacji lub cofnięto im zezwolenie na prowadzenie działalności tego typu. 

Dokumenty byłych pracowników Państwowych Gospodarstw Rolnych (PGR) lub innych, związanych z uprawą roli działających w okresie PRL, znaleźć można w Krajowym Ośrodku Wsparcia Rolnictwa. Osoby, które przebywały w Zakładzie Karnym i podejmowały w nim pracę o wydanie dokumentów, muszą zwrócić się do Zakładu Karnego w którym odbywały karę. 

Jak przechowywać dokumenty pracownicze po likwidacji firmy  -podsumowanie

Podsumowując, pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w prawidłowy sposób. Po zamknięciu przedsiębiorstwa pracodawca wciąż zobowiązany jest, aby archiwizacja dokumentów pracowniczych przebiegała w określony w Rozporządzeniu sposób. W chwili wprowadzenia przedsiębiorstwa w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, do dalszego przechowywania dokumentów, likwidator lub syndyk wybiera odpowiedni podmiot, który zajmuje się działalnością związaną z przechowywaniem dokumentacji. Syndyk lub likwidator przekazują uporządkowane dokumenty, zaś pracodawca zobowiązany jest zabezpieczyć odpowiednie na ten cel środki finansowe na ten cel. Jeżeli Sąd Rejonowy uznał w ciągu postępowania, że pracodawca nie jest w stanie zabezpieczyć odpowiednich środków finansowych, może wydać decyzję, wskazującą, że akta osobowe trafią do Archiwum Państwowego. 

Osoby, które potrzebują swojej akt osobowych a ich zakład pracy, został zlikwidowany mogą znaleźć informację o miejscu przechowywania dokumentów pracowniczych m.in. na stronie ZUS.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat prowadzenia teczki osobowej pracownika?

Kliknij w poniższą grafikę i poznaj program szkolenia:

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej