Kontrola PIP a zatrudnianie pracowników po nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku

Każdy rodzaj kontroli przedsiębiorstwa ze strony instytucji państwowych jest zdarzeniom mogącym powodować stres wywołany obawą o doszukanie się nieprawidłowości niosących za sobą nieprzyjemne konsekwencje. Nie inaczej jest w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), a zwłaszcza tej niezapowiedzianej. Ponadto organ ten może powiadomić inne o konieczności przeprowadzenia pełnej kontroli, obejmującej inne aspekty funkcjonowania firmy, takie jak: Urząd Skarbowy czy ZUS. Na czym polega kontrola PIP? Wglądu, do jakich dokumentów może wymagać? Co dokładnie sprawdza? I w jaki sposób należy się do niej przygotować? Odpowiedzi na wszystkie Twoje pytania zostały zawarte w tym artykule.

Jeśli natomiast chcesz podnieść swoją wiedzę z zakresu zatrudniania pracowników, zapraszamy na nasze szkolenia z prawa pracy online.

Spis treści:

• Na czym polega kontrola PIP?
• Jakich dokumentów podczas kontroli wymaga PIP?
• Czy PIP musi się zapowiadać na kontrolę?
• Kogo kontroluje PIP i jak przebiega inspekcja?
• Kiedy PIP może dokonać kontroli zakładu pracy?
• Ile trwa kontrola PIP?
• Kontrola PIP – kary i konsekwencje
• Pytania i odpowiedzi

Na czym polega kontrola PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to instytucja, która została powołana w celu kontrolowania przedsiębiorstw pod kątem przestrzegania aktualnych regulacji zawartych w Kodeksie pracy. U podstaw jej działalności leży weryfikacja legalności zatrudnienia pracowników w danym przedsiębiorstwie oraz poszanowania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z danymi zamieszczonymi na oficjalnej stronie PIP, z roku na rok liczba kontroli sukcesywnie wzrasta. Na rok 2023 inspektorat przewiduje zwiększenie tej liczby do aż 60 tys. Ten wzrost wiąże się również ze wzmożoną działalnością w zakresie promocji ochrony zdrowia w miejscu pracy oraz realizacji zadań z zakresu prewencji wypadkowej.

Działania PIP są realizowane w wyniku nadania instytucji odpowiednich kompetencji zawartych w ustawie o państwowej inspekcji pracy z dnia 13 kwietnia 2007 oraz ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Prawie Przedsiębiorców, wykorzystując zasady ogólne dotyczące każdego rodzaju kontroli, jaki wynika z cytowanej ustawy.

Cele kontroli PIP – kontrola legalności zatrudnienia, czasu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy

Kontrola przedsiębiorstwa przez PIP ma na celu sprawdzenie 3 najważniejszych obszarów dotyczących: przestrzegania prawa pracy, legalności zatrudnienia pracowników oraz BHP. Jeśli chodzi o szczegółowe elementy kontroli, to należy do nich zaliczyć między innymi:

• czas pracy zatrudnionych;
• wykorzystanie przysługujących pracownikom urlopów;
• poszanowanie zasad dotyczących zatrudnienia osób niepełnosprawnych, młodocianych pracowników oraz obcokrajowców;
• poprawność dotyczące wypłaty wynagrodzeń obejmująca terminowość oraz właściwą kwotę wynagrodzenia;
• opłacanie wszelkich składek na rzecz Funduszu Pracy;
• weryfikacja pod względem spełnienia wymogów dotyczących wytwarzanych wyrobów;
• przestrzeganie zasad BHP (odbycie szkolenia przez wszystkich pracowników, stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, czy właściwe oznakowania miejsc pracy, które tego wymagają).

Jakich dokumentów podczas kontroli wymaga inspektor pracy z PIP?

Jakie dokumenty sprawdza PIP? Aby właściwie przygotować się do kontroli PIP, przedsiębiorca powinien odpowiednio wcześniej przygotować potrzebne dokumenty by uniknąć dodatkowego stresu.

UWAGA! Ile wstecz może kontrolować PIP? Państwowa Inspekcja Pracy ma możliwość weryfikacji dokumentacji firmowej do 3 lat wstecz! – Po 3 latach następuje przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy.

Co dokładnie przygotować?

• akta osobowe wszystkich zatrudnionych oraz osób współpracujących z przedsiębiorstwem w oparciu o różne umowy;
• dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy/listy obecności pracowników;
• dokumentacja urlopu pracowników;
• lista wypłaconego wynagrodzenia;
• dokumenty związane z przydziałem odzieży ochronnej;
• aktualną dokumentację potwierdzającą odbycie szkolenia BHP przez wszystkich pracowników;
• dokumentację techniczną, czyli wszelkie plany i rysunki, jeśli charakter przedsiębiorstwa wymaga ich posiadania;
• decyzje wydane przez inne organy – ZUS, Urząd Skarbowy;
• dokumentację dotyczącą budowy lub przebudowy miejsce pracy.

Przechowując dokumentację filmową, należy zapoznać się z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi archiwizacji. Pracodawca ma możliwość przechowywania dokumentacji formie papierowej lub formie elektronicznej. Obydwie wskazane formy są tak samo ważne dla organu kontrolującego.

Jak przygotować się do kontroli z PIP?

Ogólnie rzecz biorąc, do wizyty okręgowego inspektora pracy nie trzeba się przygotowywać. Jeśli jako pracodawca zapewniasz pracownikom odpowiednie warunki pracy zgodne z Kodeksem Pracy nie masz się czego obawiać w trakcie kontroli inspektora. Przestrzegając prawa pracy i zasad BHP gwarantujesz sobie spokój, że inspektorat pracy nie będzie miał podstaw do zgłoszenia nieprawidłowości. Warto jednak mieć na uwadzę to, co kontroluje państwowa inspekcja pracy i jak wygląda kontrola, aby zachować spokój, gdy już będzie miała miejsce.

Zapisując się na nasze szkolenia z prawa pracy, poznasz wszelkie najważniejsze kwestie, które należy spełnić, zatrudniając pracowników w firmie. 

Czy Państwowa Inspekcja Pracy musi się zapowiadać na kontrolę?

Ustawa dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy w art. 24.1 informuje, że „inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzenia, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy (…)”. Jednak w praktyce kontrole niezapowiedziane zdarzają się bardzo rzadko, a urzędnicy zazwyczaj informują danego przedsiębiorcy o planowanej kontroli.

W tym miejscu warto również udzielić odpowiedzi na pytania czy PIP może wejść na teren prywatny, aby dokonać kontroli? Zgodnie z aktualnymi wytycznymi na rok 2023, urzędnicy nie mają możliwości kontrolowania np. mieszkań prywatnych. Ponadto organ ten może przesłuchiwać pracowników, jeśli uzna, że zachodzi taka potrzeba.

Warto pamiętać, że inspekcja ma obowiązek okazać legitymację oraz upoważnienie do przeprowadzania kontroli. Jeśli nie posiadają takiego dokumentu, istnieje możliwość dostarczenia go w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli. 

Kto podlega kontroli PIP i jak przebiega inspekcja?

Mimo że PIP ma możliwość przeprowadzenia niezapowiedzianej kontroli, to w rzeczywistości najczęściej pracodawca otrzymuje powiadomienie na 7 dni przed planowanym pojawieniem się urzędników. Kontroli podlegają przedsiębiorcy, którzy zatrudniają przynajmniej jednego pracownika w oparciu o umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenie lub współpracują z daną jednostką na zasadach B2B.

Kontrola może dotyczyć również przestrzegania zasady zakazu handlu w niedziele i święta oraz przedsiębiorców, którzy świadczą usługi z zakresu oferowania pracy tymczasowej, poradnictwa zawodowego lub pośrednictwa pracy.

Kiedy PIP może dokonać kontroli zakładu pracy?

Urzędnicy najczęściej decydują się na skontrolowanie danego zakładu pracy, jeśli zachodzi prawdopodobieństwo występowania nieprawidłowości. Takie informacje urząd zazwyczaj otrzymuje wyniku donosu, wystosowanego przez byłych lub obecnych pracowników.

Ile trwa kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Ustawodawca przewidział standardowy czas, w jakim powinna trwać kontrola przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę czas trwania wszystkich kontroli w danym okresie (rok kalendarzowy) oraz wielkość firmy. Biorąc pod uwagę te wytyczne, maksymalny czas kontroli dla poszczególnych placówek wynosi:

• 12 dni roboczych – mikroprzedsiębiorstwo;
• 18 dni roboczych – małe przedsiębiorstwo;
• 24 dni robocze – średnie przedsiębiorstwo;
• 24 dni robocze – pozostałe przedsiębiorstwa.

Kontrola PIP – kary i konsekwencje za naruszenie przepisów prawa pracy

To, co kontroluje państwowa inspekcja pracy to przede wszystkim naruszenie, którejś z zasad Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego oraz Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Do najczęstszych naruszeń, do jakich dochodzi w miejscu zatrudnienia, zalicza się: brak aktualnych badań lekarskich pracownika, niedotrzymanie terminu wypłaty wynagrodzenia, brak odbytych szkoleń BHP, niedostosowanie rodzaju umowy. Jeśli kontrola przeprowadzona przez PIP wykaże występowanie nieprawidłowości o takim charakterze, zostają one uwzględnione w protokole kontroli.

Protokół z kontroli zawiera dane inspektora, który przeprowadził kontrolę, rodzaje ustalonych uchybień wraz z ich opisem oraz termin, w jakim taka kontrola została przeprowadzona.

Jeśli podczas inspekcji nie odnotowano żadnych naruszeń, to inspektor może wystosować notatkę ustną lub pisemną. Przedsiębiorca ma prawo odwołania się od decyzji inspektora PIP, jeśli nie zgadza się ze zdarzeniami opisanymi w protokole. Wówczas ma prawo do złożenia pisemnego odwołania w terminie do siedmiu dni od momentu otrzymania protokołu.

Potwierdzenie w protokole poszczególnych naruszeń może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami w postaci:

• grzywny między 1000 a 30 000 zł;
• mandatu między 1000 a 2000 zł;
• nakaz zlikwidowania wszelkich stwierdzonych naruszeń w wyznaczonym terminie;
• nakaz wstrzymania wykonywania zadań lub działalności;
• nakaz wykonania dodatkowych pomiarów lub badań;
• nakaz wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób uznanych za winne.

Pytania i odpowiedzi

Na czym polega kontrola PIP? - Kontrola przedsiębiorstwa przez PIP ma na celu sprawdzenie 3 najważniejszych obszarów dotyczących: przestrzegania prawa pracy, legalności zatrudnienia pracowników oraz BHP. Elementy kontroli: czas pracy zatrudnionych; wykorzystanie przysługujących pracownikom urlopów; poszanowanie zasad dotyczących zatrudnienia osób niepełnosprawnych, młodocianych pracowników oraz obcokrajowców; poprawność dotyczące wypłaty wynagrodzeń obejmująca terminowość oraz właściwą kwotę wynagrodzenia; opłacanie wszelkich składek na rzecz Funduszu Pracy.

Jakich dokumentów podczas kontroli wymaga PIP? - akta osobowe wszystkich zatrudnionych; dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy/listy obecności pracowników; dokumentacja urlopu pracowników; lista wypłaconego wynagrodzenia; dokumenty związane z przydziałem odzieży ochronnej; aktualną dokumentację potwierdzającą odbycie szkolenia BHP przez wszystkich pracowników; dokumentację techniczną, czyli wszelkie plany i rysunki, jeśli charakter przedsiębiorstwa wymaga ich posiadania; decyzje wydane przez inne organy – ZUS, Urząd Skarbowy; dokumentację dotyczącą budowy lub przebudowy miejsce pracy.

Czy PIP musi się zapowiadać na kontrolę? - inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzenia, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. Jednak w praktyce kontrole niezapowiedziane zdarzają się bardzo rzadko, a urzędnicy zazwyczaj informują danego przedsiębiorcy o planowanej kontroli.

Czy PIP może wejść na teren prywatny, aby dokonać kontroli? - Zgodnie z aktualnymi wytycznymi na rok 2023, urzędnicy nie mają możliwości kontrolowania np. mieszkań prywatnych.

Czy PIP może przesłuchać pracowników? - organ ten może przesłuchiwać pracowników, jeśli uzna, że zachodzi taka potrzeba.

Kogo kontroluje PIP i jak przebiega inspekcja? - Kontroli podlegają przedsiębiorcy, którzy zatrudniają przynajmniej jednego pracownika w oparciu o umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenie lub współpracują z daną jednostką na zasadach B2B.

Kiedy PIP może dokonać kontroli zakładu pracy? Urzędnicy najczęściej decydują się na skontrolowanie danego zakładu pracy, jeśli zachodzi prawdopodobieństwo występowania nieprawidłowości. Takie informacje urząd zazwyczaj otrzymuje wyniku donosu, wystosowanego przez byłych lub obecnych pracowników.

Ile trwa kontrola PIP? - 12 dni roboczych – mikroprzedsiębiorstwo; 18 dni roboczych – małe przedsiębiorstwo; 24 dni robocze – średnie przedsiębiorstwo; 24 dni robocze – pozostałe przedsiębiorstwa.

Kontrola PIP – kary i konsekwencje – grzywny między 1000 a 30 000 zł; mandatu między 1000 a 2000 zł; nakaz zlikwidowania wszelkich stwierdzonych naruszeń w wyznaczonym terminie; nakaz wstrzymania wykonywania zadań lub działalności; nakaz wykonania dodatkowych pomiarów lub badań; nakaz wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób uznanych za winne.

Kontrola PIP – Podsumowanie

Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy, może być niezwykle stresująca. Dlatego jeśli chcesz mieć pewność, że działasz zgodnie z prawem, bądź na bieżąco z obecnymi przepisami. Zapraszamy na nasze szkolenia z prawa pracy online, podczas których poruszymy wszelkie najważniejsze kwestie, które pomogą Ci zatrudniać pracowników zgodnie z prawem, tak by inspekcja nie miała się, do czego przyczepić. 

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej