Dokumentacja pracownicza w pigułce – wszystko co musisz wiedzieć o prowadzeniu ewidencji pracowników

Dokumentacja jest nieodzownym elementem w dziale kadr. Przepisy ustawy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na całą dokumentację składają się dwie rzeczy: akta osobowe oraz niezbędne dokumenty dotyczące spraw związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację można prowadzić w formie papierowej, jak i również w formie elektronicznej. Ma być ona przechowywana zgodnie z obowiązującym prawem, które gwarantuję jej zachowanie poufności , integralności, kompletności oraz dostępności.

Spis treści:

• Jakie dokumenty przechowywać w aktach osobowych?
• Obowiązkowe dokumenty związane ze stosunkiem pracy
• Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy
• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Jakie dokumenty przechowywać w aktach osobowych?

Od 1 stycznia 2019 roku zmieniła się struktura akt osobowych pracownika. Akta osobowe składają się z 4 części: części A, B, C oraz D. Pracodawca prowadzi wszystkie te akta odrębnie dla każdego pracownika. W aktach osobowych pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów złożone przez osobę ubiegającą się o pracę lub pracownika, która muszą zostać poświadczone przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Obowiązkiem prowadzenia akt osobowych jest przechowywanie ich w porządku chronologicznym oraz w prawidłowej numeracji.

Do części A zaliczamy dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnianie oraz skierowania na badania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań.

W części B zawarte są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym na przykład:

• dokumenty oraz oświadczenia odnoszące się do danych osobowych w związku z podjęciem stosunku pracy;
• umowa o pracę;
• zakres obowiązków;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu.

W myśl nowych przepisów Kodeksu Pracy z części B usunięto dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej, wnioski pracownika dotyczące, np. ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy oraz usunięto informację dotyczące wykonania przez pracowników powszechnego obowiązku obrony.

Do części C zaliczamy dokumenty związane z wygaśnięciem lub z ustaniem zatrudnienia pracownika. Są to oświadczenia o rozwiązaniu umowy, kopie wydanego świadectwa pracy czy wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy. W części C akt osobowych zawiera się również dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy i potwierdzenie wykonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z zajęciem egzekucyjnym.

W ostatniej już części akt osobowych (części D) gromadzimy odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Przy prowadzeniu tej części akt osobowych musi pamiętać, że przechowuje się je w wydzielonych częściach, które oznacza się odpowiednią numeracją D1, następną D2 itd.

Obowiązkowe dokumenty związane ze stosunkiem pracy

W zakres dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, każdy pracodawca ma obowiązek przechowywania:

• karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy oraz związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego;
• listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy

W skład dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy zaliczamy: ewidencję czasu pracy, wszystkie wnioski pracownika, dokumentację związaną z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych. Do dokumentacji ewidencji czasu pracy zaliczyć należy również zgody, które składają pracownicy, np. osoby w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca po ustaniu stosunku pracy ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 10 lat, jeśli pracownik był zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku, przez 10 lat, jak został zatrudniony w latach 1999-2018 po ówczesnym złożeniu oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA oraz przez 50 lat jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku.

Zapraszamy Was na szkolenie dotyczące tej tematyki, gdzie omówimy prowadzenie dokumentacji pracowniczej krok po kroku zgodnie z kontrolą PIP w 2022 roku.

Szkolenie online – Prowadzenie dokumentacji pracowniczej krok po kroku a kontrola PIP w 2022r.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej