Harmonogram czasu pracy – Jak poprawnie go ułożyć i o czym należy pamiętać przy grafiku?

Harmonogram czasu pracy – Jak poprawnie go ułożyć i o czym należy pamiętać przy grafiku?

Czasami harmonogram czasu pracy jest także nazywany grafikiem lub planem pracy, jednakże nieważna jest nazwa, lecz przeznaczenie takiego zestawienia danych. W harmonogramie czasu pracy powinny być określone dni i godziny wykonywania pracy przez pracownika, jest to o tyle istotne, że pracownik, podpisując umowę o pracę, dobrowolnie zobowiązał się do wykonywania pracy i wykonywania poleceń, a pracodawca do takiego planowania zadań, aby to było zgodne z prawem. W jednym tygodniu fizycznie jest 168 godzin pracy (7 dni x 24 godziny), a pracodawca zobowiązuje się do zaplanowania średnio 40 godzin pracy tj. 1/4 całkowitego czasu tego pracownika. Tenże rozkład oznacza, że pozostałe średnio 128 godzin jest dla pracownika i jego rodziny. Wielu pracodawców i pracowników uważa, iż praca to bardzo ważnym elementem życia i trudno z tym polemizować, ale czas wolny jest także bardzo istotny dla parownika i jego rodziny. Czas wolny potrzebny jest także do regeneracji sił fizycznych oraz życia społecznego, dlatego tak ważny jest i plan pracy, i czas wolny dla pracownika bez zbyt dużych zmian.

  1. Czy zmiany w grafiku pracy się zdarzają?
  2. Sporządzanie harmonogramu czasu pracy
  3. Przechowywanie harmonogramu czasu pracy
  4. Wyjątki od obowiązku sporządzania harmonogramów
  5. Podmiot obowiązany do sporządzenia harmonogramów

Czy zmiany w grafiku pracy się zdarzają? – Dzień wolny od pracy, urlop

Niestety tak, i tak być musi, gdyż żaden z pracodawców nie ma i raczej nie będzie miał pracowników zatrudnionych na zapas, z których może skorzystać, kiedy potrzebuje (wyciąga z magazynu) i później po wykonywaniu pracy zwraca (do magazynu). Zmiany w planie pracy zazwyczaj powstają z dwóch powodów:

  1. planowane nieobecności usprawiedliwione (urlop, planowane zabiegi medyczne i inne uroczystości np. śluby)
  2. nieplanowanych nieobecności (chorobowe, opieka na chorym dzieckiem, śmierć członka rodziny itd.)

szkolenie-online-czas-pracy

Sporządzanie harmonogramu czasu pracy pracownika – co powinien zawierać grafik pracy

Grafik czasu pracy może być sporządzany najczęściej w formie papierowej lub elektronicznej i pracownik powinien taki rozkład czasu pracy otrzymać na siedem dni przed rozpoczęciem okresu obowiązywania tegoż grafiku – art. 129 § 3 Kodeksu pracy tj. „Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład”. Harmonogram czasu pracy powinien być skutecznie dostarczony do pracownika, tak aby mógł się z nim skutecznie zapoznać. Dlaczego tak ważna jest skuteczność, dlatego, że samo sporządzenie nic nie zmienia, jeżeli pracownik nie wiedział, jak ma wykonywać pracę. Zdarzają się pracodawcy lub inne osoby zarządzające wymagają, aby pracownicy samodzielnie sprawdzali zmiany w harmonogramach pracy i swoje życie dostosowywali do zmian w grafikach – takie zachowanie jest wysoce naganne i jest ścigane przez Inspektorów PIP. W tym miejscu warto się zastanowić czy harmonogram czasu pracy na dany okres rozliczeniowy powinien być podpisywany/zatwierdzany przez pracownika, w myśl obowiązujących norm prawnych nie ma takiego obowiązku, aczkolwiek taki podpis może pomóc w przypadku sporu czy pracownik otrzymał grafik pracy, czy nie otrzymał oraz w przypadku zmian w grafiku, czy także o nich wiedział. Problemem może być podpisywanie w przypadku formy elektronicznej, bo ilu pracowników dysponuje bezpiecznym kwalifikowanym podpisem cyfrowym lub inną formą podpisu cyfrowego? Niestety niewiele osób takie możliwości w życiu prywatnym posiada.

Przechowywanie harmonogramu czasu pracy

Przechowywanie harmonogramów czasu pracy jest osobnym zagadnieniem z uwagi na to, że ustawodawca napisał i nie napisał co z takimi grafikami robić. Co do zasady harmonogramy czasu pracy są elementem systemu czasu pracy, aczkolwiek pracodawca musi posiadać ewidencję czasu pracy zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy tj. „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”. A pozostałe ewentualne elementy takie jak np. lista obecności, dane z systemów elektronicznego rejestratora czasu pracy, harmonogramów czasu pracy może mieć. Z uwagi na to, że w razie pomyłki lub błędnego rozliczenia czasu pracy pracownik może mieć wątpliwości i/lub roszczenia pracownicze warto przechowywać harmonogramy czasu pracy przez okres 3 lat liczonego od dnia następnego po zakończeniu okresu, którego ten grafik dotyczy. Okres 3 lat wynika z art. 291 § 1 Kodeksu pracy tj. „Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne”. Ustawodawca wprowadził również obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat lub 50 lat co oznacza, że przyjmując, że harmonogram jest dokumentacją pracowniczą, to należy tak długo to przechowywać. Na okres 10 lat wskazuje art. 94 pkt. 9b tj. „Pracodawca jest obowiązany w szczególności: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”. Natomiast ewentualny okres przechowywania 50 lat wynika z (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Dokonanie takiego ustalenia przez ustawodawcę oznacza, iż dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat. Zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z dalszą interpretacją tego aktu prawnego zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy. Co do zasady okres trzech lat przechowywania warto stosować, a czy 10, czy 50 lat to jest zagadnienie dla Inspektorów PIP lub sądów.

szkolenie-online-godziny-nadliczbowe

Wyjątki od obowiązku sporządzania harmonogramów – kiedy nie trzeba grafiku czasu pracy?

Ustawodawca wyjątki wskazał w art. 129 § 4 Kodeksu pracy tj. : „Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli: 1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1, albo z umowy o pracę; 2) w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik; 3) na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 4) na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy”. A teraz przetłumaczę z polskiego na …. polski : 1) pierwszy przypadek dotyczy ustalonych stałych dni i godzin pracy 2) drugi wariant dotyczy indywidualnych rozwiązań ustalonych z pracownikiem 3) trzeci przypadek dotyczy tak zwanego ruchomego systemu czasu pracy 4) ostatni wariant dotyczy indywidualnego porozumienia z pracownikiem

Podmiot obowiązany do sporządzenia harmonogramu pracy

To pracodawca lub inna osoba działająca w imieniu pracodawcy sporządza rozkład czasu pracy dla pracowników. Obowiązek wprost dotyczy pracodawcy, lecz ten obowiązek może być przeniesiony na kierowników, brygadzistów, liderów itd. Osoby sporządzające ponoszą też odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości, tzn. odpowiedzialność dotyczy konkretnych osób, a nie firmy. To oznacza, że jedna albo kilka osób może zostać ukaranych za błędy dotyczące harmonogramów mandatem lub grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł – art. „Art. 281. § 1. pkt. 5 Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,”

Rozkład czasu pracy – Podsumowanie

Podsumowując, pracodawca powinien układać harmonogram czasu pracy na cały dany okres rozliczeniowy. Konieczne jest, aby zawierał wszystkie najważniejsze informacje takie jak m.in. godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy czy dni wolne od pracy oraz powinien być stworzony w takim sposób, by zawierał 5-dniowy tydzień pracy. Jeśli chcesz podnieść swoją wiedzę i być na bieżąco z nowymi przepisami układając grafik, konieczne skorzystaj z naszych szkoleń kadrowo-płacowych, które m.in. dokładnie omawiają tematykę jak ułożyć grafik pracownikom.

Daniel Pałyga
Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.