Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę – czy jest możliwa?

Od 7 kwietnia 2023 roku zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej. Stało się to za sprawą ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240), która wprowadziła do Kodeksu Pracy m.in. pracę zdalną, jednocześnie uchylając przepisy dotyczące telepracy.

Musimy jednak pamiętać o tym, że pracownik świadczący pracę zdalną nadal jest w pracy. Także podczas wykonywania pracy w takiej formie, pracodawca ma możliwość przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej i wykonania przez pracownika wszystkich zleconych mu zadań.

I to właśnie na kontroli pracy zdalnej skupiliśmy się w dzisiejszym artykule. Omówiliśmy dla Państwa wszystkie kwestie związane z prawem i możliwościami pracodawcy oraz obowiązkami pracownika, który świadczy prace zdalnie.

Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej a Kodeks Pracy 2023

Zgodnie z art. 67²⁸ § 1 Kodeksu Pracy pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracownika podczas pracy zdalnej pod kątem:

• wykonywania pracy zdalnej,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Pojedyncza kontrola może obejmować wszystkie aspekty wskazane w ustawie bądź tylko jedną kwestię, która niepokoi pracodawcę lub osoby współpracujące ze zdalnym pracownikiem.

W praktyce taka kontrola musi zostać uzgodniona z pracownikiem. Przeprowadza się ją w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika.

Zasady, sposób i rodzaje kontroli pracy zdalnej

Mimo swoich kierowniczych uprawnień, pracodawca nie ma całkowitej swobody kontrolowania pracownika. Kontrola pracy zdalnej jest dopuszczalna pod warunkiem zachowania określonych wymogów prawnych. W tej kwestii wyróżnimy trzy zasady:

1. czynności kontrolne powinny mieć związek ze stosunkiem pracy;
2. powinny być możliwie najmniej dolegliwe dla pracownika, czyli proporcjonalne;
3. pracodawca ma obowiązek uprzedzić pracowników o możliwości i zakresie stosowanej wobec nich kontroli;

Musimy pamiętać o tym, że prawo do kontroli dotyczy każdej formy pracy zdalnej: dobrowolnej, poleconej przez pracodawcę i okazjonalnej. Taka kontrola może być:

1. bieżącą kontrolą wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
2. kontrolą bezpieczeństwa i higieny pracy;
3. kontrolą przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
4. monitoringiem poczty elektronicznej pracownika;

Pierwsze trzy metody musza wynikać z porozumienia lub regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. Jeśli jednak w zakładzie pracy nie obowiązują wymienione źródła, w takim przypadku rodzaje i metody kontroli pracy zdalnej powinny wynikać z polecenia pracodawcy lub z porozumienia zawartego z pracownikiem.

Bieżąca kontrola wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną może przybierać postać regularnego kontaktu służbowego z pracownikiem przy użyciu obrazu i dźwięku, samego dźwięku, a nawet wymiany korespondencji. Natomiast kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych), powinna być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Oznacza to, że pracownik powinien uzgodnić z pracodawcą datę i godzinę kontroli.

Zasady kontroli pracownika zdalnego w miejscu jego pracy

Istnieją zasady, którym każdy pracodawca powinien kierować się podczas przeprowadzania kontroli pracy zdalnej pracownika:

1. Sposób, w jaki pracodawca przeprowadzi kontrolę, musi być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej, które strony uzgodniły zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu Pracy, oraz rodzaju pracy.
2. Pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem czas przeprowadzania kontroli pracy zdalnej.
3. Kontrola odbywa się w godzinach pracy pracownika.
4. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności zdalnego pracownika i innych osób. Z tego względu osoba przeprowadzająca kontrolę powinna: dostosować godziny kontroli do propozycji pracownika, np. podczas nieobecności domowników między 9:00 a 15:00; ograniczyć kontrolę do stanowiska pracy, czyli nie zaglądać do różnych pomieszczeń, zachowywać się tak, aby nie przeszkadzać innym osobom w domu.
5. Jeśli pracownik pracuje zdalnie w domu lub mieszkaniu, kontrola nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. To oznacza, że pracodawca nie może poprosić innych osób o opuszczenie lokalu na czas kontroli, zwłaszcza kiedy korzystają np. z kuchni i salonu, a pracownik – z osobnego pomieszczenia.

Skutki przeprowadzania kontroli pracownika pracującego zdalnie

Musimy pamiętać o tym, że zanim pracodawca zgodzi się na dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej, musi on wcześniej złożyć elektroniczne lub papierowe oświadczenie, w którym potwierdzi, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją o zasadach bezpieczeństwa i higieny wykonywania pracy zdalnej.

Co, jeśli pracownik nie przestrzega powyższych zasad? Według art. 67²⁸ § 3 Kodeksu Pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie, albo wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. Musimy jednak pamiętać o tym, że ten przepis odnosi się wyłącznie do pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, czyli na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy. Co do zasady, jeśli strony uzgodniły pracę zdalną już podczas zawierania umowy o pracę, czyli na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy, pracodawca nie może nakazać pracownikowi powrotu do biura. Oczywiście można ustalić nowe warunki zatrudnienia, ale to wymaga np. podpisania aneksu lub wręczenia wypowiedzenia zmieniającego.

Kontrola trzeźwości pracownika pracującego zdalnie

Odnosząc się do kwestii badania trzeźwości: „Zdolność pracownika do wykonywania pracy, w tym jego trzeźwość, jest warunkiem, bez którego pracownik nie jest w stanie poprawnie i bezpiecznie tej pracy wykonywać”. Jeżeli pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że pracownik wykonuje swoją pracę, będąc pod wpływem, ma obowiązek niedopuszczenia takiego pracownika do pracy.

Obowiązek ten nie jest uzależniony od tego, czy pracownik wykonuje swoją pracę w siedzibie pracodawcy, czy w innym uzgodnionym z tym pracodawcą miejscu. Pracownicy wykonujący pracę zdalną mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników nią objętych i sposób jej przeprowadzenia.

Kto może przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej?

Przepisy Kodeksu Pracy nie mówią nam o tym, kto powinien przeprowadzić kontrolę pracownika wykonującego pracę zdalnie. Może być to pracodawca lub osoba, która została przez niego upoważniona. Ważne jednak, aby osoba przeprowadzająca kontrolę z danego zakresu posiadała odpowiednia wiedzę, która pozwoli jej na prawidłowe przeprowadzenie kontroli pracownika.

Czy kontrola pracy zdalnej jest obowiązkiem?

Kontrola pracownika wykonującego swoje obowiązki zdalnie nie jest obowiązkowa. Zgodnie z art. 67²⁸ § Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo a nie obowiązek przeprowadzania kontroli pracy zdalnej. Co więcej, pracodawca nie musi uzasadniać przesłanek, które skłoniły go do przeprowadzenia takiej kontroli. Ponadto z przepisu wynika, że kontrola pracy zdalnej nie musi obejmować wszystkich jej aspektów – od bhp, przez ochronę informacji, po wykonywanie obowiązków przez pracownika – tylko jednego wybranego przez pracodawcę. Może się zdarzyć, że pracodawca nie będzie mieć zarzutów wobec jakości i wydajności pracownika, ale zdecyduje się na kontrolę, ponieważ będzie podejrzewać, że dane firmowe są dostępne dla osób trzecich, np. współlokatorów.

Czy pracownik może odmówić przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej?

Tak naprawdę żadne przepisy nie omówią nam o konsekwencjach, które powinniśmy nałożyć na pracownika, który odmówił przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej. Niemniej warto pamiętać, że jeśli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, to obie strony mogą złożyć wiążący wniosek o jej zaprzestanie. W przypadku pracowników wskazanych w art. 67¹⁹ § 6 i 7 Kodeksu Pracy pracodawca może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.

Czy można zmienić termin kontroli pracy zdalnej?

Zarówno pracownik jak i pracodawca mają pełne prawo do zmiany ustalonego już wcześniej terminu kontroli pracy zdalnej. Powodem do zmiany terminu może być np. choroba pracodawcy lub urlop pracownika.

Katarzyna Tincel

Trener

Ukończyła kierunek prawo na Uniwersytecie Wrocławskim. Jest wieloletnim pracownikiem państwowej instytucji kontrolnej. Posiada duże doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli prawa pracy firm różnych branż, w tym w jednostkach sfery budżetowej, w stosowaniu prawa pracy w praktyce, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, w wydawaniu decyzji administracyjnych. Wielokrotnie współpracowała z jednostkami administracji państwowej i samorządowej, a także z partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy). Posiada doświadczenie w zakresie stosowania procedur przeciwdziałających mobbingowi w zakładach pracy, stosowania odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej, z zakresu prawa administracyjnego, karnego i wykroczeniowego. Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej