Premia frekwencyjna – Zasady przyznawania premii za frekwencję

Premia frekwencyjna to sposób pracodawcy na motywowanie pracowników do regularnej obecności w pracy oraz dbania o własne zdrowie. Pracodawcy w ten sposób chcą uniknąć częstej absencji pracowników, która niekorzystnie wpływa na sytuację finansową przedsiębiorstwa. Dowiedz się czym, jest premia frekwencyjna i sprawdź, co musi wiedzieć pracodawca, który chce przyznawać tego typu premie i wprowadzić nowe przepisy w swojej firmie. 

Spis treści:

• Czym jest premia frekwencyjna?
• Czy premia frekwencyjna jest regulowana przez Kodeks Pracy?
• Gdzie należy umieścić zasady i podstawy wyznaczania premii frekwencyjnej?
• Choroba pracownika a premia frekwencyjna
• Urlop wypoczynkowy pracownika a premia za frekwencję
• Premia frekwencyjna a ZUS w 2024 – zasady oskładkowania

Czym jest premia frekwencyjna?

Premia frekwencyjna, zwana również premią absencyjną, to tzw. dodatek frekwencyjny. Jego celem jest motywowanie pracowników do 100% obecności w pracy. Wypłata dodatkowych pieniędzy ma zmotywować pracowników do unikania korzystania ze zwolnień lekarskich bez faktycznej przyczyny, korzystania z urlopu na żądanie czy urlopu bezpłatnego. Premia ta, w zależności od potrzeb pracodawcy, może przybierać różne formy. Pracodawca może stosować dodatek frekwencyjny wtedy, gdy chce obniżyć absencje pracowników, zabezpieczyć określoną obsadę pracowników, aby zapewnić ciągłość pracy zakładu lub terminowo zrealizować określone cele. Należy zauważyć, że dodatek ten może być stały (wypłacany każdego miesiąca) lub okresowy (wypłacany co określony czas).

Czy nagroda to składnik wynagrodzenia za pracę?

Nagroda ta przyznawana jest niezależnie od pensji. Pracownik może otrzymać ją w momencie, gdy nie posiada nieuzasadnionych nieobecności w miejscu pracy. Kwota premii frekwencyjnej powinna mieć realny wpływ na wysokość całego wynagrodzenia, aby zwiększyć motywację pracowników. Niska wartość premii frekwencyjnej nie wpłynie na zwiększenie ich motywacji do regularnej pracy. Kwota premii może być uzależniona od:

• frekwencji na poziomie 100%  w określonym czasie np. okres rozliczeniowy,
• określonego progu obecności w pracy. W tym przypadku wskaźnik nieobecności w pracy nie może przekraczać pewnego poziomu np. 7%,
• stosunku wysokości premii do ilości nieobecności w pracy. Należy tutaj podkreślić, że im więcej dni absencji, tym proporcjonalnie niższa kwota premii.

Chcesz doszkolić się w zakresie płac? Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia.

Wady premii frekwencyjnej

Premia frekwencyjna posiada zarówno wady, jak i zalety. Jedną z głównych obaw, przy przyznawaniu tego rodzaju nagrody jest strach pracowników przed korzystaniem z uzasadnionych zwolnień lekarskich. Obawa pracowników dotyczy tego, że zostaną oni pozbawieni dodatkowych pieniędzy z powodu nieobecności w pracy, która spowodowana była chorobą. Podczas ustalania zasad przyznawania premii frekwencyjnej, pracodawca powinien kierować się zdrowym rozsądkiem, aby uniknąć dyskryminacji pracowników, a także, aby zatrudnieni pracownicy nie czuli się zmuszani do pracy podczas choroby. 

Czy premia frekwencyjna jest regulowana przez Kodeks Pracy?

Należy podkreślić, że prawo pracy nie posiada zapisów o premii frekwencyjnej. Omawiana dziś premia frekwencyjna zaliczana jest do fakultatywnych składników wynagrodzenia. Wspomnienie składniki fakultatywne wynagrodzenia są dodatkowymi elementami pensji pracownika i nie decydują o nich obowiązujące przepisy prawa pracy.

Zasady przyznawania premii

Premia frekwencyjna przyznawana jest na podstawie przepisów obowiązujących w danym przedsiębiorstwie. Pracodawca, który chce wdrożyć premię frekwencyjną zobligowany, jest do określenia wewnętrznych przepisów płacowych zawartych np. w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego szkolenia:

Gdzie należy umieścić zasady i podstawy wyznaczania premii frekwencyjnej?

Zasady premii frekwencyjnej powinny zostać dokładnie określone w wewnątrzzakładowym regulaminie, regulaminie wypłat lub umowie o pracę. Należy podkreślić, że premia frekwencyjna ma charakter dobrowolny, a jej wprowadzenie zależne jest od woli pracodawcy. Podczas sporządzania regulaminu dodatku frekwencyjnego należy pamiętać o tym, aby rozwiązanie to nie prowadziło do nieuzasadnionego nierównego traktowania pracowników lub ich dyskryminacji z powodu wykonywanej pracy. Sytuacja ta mogłaby mieć miejsce w momencie, gdy wysokość premii w porównaniu do wynagrodzenia zasadniczego jest bardzo wysoka, zaś warunki jej otrzymania bardzo rygorystyczne i niezwykle trudne do spełnienia przez niektórych pracowników.

Czy premia to świadczenie dodatkowe?

Należy podkreślić, że premia frekwencyjna to świadczenie dodatkowe. Nie może ona spowodować zmniejszenia wynagrodzenia podstawowego. Należy również pamiętać o tym, że przepisy dotyczące premii frekwencyjnej nie mogą być niezgodne z normami prawa pracy.

Zasady przyznania premii zależą od zakładu pracy

Przepisy dotyczące premii frekwencyjnej, które opisane zostały w przepisach wewnątrzzakładowych, powinny jasno określać kryteria przyznawania i wypłacania premii np. rodzaje nieobecności w pracy, ilość dni zmniejszających wysokość dodatku uznaniowego, warunki wypłaty premii i inne. Pracodawca zobowiązany jest do określenia przepisów tak, aby były one jasne i konkretne i nie pociągały do konkretnych zobowiązań (nie były określone w sposób blankietowy). Należy również zauważyć, że w przypadku spełnienia przez pracownika określonych warunków, premia frekwencyjna jest mu należna. W takim przypadku premia ma charakter roszczeniowy a pracownik, ma prawo domagać się jej wypłaty przed sądem pracy.

Choroba pracownika a premia frekwencyjna

Należy podkreślić, że uzasadnione zwolnienia lekarskie nie wpływają na warunki premii frekwencyjnej. Zadaniem tego rodzaju nagrody jest zmotywowanie pracowników do tego, aby nie korzystali ze zwolnień lekarskich, gdy nie jest to konieczne. Należy edukować pracowników w tym zakresie, gdyż pracownik, który został zachęcony wysoką premią pomimo choroby, może stawić się w pracy. Jego działanie będzie spowodowane obawą utraty dodatkowych pieniędzy.

Zwolnienie lekarskie za nieobecność w pracy lepsze niż korzystanie z premii

Zakażony pracownik powinien zostać w domu, gdzie jak najszybciej dojdzie do zdrowia. Pracownik, który stawi się w pracy pomimo choroby nie, jest efektywny, a dodatkowo może zarazić innych współpracowników. Efektem tego działania będzie duża liczba chorych pracowników i zwiększona liczba absencji. Premia frekwencyjna może negatywnie wpłynąć na zdrowie pracowników, którzy będą bali się stracić dodatkowych pieniędzy.

Urlop wypoczynkowy pracownika a premia za frekwencję

Pracodawca, który ustala przepisy dotyczące premii frekwencyjnej w swoim przedsiębiorstwie nie, może wziąć pod uwagę urlopu wypoczynkowego i urlopu rodzicielskiego. Wspomniane urlopy są prawem pracownika, które uregulowane zostały w Kodeksie pracy. Dlatego pracownik, który wykorzystuje urlop wypoczynkowy lub rodzicielski zgodnie z obowiązującymi przepisami nie, może zostać pozbawiony prawa do premii frekwencyjnej.

Urlop na żądanie a premia

Inaczej jest w przypadku urlopu na żądanie. Skorzystanie z tego rodzaju urlopu może wykluczać pracownika do otrzymania premii frekwencyjnej lub otrzymania jej w całości. Może stać się tak wtedy, gdy pracodawca w regulaminie zawarł odpowiednie zapisy.

Premia frekwencyjna a ZUS w 2024 – zasady oskładkowania

Przypomnijmy, że wynagrodzenia pracownika składa się z części obligatoryjnej i fakultatywnej.

• Wynagrodzenie zasadnicze – wynagrodzenie to nie może być niższe niż określona minimalna pensja brutto w danym roku (od 1 stycznia 2024 roku wynosi ona 4242 zł brutto). Składnikami obligatoryjnymi są również dodatki za nadgodziny, dodatek za pracę w godzinach nocnych czy wynagrodzenie chorobowe.
• Wynagrodzenie dodatkowe (fakultatywne) – wynagrodzenie to uwzględnia wszystkie premie, które przyznawane są pracownikom przez pracodawcę. Do tego rodzaju wynagrodzenia nalicza się m.in. premię frekwencyjną.

Należy podkreślić, że premia frekwencyjna zaliczana jest do premii uznaniowej. Premia ta wraz z wynagrodzeniem zasadniczym podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu. Pamiętaj, że premia frekwencyjna wlicza się do wymiaru składek ZUS. Co więcej, premia ta nie jest zwolniona z oskładkowania w okresie, w którym pracownik pobiera tzw. świadczenia chorobowe. 

Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego szkolenia. Kliknij grafikę i poznaj jego program.

Podsumowując, Pracodawca określa przepisy dotyczące przysługiwania dodatku frekwencyjnego np. w wewnątrzzakładowym regulaminie. Premii frekwencyjnej nie określają przepisy Kodeksu pracy. Ustalenie premii frekwencyjnej w zakładzie pracy ma na celu zniwelowanie nieuzasadnionych nieobecności w pracy i zachęcenie pracowników do 100% frekwencji.

Katarzyna Tincel

Trener

Ukończyła kierunek prawo na Uniwersytecie Wrocławskim. Jest wieloletnim pracownikiem państwowej instytucji kontrolnej. Posiada duże doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli prawa pracy firm różnych branż, w tym w jednostkach sfery budżetowej, w stosowaniu prawa pracy w praktyce, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, w wydawaniu decyzji administracyjnych. Wielokrotnie współpracowała z jednostkami administracji państwowej i samorządowej, a także z partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy). Posiada doświadczenie w zakresie stosowania procedur przeciwdziałających mobbingowi w zakładach pracy, stosowania odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej, z zakresu prawa administracyjnego, karnego i wykroczeniowego. Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej