Regulamin ZFŚS (Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) - Zmiany w 2023 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych został stworzony, aby można było udzielać wsparcia finansowego pracownikom danego przedsiębiorstwa. Aby środki finansowe były rozdzielane właściwie i sprawiedliwie, należy stworzyć regulamin ZFŚS. Zastanawiasz się jak tworzyć regulamin i co powinien on zawierać? 

Spis treści:

• Czy zawsze trzeba tworzyć regulamin ZFŚS??
• Jakie elementy zawiera regulamin ZFŚS?
• Kto uchwala regulamin ZFŚS?
• Jakie zmiany w regulaminach ZFŚS w 2023 roku?
• Jak zmienił się odpis na ZFŚS od lipca 2023 r.?
• Co grozi za złamanie regulaminu ZFŚS?
• Jakie korzyści płyną dla pracowników z ZFŚS?

Czy zawsze trzeba tworzyć regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych mają obowiązek tworzyć pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników, a także pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników jeżeli wniosek o utworzenie ZFŚS złoży zakładowa organizacja związkowa. 

Z tej informacji wynika więc, że Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie trzeba tworzyć zawsze. Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników, podejmują dobrowolną decyzję o utworzeniu ZFŚS. Warto tutaj podkreślić, że osoby te zamiast tworzenia Funduszu, mogą wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe. Należy tutaj podkreślić, że świadczenie urlopowe nie przysługuje osobom, które współpracują z firmą na podstawie umów zlecenia czy umów cywilnoprawnych. 

Pracodawcy, którzy prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych oraz zakładów samorządowych są zobligowani do tworzenia ZFŚS bez względu na liczbę pracowników. Regulamin ZFŚS określa w jaki sposób działa Fundusz.

Więcej o odliczaniu odpisu na ZFŚS dowiesz się na szkoleniu. Kliknij w poniższą grafikę i poznaj program szkolenia.

Jakie elementy zawiera regulamin ZFŚS?

Najważniejsze informacje na temat Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych znaleźć możemy w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 43 poz. 163), ostatnie zmiany zostały wprowadzone w 2023 r. 

Należy pamiętać o tym, że regulaminy ZFŚS mogą różnić się pomiędzy sobą. Wynika to z faktu, że każde przedsiębiorstwo posiada inny charakter, inną liczbę pracowników, którzy mogą korzystać z pomocy socjalnej czy różne możliwości finansowe. Jednak jednym z podstawowych zapisów regulaminu ZFŚS jest oznaczenie zróżnicowania udzielania wsparcia socjalnego. Pracodawca nie może udzielić wszystkim pracownikom jednakowej pomocy i wypłacić świadczenia socjalnego po równo. Bardzo często regulaminy ZFŚS zawierają kryterium dochodowe, w którym obliczany jest dochód na jednego członka rodziny. W takich przypadkach im dochód na jednego członka rodziny jest wyższy, tym wypłacane świadczenie jest niższe lub szansa na jego uzyskanie spada. 

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinien zostać podzielony na następujące części:

• podstawa prawna,
• wyjaśnienie pojęć,
• przedmiot regulaminu,
• odpisy z funduszu,
• administracja funduszem i podział środków,
• uprawnieni do korzystania ze środków funduszu,
• zasady przyznawania pomocy z funduszu,
• rodzaje świadczeń socjalnych oraz zakres działalności socjalnej,
• postanowienia końcowe.

Więcej na temat tworzenia regulaminów ZFŚS dowiesz się na szkoleniu od Centrum Verte. Kliknij poniższą grafikę i poznaj szczegóły:

Kto uchwala regulamin ZFŚS?

Administracja, nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, leży w rękach pracodawcy. Jeżeli w danym roku kalendarzowym na koncie Funduszu pozostaną niewykorzystane środki finansowego - przechodzą one na kolejny rok. Należy pamiętać, że środki ZFŚS są gromadzone na osobnym rachunku bankowym i pracodawca ma prawo przyznać je jedynie na określone w regulaminie cele socjalne. 

Jeżeli pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników, po dopełnieniu wszelkich formalności, zdecyduje  o  likwidacji ZFŚS, to niewykorzystane środki nadal powinny być przeznaczone na cele socjalne, aż do ich wyczerpania. Należy tutaj podkreślić, że Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych działa tak długo, jak długo na jego koncie dostępne są środki finansowe. 

Przyznanie świadczenia - Na kim spoczywa obowiązek?

Zasady korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i przyznawania pomocy socjalnej dla pracowników, w regulaminie określa pracodawca zgodnie z regulaminem o związkach zawodowych. Jeżeli w danym przedsiębiorstwie nie działa organizacja związkowa, pracodawca ustala regulamin z wybranym pracownikiem, do reprezentowania interesów wszystkich pracowników.

Jakie zmiany w regulaminach ZFŚS w 2023 roku?

Od 1 stycznia 2023 roku, podstawą naliczania ZFŚS jest wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 roku w wysokości 4 434,58 zł. Zostało to ustalone zgodnie z ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej. Jednak na skutek ustawy z dnia 7 lipca 2023 roku o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 nastąpiła modyfikacja podstawy naliczania odpisu na ZFŚS od 1 lipca 2023 roku. 

Zgodnie z przepisami, podstawą naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych będzie:

• od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 30 czerwca 2023 r. - przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. w wysokości 4 434,58 zł
• od dnia 1 lipca 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. - przeciętne wynagrodzenia miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r. w wysokości 5 104,90 zł.

Wprowadzone zmiany umożliwiają przekazanie większej kwoty na rzecz działalności socjalnej dla pracowników. 

Jak zmienił się odpis na ZFŚS od lipca 2023 r.?

Zgodnie ze zmianami, które weszły w życie od 1 lipca 2023 roku, kwoty odpisu na ZFŚS obowiązkowy wyniosą 1 914,34 zł na pracownika, który wykonuje pracę w warunkach normalnych, 2 552, 45 zł na pracownika, który wykonuje pracę w warunkach szczególnych oraz od 255,25 zł do 357,34 zł na pracownika młodocianego. Kwoty odpisu na ZFŚS fakultatywny wynoszą zaś 319,06 zł na pracownika niepełnosprawnego, 319,06 zł na byłego emeryta lub rencistę oraz 395,63 zł na pracownika z przeznaczeniem na żłobek zakładowy lub klub dziecięcy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Kliknij grafikę i poznaj szczegóły szkolenia:

Co grozi za złamanie regulaminu ZFŚS?

Pracodawca, który dysponuje środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych niezgodnie z przepisami lub nie tworzy Funduszu pomimo takiego obowiązku będzie karany. W wymienionych wyżej przypadkach spoczywa na nim odpowiedzialność wykroczeniowa i groźba kary grzywny. 

Pracownik, który świadomie chce wyłudzić środki finansowe z ZFŚS może zostać zwolniony w trybie dyscyplinarnym. Pracodawca ma prawo również rozwiązać umowę w trybie zwykłym. 

Jakie korzyści płyną dla pracowników z ZFŚS?

Podsumowując, dzięki ZFŚS pracownicy mogą korzystać z różnych świadczeń. Osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie, w którym jest obecny ZFŚS, może starać się o dofinansowanie na wypoczynek swojego dziecka. Dodatkowo, w przypadku trudnej sytuacji rodzinnej i materialnej, pracownik może ubiegać się o pomoc finansową. Zmiany, które zaszły w 2023 roku, umożliwiają zwiększenie kwoty na pomoc socjalną dla pracowników.

Katarzyna Tincel

Trener

Ukończyła kierunek prawo na Uniwersytecie Wrocławskim. Jest wieloletnim pracownikiem państwowej instytucji kontrolnej. Posiada duże doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli prawa pracy firm różnych branż, w tym w jednostkach sfery budżetowej, w stosowaniu prawa pracy w praktyce, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, w wydawaniu decyzji administracyjnych. Wielokrotnie współpracowała z jednostkami administracji państwowej i samorządowej, a także z partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy). Posiada doświadczenie w zakresie stosowania procedur przeciwdziałających mobbingowi w zakładach pracy, stosowania odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej, z zakresu prawa administracyjnego, karnego i wykroczeniowego. Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej