Rozliczanie podróży służbowych w 2022r.

Coraz częściej firmy podejmują decyzję o wysłaniu swoich pracowników w podróż służbową. Powodów takich działa jest wiele, niektórzy pracodawcy wysyłają swoich pracowników na spotkania służbowe, które mają miejsce w głównej siedzibie firmy a inni w ten sposób poszukują nowych rynków zbytu, czy jadą omówić ostatnie szczegóły kontraktu. Niezależnie od przyczyny podróży, każdy pracodawca oraz pracownik powinien znać swoje prawa i obowiązki. Mamy nadzieję, że ten artykuł przybliży Państwu zarys zasad podróży służbowych.

Spis treści:

• Czym nazywamy podróż służbową?
• Czy każdy może zostać wysłany w podróż służbową?
• Jak rodzaj umowy wpływa na rozliczanie podróży służbowej?
• Koszty podróży służbowej
• Na jakiej podstawie rozliczane są koszty podróży służbowej?
• A co z noclegami?
• Czym różni się dieta za podróż krajową i podróż zagraniczną?
• Dieta a bezpłatne wyżywienie
• Do kiedy należy rozliczyć podróż służbową?
• Choroba podczas podróży służbowej

Czym nazywamy podróż służbową?

Podróżą służbową nazywamy wyjazd pracownika do miejscowości innej niż ta, w której znajduje się jednostka czy siedziba firmy. Aby podróż służbowa mogła być rozliczona zgonie z prawem, cel podróży musi być ściśle związany z dotychczasowymi działaniami firmy. Na początku musimy też wspomnieć o różnicy między „podróżą krajową’ a „podróżą zagraniczną”. Podróż krajowa – to podróż na obszarze kraju, podróż zagraniczna – to podróż poza granicami kraju.

Czy każdy może zostać wysłany w podróż służbową?

W podróż służbową – jak informują nas przepisy prawa pracy – może zostać wydelegowana każda osoba zatrudniona zarówno na umowie o prace, jaki i umowie zlecenie i o dzieło. Ciekawostką jest to, że pracodawca może również oddelegować wolontariuszy i członków stowarzyszeń.

Jak rodzaj umowy wpływa na rozliczanie podróży służbowej?

W tym przypadku forma zatrudnienia odgrywa znaczącą rolę. Jeśli chodzi o osoby zatrudnione na postawie umowy zlecenie i o dzieło, w umowie musi być zawarty zapis, że w przypadku podróży służbowej to pracodawca ponosi wszystkie koszty. W przypadku umowy o pracę nie ma problemu z tego typu wyjazdami, ponieważ ustawodawca przewidział dokument, który pozwala na rozliczenie wydatków związanych z podróżą. Taki dokument wcześniej musi zostać podpisany przez obie strony – pracodawcę oraz pracownika. Zostaje ostatnia kwestia związana z osobami oddelegowanymi jako członkowie stowarzyszenia lub wolontariusze. Tutaj kwestie rozliczenia zostają uzgodnione między pracodawcą i wolontariuszem poprzez podpisanie umowy, w której uwzględnione są indywidualne zasady rozliczania za podróż.

Koszty podróży służbowej

Z tytułu podróży służbowej krajowej oraz zagranicznej, pracownikowi przysługuje:

• Dieta;
• Zwrot kosztów za: przejazd; dojazd środkami komunikacji miejskiej; nocleg; dodatkowe wydatki takie jak: opłata za wstęp na konferencje;

Na jakiej podstawie rozliczane są koszty podróży służbowej?

Pracownikowi przysługuje całkowity zwrot kosztów za komunikację miejską, która jest udokumentowana biletami lub fakturami. Jeśli pracownikowi przysługuje zniżka na dany środek komunikacji, zwrot również jest uwzględniany. Pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na użycie prywatnego środka transportu, do którego zalicza się: samochód osobowy, motocykl lub motorower. W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu wyliczany za każdy przejechany kilometr. Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż:

• Dla samochodu osobowego: pojemności skokowej silnika do 900 cm3- 0,5214 zł; o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3- 0,8358 zł;

• Dla motocykla - 0,2302 zł;
• Dla motoroweru - 0,1382 zł;

Jeśli podczas podróży służbowej pracownik poniósł inne niezbędne wydatki z nią związane, wszystkie koszty powinny zostać zwrócone na postawie dokumentalnych wysokości.

A co z noclegami?

Noclegi rozliczane są na podstawie faktur uzyskanych z hotelu lub pensjonatu. Drugim rozwianiem jest korzystanie z ryczałtu. Kwota ryczałtu wynosi 150% diety, czyli 45 złotych. Jeśli nocleg obywa się za granicą, limit uzależniony jest od kraju podróży. Ryczałt wypłacany jest wyłącznie w przypadku noclegów trwających 6 godzin w godzinach 21:00 – 07:00. Pełna lista kwot limitów na nocleg dostępna jest w załączaniu do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (poz. 167).

Czym różni się dieta za podróż krajową i podróż zagraniczną?

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Dieta jest obliczana od momentu rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania służbowego.

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każda pełną dobę przysługuje pełna wysokość diety, a za niepełna, ale rozpoczętą dobę wynosi:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Należności oblicza się w następujący sposób:

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Dieta a bezpłatne wyżywienie

Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi darmowe wyżywienie podczas podróży służbowej, dieta pracownika ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Podróż krajowa:

• śniadanie – 25% diety;
• obiad – 50% diety;
• kolacja – 25% diety;

Podróż zagraniczna:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety;

Do kiedy należy rozliczyć podróż służbową?

Pracownik, który był oddelegowany w podróż służbową w celu zwrotu kosztów podróży, ma 14 dni na złożenie udokumentowanych wydatków do pracodawcy. Do zwrotu zaliczają się wszystkie rachunki, faktury lub bilety potwierdzające fakt poniesienia określonych kosztów. Zwrot nie obowiązuje diety i wydatków, które zostały objęte ryczałtami.

Choroba podczas podróży służbowej

Jeśli pracownik podczas podróży służbowej zachoruje lub ulegnie nieszczęśliwemu wypadkowi, wszystkie udokumentowane koszty leczenia są zwracane. Pracownik nie może domagać się zwroty kosztów poniesionych np. za leki, których nabycie nie było konieczne. Zwrot nie przysługuje również za zabiegi chirurgii plastycznej i kosmetycznej oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Ewa Bielecka

Trener

Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego na Wydziale Prawa i Administracji  - kierunek: Administracja oraz  Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na Wydziale Prawa i Administracji kierunek: Prawo. Długoletni pracownik działu Prawnego w  Państwowej  Inspekcji Pracy Oddział w Koszalinie, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych  –  na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej Filia w Koszalinie, wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych –  na Politechnice Koszalińskiej,  wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych  -  w Europejskim Centrum Edukacyjnym w Koszalinie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, zajmuje się szkoleniami i doradztwem z zakresu prawa pracy. Ekspert z zakresu prawa pracy, specjalista ds. doradztwa kadrowego i regulaminów pracy, doświadczony trener. Wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy.

Dowiedz się więcej