Zasiłki – kluczowe zmiany interpretacji ZUS

W 2023 r. mieliśmy do czynienia ze zmianą interpretacji przepisów dotyczących świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa, wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych. Przepisy w tej materii nie uległy zmianie, zmieniła się za to ich interpretacja. Zmiany interpretacji dokonał Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który jest instytucją upoważnioną do zarządzania Funduszem Ubezpieczeń Społecznych, z którego są finansowane świadczenia. Tym samym zmiany interpretacji ZUS są wiążące dla wszystkich podmiotów będących płatnikami zasiłków, bo to oni realizują te zadania właśnie w imieniu ZUS. 

Spis treści:

• Jakich zagadnień dotyczą zmiany?
• Urlop dla poratowania zdrowia
• Przejście pracownika z jednej jednostki samorządowej do drugiej jednostki samorządowej na podstawie porozumienia pracodawców
• Przychód z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz
• Urlop z powodu działania siły wyższej

Jakich zagadnień dotyczą zmiany?

Zmiany interpretacji dotyczą czterech zagadnień mających związek z zasiłkami:

• urlopu dla poratowania zdrowia,
• przejścia pracownika na mocy porozumienia pracodawców na podstawie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych,
• przychodu z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą albo wykonywanej na rzecz swojego pracodawcy,
• wynagrodzenia za urlop udzielony z powodu siły wyższej.

Urlop dla poratowania zdrowia – zmiany interpretacji ZUS

Urlop dla poratowania zdrowia przysługuje określonym grupom zawodowym np. nauczycielom i leśnikom. W czasie tego urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a więc nie otrzymuje w tym czasie świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Według starej interpretacji okres tego urlopu był traktowany w bardzo zbliżony sposób jak okres świadczenia rehabilitacyjnego. Różnica polegała przede wszystkim na tym, że przed świadczeniem rehabilitacyjnym musi być wykorzystany cały okres zasiłkowy (182 dni lub 270 dni), a przed urlopem pracownik nie musiał być w ogóle niezdolny do pracy. Jednakże jeśli przed urlopem dla poratowania zdrowia pracownik był za zasiłku chorobowym, to okres urlopu dla poratowania zdrowia nie powodował przerwy w niezdolności do pracy. Tym samym zwolnienie lekarskie po tym urlopie, nie otwierało nowego okresu zasiłkowego. W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że w przypadku niezdolności do pracy przed urlopem i po urlopie, pozostawaliśmy w jednym okresie zasiłkowym, pomimo tego, że przerwa (urlop) była dłuższa niż 60 dni.

Po zmianie interpretacji okres urlopu dla poratowania zdrowia nie jest traktowany już jako okres niezdolności do pracy. Tak więc bez względu na to czy przed tym urlopem była niezdolność do pracy, czy jej nie było, to po zakończeniu tego urlopu - w przypadku niezdolności do pracy - otwieramy nowy okres zasiłkowy. Oczywiście tak nie postąpimy, jeżeli urlop dla poratowania zdrowie będzie trwał nie dłużej niż 60 dni. 

Sprawdź również kompendium wiedzy o zasiłkach od A do Z. Kliknij poniższą grafikę i dowiedz się więcej:

Przejście pracownika z jednej jednostki samorządowej do drugiej jednostki samorządowej na podstawie porozumienia pracodawców – zmiany interpretacji ZUS

Druga zmiana interpretacji dotyczy przejścia pracownika z jednej jednostki samorządowej do drugiej jednostki samorządowej na podstawie porozumienia pracodawców określonego w art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych. Dotychczas tego rodzaju przejście było traktowane jako spełniające warunki określone w art. 23(1) ustawy Kodeks Pracy. Tym samym, gdy to przejście miało miejsce w jednym z miesięcy, służącym do ustalenia podstawy wymiaru, to tę podstawę należało ustalać z wynagrodzenia u obecnego i u poprzedniego pracodawcy. Po zmianie interpretacji ustalamy podstawę wymiaru w oparciu o wynagrodzenie wyłącznie w nowej jednostce samorządowej.

Przychód z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz - zmiany interpretacji ZUS

Trzecie zagadnienie, które uległo zmianie interpretacyjnej, dotyczy przychodu z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz. Do celów ubezpieczeń społecznych przychód z takiej umowy cywilnoprawnej jest traktowany jako dodatkowy przychód z umowy o pracę. Takiego pracownika nie zgłasza się dodatkowo do ZUS jako zleceniobiorcę. Z pracowniczym kodem tytułu do ubezpieczeń nalicza się składkę na ubezpieczenie społeczne od sumy przychodów z umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej. 

Do celów zasiłkowych przychód z tej umowy cywilnoprawnej był uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku, ale dopóki zasiłek nie wykraczał poza okres, na który umowa został zawarta. Inaczej mówiąc, przychód z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą, po jej zakończeniu był traktowany jak przychód utracony. To powodowało, że od pierwszego dnia po zakończeniu umowy cywilnoprawnej należało z podstawy wymiaru zasiłku wykluczyć przychód z tej umowy. W sierpniu 2023 r. ZUS zakomunikował, że przychód z umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą lub realizowanych na rzecz pracodawcy, nie jest przychodem utraconym, co powoduje, że do podstawy wymiaru zasiłków przyjmujemy sumę przychodu z umowy o pracę i z umowy cywilnoprawnej, nie zwracając uwagi, że ta umowa się już skończyła.

Zmiana postępowania w stosunku do bieżących świadczeń nie jest problemem, ale dlaczego mamy stosować te nowe zasady wyłącznie do bieżących świadczeń? Przecież wielu osobom zostały zaniżone świadczenia i bezdyskusyjnie należne jest im wyrównanie tych świadczeń. Aby ustalić za jaki okres to wyrównanie jest należne, trzeba odpowiedzieć na pytanie kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalanie podstawy wymiaru.Odpowiedź jest oczywista - dotychczasowe postępowania było nieprawidłowe, a odpowiedzialnym za to jest ZUS. To pozwala wyliczyć wyrównanie świadczeń za trzy lata wstecz. Cały proces wyrównania musi się zacząć od złożenia przez ubezpieczonego do płatnika zasiłku wniosku o wyrównanie. Następnie płatnik zasiłku określa datę trzech lat od dnia złożenia wniosku o wyrównanie. Wszystkie świadczenia, które trwały od tego dnia trzy lata wstecz, podlegają przeliczeniu i wyrównaniu. Należy również pamiętać, że ten zasiłek, który „załapał” się na te trzy lata, podlega wyrównaniu za cały jego nieprzerwany okres, nawet te dni przed tym trzyletnim okresem. Trzeba pamiętać tylko, że to musi być ten sam rodzaj zasiłku i musi być nieprzerwany. Uwaga! Nie należy tego mylić z okresem zasiłkowym.

Skoro ustaliliśmy już bez wątpliwości, że odpowiedzialność ponosi ZUS, to jest jeszcze druga konsekwencja. Osoby ubezpieczone, które otrzymały zaniżone świadczenia, oprócz wyrównania tych świadczeń, mają prawo do odsetek za zwłokę. Zarówno wyrównanie zasiłków, jak i odsetki za zwłokę należy rozliczyć w RSA w bieżącym miesiącu, w którym zostanie dokonana wypłata, ale w osobnych pozycjach. W pozycji odsetek podajemy kod tytułu do ubezpieczeń 50 00. Należy również pamiętać, że wyrównanie wynagrodzenia chorobowego (art. 92 Kodeks Pracy) i ewentualne odsetki od tego nie mogą być rozliczane w poczet składek, bo nie jest to świadczenie z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. 

Więcej na temat podstawy wymiaru zasiłków po zmianie interpretacji ZUS dowiesz się z poniższego szkolenia. Kliknij grafikę i poznaj jego program:

Urlop z powodu działania siły wyższej - zmiany interpretacji ZUS

Czwarte zagadnienie okazuje się najbardziej kłopotliwe, a co gorsze nadal nie ma dokładnych wyjaśnień ZUS jak mamy postępować. Sprawa dotyczy urlopu z powodu siły wyższej. Pracownik w czasie takiego urlopu zachowuje prawo do wynagrodzenia, ale w zmniejszonej wysokości do 50%. Przepisy zasiłkowe takie dni nakazują traktować jak dni obecności w pracy. I tak postępowaliśmy np. w przypadku dnia wolnego w związku z oddawaniem krwi. Od kwietnia do grudnia 2023 r. ZUS stał na stanowisku, że nie należy uzupełniać wynagrodzenia obniżonego z racji przebywania na urlopie z powodu siły wyższej. Pod koniec grudnia 2023 r. stanowisko ZUS uległo zmianie i mamy obowiązek uzupełniania wynagrodzenia. Tylko, że ZUS nie podał nam jak mamy to robić, bo wcale nie jest to taka oczywista sytuacja.

Jeżeli pracownik był na tym urlopie cały dzień i ma wyłącznie stałe wynagrodzenie, to mamy najmniejszy kłopot. W przepisach jest zasada, że w przypadku stałego wynagrodzenia uzupełniamy je poprzez przyjęcia wynagrodzenia określonego w umowie o pracę lub innym dokumencie kadrowym. Nie mniej takie postępowanie jest niezgodne z zasadą, że dni, za które zachowuje prawo do wynagrodzenia, nie należy uzupełniać. W tym przepisie nie wskazano, że musi zachowywać prawo do całego wynagrodzenia.
Kłopot się powiększa, gdy pracownik ma nadal wyłącznie stałe wynagrodzenie, ale korzysta z urlopu z powodu siły wyższej w wymiarze godzinowym. Teoretycznie postąpimy jak napisałem wyżej, ale „łamiemy” kolejną  zasadę, bo w ustawie zasiłkowej jest mowa o uzupełnianiu dni, a nie godzin. Nie istnieje zasada uzupełniania wynagrodzenia za godziny.

A szczytem kłopotów jest wynagrodzenie zmienne i składniki zmienne. W ustawie zasiłkowej wskazano, że takie składniki uzupełniamy poprzez dzielenie wynagrodzenia otrzymanego, przez dni robocze jakie przepracował, a następnie mnożymy przez liczbę dni jakie miał obowiązek przepracować. Proszę zauważyć, że w kwocie wynagrodzenia jest połowa wynagrodzenia za dzień, w którym był na urlopie z powodu siły wyższej. Nie wiemy czy właśnie to wynagrodzenie mamy dzielić. A jeśli dzielić to przez jaką liczbę dni, z dniem urlopu czy bez dnia urlopu? Logika nakazuje podzielić przez dni bez tego urlopu, no ale dlaczego ma być dzielone wynagrodzenie obejmujące połowę wynagrodzenia za ten dzień. No to ktoś powie, odejmijmy też te wynagrodzenie. Tylko na podstawie jakiego przepisu? Proszę do tego szczytu kłopotu z wynagrodzeniem zmiennym, dołożyć sobie urlop godzinowy. Może w takim razie uzupełniajmy dzieląc przez godziny a nie przez dni. Tylko po raz drugi pytamy, na podstawie jakiego przepisu prawa będziemy poszukiwali rozwiązania problemu, który został stworzony przez ZUS po zmianie interpretacji przepisów?

To ZUS powinien nam wskazać precyzyjnie sposób postępowania, bo to jest instytucja odpowiedzialna za te zagadnienia. Skoro dotychczas nie otrzymaliśmy żadnych wyjaśnień w przedmiotowej materii, pozostaje nam wybór najmniejszego zła, jakim jest uzupełnianie wyłącznie składników stałych. Wprawdzie w mojej ocenie, naruszamy przepisy, ale nie powodujemy nadpłat świadczeń. Do czasu przedstawienia precyzyjnych wyjaśnień ze strony ZUS, uzupełnianie składników zmiennych obarczone jest ryzykiem nadpłacania świadczeń, za które odpowiedzialny będzie płatnik zasiłków, a nie ZUS.

Chcesz doszkolić się w zakresie zasiłków? Kliknij poniższą grafikę i poznaj program szkolenia:

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej