Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) w 2025 roku - Jak robić to dobrze?

Kodeks pracy obliguje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja ta zawiera informacje związane ze stosunkiem pracy oraz informacje związane z pracownikiem. Dokumentacja ta może zostać prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzić powinna dokumentacja osobowa oraz dokumentacja płacowa. Na czym polega prowadzenie dokumentacji pracowniczej w 2025 roku? Sprawdź!

Spis treści:

• Czym jest dokumentacja pracownicza?
• Co wchodzi w zakres dokumentacji pracowniczej?
• Jakie dokumenty powinny być w aktach osobowych pracownika?
• Czy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
• Kto zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych pracownika?
• Jak długo należy przechowywać akta osobowe?

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracownika oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Należy podkreślić, że dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w wersji papierowej i elektronicznej. Pracodawca zobligowany jest do przechowywania dokumentów w taki sposób, aby zagwarantować poufność, kompletność i bezpieczeństwo dokumentów.

Co wchodzi w zakres dokumentacji pracowniczej?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Dokumenty związane ze stosunkiem pracy prowadzone są oddzielnie dla każdego pracownika.

Obejmują one m.in.:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w ich skład wchodzą informacje o liczbie przepracowanych godzin, godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze usprawiedliwionej nieobecności w pracy - oraz nieusprawiedliwionej.
2. wnioski pracownika, które dotyczą udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy, gdy rodzic wychowuje co najmniej 1 dziecko do 14 roku życia, ustalenia indywidualnego czasu pracy, stosowania skróconego tygodnia pracy, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej.
3. dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, dokumenty związane z udzieleniem pracownikowi innego dnia wolnego za wykonywanie pracy w dzień wolny, dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych.
4. zgody pracownika, który opiekuje się dzieckiem do ukończenia 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy, które przewidują przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz zgody pracownika wychowującego dziecko do 8 roku życia na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz w systemie przerywanego czasu pracy i delegowania poza stałe miejsce pracy.
5. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
6. listę wypłaconego wynagrodzenia.
7. kartę ewidencji przydzielonej odzieży i obuwia roboczego oraz środków higieny indywidualnej. Dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu za używanie odzieży własnej oraz jej pranie i konserwację.

Jakie dokumenty powinny być w aktach osobowych pracownika?

Należy zauważyć, że akta osobowe składają się z 5 części A, B, C, D, E. Poszczególne części akt osobowych pracownika obejmują:

Część A

Oświadczenia lub dokumenty, które zostały zgromadzone w procesie rekrutacji i zatrudnienia oraz wstępnych badań lekarskich. Więcej o części A akt osobowych.

Część B

Oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, są to m.in.:

• umowa o pracę,
• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, które są gromadzone w związku z zatrudnieniem pracownika,
• zakres obowiązków,
• potwierdzenie zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, zasadami BHP, warunkami pracy, ryzykiem zawodowym
• dokumenty, które potwierdzają powierzenie pracownikowi służbowego sprzętu oraz obligują do jego zwrócenia,
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub ich zmianę w innym trybie,
• informację o przyznanych nagrodach,
• dokumenty związane z urlopem macierzyńskim,  urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym,
• skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie,
• oświadczenia rodziców, którzy posiadają dziecko o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• dokumenty związane z pracą zdalną i telepracą,
• wniosek pracownika o zmianę formy zatrudnienia,
• dokumenty o elastycznym czasie pracy.

Więcej o części B akt osobowych.

Część C

Zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tutaj m.in. dokumenty takie jak oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, pismo z prośbą o wydanie świadectwa pracy, kopie wydanego świadectwa pracy, umowy  o zakazie konkurencji. Więcej o części C akt osobowych.

Część D

W tej części znajduje się odpis zawiadomienia o ukaraniu, a także inne dokumenty, które są związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Więcej o części D akt osobowych.

Część E

W tej części gromadzić należy dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub innych środków odurzających (środków działających podobnie do alkoholu).  Są to informację dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, informację dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, informację dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez organ powołany do ochrony porządku publicznego. 

Wszystkie dokumenty należy przechowywać w porządku chronologicznym. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz zgromadzonych dokumentów. Więcej o części E akt osobowych.

Czy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Pracodawca zobligowany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który nie wywiązuje się z tego obowiązku, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Kara może być nałożona w momencie, gdy pracodawca nie prowadzi lub nie przechowuje dokumentacji pracowniczej, lub pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach, w której dokumenty mogą ulec zniszczeniu lub uszkodzeniu.

Kto zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych pracownika?

Należy podkreślić, że pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej niezależnie od formy prowadzonej działalności oraz liczby zatrudnionych pracowników. 

Jak długo należy przechowywać akta osobowe?

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników przez okres

• 10 lat - jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później,
• 10 lat - jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999 - 2018. Należy tutaj podkreślić, że jest to niezbędne, gdy za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie złożono do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA,
• 50 lat jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

W przypadku okresu 10 lat okres przechowywania akt pracowniczych należy liczyć od końca roku kalendarzowego. W przypadku okresu, który wynosi 50 lat okres przechowywania dokumentów, należy liczyć od ustania stosunku pracy.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - Podsumowanie

Chcesz dowiedzieć się jak prowadzić dokumentację pracowniczą w 2025 roku po zmianach z 2023 r.? Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prowadzenie akt osobowych pracownika

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Co zawiera teczka akt osobowych?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dokładnie określa co, powinno znajdować się w aktach osobowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, akta osobowe składają się z 5 części:

• Część A – gromadzone są tu dokumenty zebrane w związku ze staraniem się pracownika o pracę, 
• Część B – przechowywane są tu dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia, 
• Część C – gromadzone są tu dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, 
• Część D – to miejsce na dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonych innymi przepisami, 
• Część E – jest to miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z przeprowadzeniem kontroli trzeźwości lub na obecność środków odurzających. 

Czy akta osobowe można numerować ołówkiem?

Akta osobowe powinny być prowadzone w uporządkowany i chronologiczny sposób. Zgodnie z przepisami, każda strona akt osobowych powinna zostać ponumerowana, zaś każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów, które w niej się znajdują. 

Numerowanie stron w aktach osobowych powinno mieć ślad trwały i powinno zostać wykonane przy użyciu długopisu. Jeżeli zaistnieje potrzeba dokonania korekty numeracji stron i zmiany chronologii dokumentacji to niezgodne z prawem jest użycie korektora. W takim przypadku należy przekreślić nieprawidłową numerację i obok nanieść aktualnie obowiązującą chronologię. 

Przepisy nie zabraniają jednak użycia ołówka. Technika ta jednak może okazać się niezbyt trwała co więcej, może sprzyjać nadużyciom. Za używanie ołówka do numerowania stron nie jest nakładana kara, jednak sami inspektorzy PIP nakłaniają do użytkowania długopisu. 

Ile części akt osobowych w 2025 r.?

Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej obecnie akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D i E.

Co uważa się za akta osobowe?

Akta osobowe to zbiór dokumentów, dotyczących starania się o pracę, zatrudnienia, stosunku pracy, zwolnienia, ewentualnych wykroczeń i kontroli trzeźwości, ułożonych w sposób chronologiczny. Dokumenty te powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami i przechowywane przez określony czas po zakończeniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. 

Jak układać akta w teczce osobowej pracownika?

Dokumenty umieszczone w aktach osobowych powinny zostać ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym.

Porządek chronologiczny w przypadku akt osobowych oznacza ułożenie dokumentów zgodnie z datą ich otrzymania lub wygenerowania. Dokumenty te powinny zostać ułożone od najstarszego do tych najbardziej aktualnych. Chronologia ta musi zostać zachowana w każdej części akt. 

Jakie dokumenty dla nowego pracownika w 2025 r.?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami są to:

• kwestionariusz osobowy dla kandydata na stanowisko oraz dla pracownika, 
• skierowanie na badania lekarskie, 
• umowa o pracę, 
• klauzula o przetwarzaniu danych osobowych, 
• uprawnienia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich. 

Czy PIT -2- musi być w aktach osobowych?

Dokument ten nie znajduje się na liście obligatoryjnych dokumentów, które przechowywane muszą być w aktach osobowych. Pracodawca może przechowywać ten dokument w odrębnym miejscu.  

Czy w aktach osobowych musi być kwestionariusz osobowy?

Pracodawca zobligowany jest przechowywać kwestionariusz osobowy w aktach osobowych pracownika. 

Część A to miejsce na przechowywanie kwestionariusza osobowego wypełnianego przez kandydata na dane stanowisko, zaś część B akt osobowych to miejsce na przechowywanie kwestionariusza osobowego pracownika. 

Czy CV można przechowywać w aktach osobowych?

CV zatrudnionych pracowników można przechowywać w aktach osobowych w części A pod warunkiem zgody pracownika na przetwarzanie danych. 

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej