Kompendium wiedzy Kadrowego Instytucji Kultury. Perspektywa działalności Instytucji Kultury w 2024 roku - szkolenie online

1. RODO JAKIE ZASTOSOWANIE MA W DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ I KANDYDATA?

• Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w kwestionariuszu kandydata i kwestionariuszu pracownika
• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika w zależności od formy zatrudnienia (jst, kn, kp)
• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
• Jaki powinna być sformułowana zgoda i jak długo jest ważna do przetwarzania danych osobowych
• Czy można tworzyć katalogi przechowywania aplikacji kandydatów do pracy
• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych – obowiązek czy dobrowolność

• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
• Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
• Czy można przechowywać cv w części a akt osobowych pracownika?
• Co zrobić w cv nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?
• Zakres danych jakich może żądać pracodawca od pracownika, czy musi być zgoda pracownika , czy pracodawca ma obowiązek informacyjny o przetwarzaniu danych pracownika
• Przetwarzanie danych osobowych w praktyce w działach hr,
• Cel, zakres i zasady zastosowania monitoringu wizyjnego
• Obowiązki informacyjne wobec pracowników objętych monitoringiem wizyjnym
• Miejsca wykluczone ze stosowania monitoringu wizyjnego
• Okres przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego

2. JAK PRAWIDŁOWO ZATRUDNIĆ PRACOWNIKA KROK PO KROKU W INSTYTUCJI KULTURY:

• Badania profilaktyczne, rodzaj badań i terminy przeprowadzenia badań
• Skierowanie na badania lekarskie – jak długo jest ważne, jakie elementy powinno zawierać
• Szkolenia bhp – z jaką częstotliwością należy przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, szkolenia okresowe
• Zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na stanowisku pracy w związku z wykonywanymi zadaniami
• Środki ochrony indywidualnej

3. NAWIĄZYWANIE I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY W INSTYTUCJI KULTURY:

• Umowy o pracę jak prawidłowo zawrzeć aby nie popełnić błędu
• Zawarta umowa na okres próbny a przedłużenie jej o nieobecność usprawiedliwioną pracownika. Jaka forma jest dopuszczalna. Jakie należy spełnić warunki
• Kiedy pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o zmianę formy zatrudnienia i z jaką częstotliwością.
• Uprawnienia pracownika w związku rozwiązaniem umowy o pracę na okres próbny – jakie prawa mu przysługują
• Jak zmiany dotyczące wypowiadania umów zawartych na czas określony wpłyną na zatrudnienie pracownika
• Umowa na czas określony a przyczyna wypowiedzenia obowiązek czy dobrowolność
• Czy braki formalne w treści umowy o pracę powodują jej nieważność
• Czy nie wpisanie rodzaju umowy o pracę w treści rodzi poważne konsekwencje – jak tak to jakie
• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego
• Czy musimy zgłaszać wszystkie umowy o pracę zawarte na  czas określony do PIP i dlaczego
• Czy przedłużenie umowy do dnia porodu też wliczamy do limitu 3 i 33. Jakie jest stanowisko PIP
• Praktyczne wskazówki przy podawaniu przyczyny przy wypowiadaniu umów zawartych na czas określony
• Nowe uprawnienia pracownika w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony
• Czy jest obowiązek konsultacyjny ze związkami zawodowymi
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko MRPiPS i UODO)
• Zmiana warunków zatrudnienia w trakcie trwania stosunku pracy
• Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy
•  Zasady zawierania porozumień zmieniających,
• Kiedy zawieramy porozumienie zmieniające a kiedy wypowiedzenie warunków umowy o pracę
• Jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę
• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?
• Wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów)
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów przez pracodawcę
• Sposoby ustania stosunku pracy.
• Istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę.
• Wypowiadanie umów na czas nieokreślony.
• Terminy wypowiadania umów o pracę , od czego zależą i jak je liczyć
• Praktyczne elementu w zakresie tworzenia przyczyn wypowiedzenia;
• Wypowiadania innych rodzajów umów o pracę.
• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy;
• Obowiązki konsultacyjne
• Zwolnienia dyscyplinarne pracowników.
• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym
• Czy łatwo jest zwolnić dyscyplinarnie pracownika
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników.
• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia

4. ŚWIADECTWO PRACY W INSTYTUCJI KULTURY PO ZMIANACH:

• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni
• Przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy. Kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni
• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika
• W jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej
• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy
• Jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego
• Czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent
• Czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację o urlopie zaległym
• Czy pracodawca może zamieścić w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika.
• Świadectwa pracy a śmierć pracownika
• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia kopie czy oryginał
• Nowy wzór świadectwa pracy

5. AKTA OSOBOWE ORAZ PROWADZENIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ W INSTYTUCJI KULTURY OD 2023 ROKU:

• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części – A, B, C, D, E?
• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
• Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
• Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?
• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
• W której części akt osobowych należy przechowywać – dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
• Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracy
• Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
• Gdzie należy przechowywać deklaracji zus oraz dokumentów podatkowych (stanowisko mrpips),
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• Gdzie należy przechowywać dokumentację ppk i jaki jest okres przechowywania.
• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą

6. URLOPY WYPOCZYNKOWE W INSTYTUCJI KULTURY – NAJWAZNIEJSZE ASPEKTY:

• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu
• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych,
• Zmiana pracodawcy w trakcie roku,
• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,
• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,
• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,
• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.
• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,
• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.
• Urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie),
• Urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),
• Urlopy okolicznościowe – zasady udzielania
• Gdzie przechowywać wnioski dotyczące udzielania urlopu okolicznościowego
• Urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
• Czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
• Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
• Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika
• Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego
• Dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego – jak to wygląda w praktyce
• Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmianie
• Z jakich ułatwień będą mogli skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?
• Uprawnienia i nieobecności związane z rodzicielstwem.
• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 4
• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 8
• zasady udzielania opieki nad dzieckiem  do lat 14
• Elastyczna organizacja czasu pracy – uprawnienia rodziców opiekujących się dzieckiem do 8 roku życia

7. CZAS PRACY W INSTYTUCJACH KULTURY PO ZMIANACH KP:

• Norma czasu pracy a wymiar czasu pracy – kluczowe znaczenie przy rozliczaniu czasu pracy
• Dwukrotne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie pracowniczej a definicja doby pracowniczej.
• Kiedy rozpoczynanie pracy dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej generuje nadgodziny pracownikowi
• Jakie możliwości daje kodeks pracy przy elastycznym planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.
• Definicja tygodnia a zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
• Jak prawidłowo rozliczyć tydzień pracy pracownika
• W jakim czasie należy udzielić dnia wolnego tytułem pracy 5 dniowego tygodnia pracy
• Pięciodniowy tydzień pracy a rekompensata nadgodzin
• Czy można pracownikowi zaplanować w tygodniu 6 dni pracy
• Kiedy oddajemy czas wolny a kiedy wypłacamy dodatek tytułem pięciodniowego tygodnia pracy
• Definicja niedzieli, święta – różnice i podobieństwa
• Jak udzielać czasu wolnego za pracę w niedzielę, święto
• Za pracę w niedzielę , święto dodatek i w jakiej wysokości czy udzielamy tylko czasu wolnego
• Limity nadgodzin dobowych, tygodniowych i rocznych – od czego to zależy
• Zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy
• Ruchomy i elastyczny rozkład czasu pracy – jakie korzyści dla pracodawcy
• Najważniejsze zasady wprowadzenia ruchomego, elastycznego czasu pracy
• Ruchomy, elastyczny czas pracy a odpoczynki dobowe i tygodniowe
• Praca zdalna a rozliczanie czasu pracy
• Czy podczas pracy zdalnej występują nadgodziny – jak je rozliczyć
• Praca zdalna – a dokumentacja ewidencjonowania czasu pracy pracownika
• Nadgodziny kadry kierowniczej prawda a mity
• Co to jest nielimitowany czas pracy
• Czy można planować pracę w godzinach nadliczbowych
• Kiedy pracodawca może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych
• Czy pracownik może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych
• Kiedy występują nadgodziny w systemie podstawowego czasu pracy a kiedy przy równoważnym systemie czasu pracy
• Prawidłowe klasyfikowanie nadgodzin dobowych a średniotygodniowych
• Rekompensata nadgodzin dobowych a średniotygodniowych w jakiej wysokości dodatki
• Rekompensata nadgodzina na wniosek pracownika a na wniosek pracodawcy – jakie skutki dla pracodawcy
• Rozliczanie nadgodzin dla [pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy – kiedy występują, jaki zasady obowiązują
• Wysokość dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych
• Naliczanie wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach – trudne przypadki